Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -11,23 +11,21 @@
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
	14	+= Créer une notice organisme =
15	15
16		-Dans Flora, les organismes servent à :
	16	+== Objectif ==
17	17
18		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19		-|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20		-|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21		-|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22		-|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23		-|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24		-|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
	18	+La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
25	25
26		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	20	+* structurer les inventaires,
	21	+* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
	22	+* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
27	27
	24	+Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
	25	+
28	28	(% class="box successmessage" %)
29	29	(((
30		-**Bonnes pratiques :**
	28	+Bonnes pratiques :
31	31
32	32	(((
33	33	* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
...	...	@@ -42,7 +42,7 @@
42	42	)))
43	43	)))
44	44
45		-= Créer une notice organisme =
	43	+== Comment faire ? ==
46	46
47	47	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48	48	1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
...	...	@@ -60,6 +60,16 @@
60	60
61	61	= Modifier une notice organisme =
62	62
	61	+== Objectif ==
	62	+
	63	+Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
	64	+
	65	+* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
	66	+* ajouter un renseignement manquant ;
	67	+* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
	68	+
	69	+== Comment faire ? ==
	70	+
63	63	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64	64	1. Recherchez la notice à modifier.
65	65	1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
...	...	@@ -76,23 +76,25 @@
76	76
77	77	= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
78	78
79		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
	87	+== Objectif ==
80	80
81		-(% class="box warningmessage" %)
82		-(((
83		-**Points de vigilance : **
	89	+Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
84	84
85		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
87		-)))
	91	+* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
	92	+* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
	93	+* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
88	88
89		-(% class="box successmessage" %)
90		-(((
91		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
92		-)))
	95	+Cette structuration permet :
93	93
94		-== Source Musée ==
	97	+* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
	98	+* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
95	95
	100	+== Listes liées aux organismes ==
	101	+
	102	+Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
	103	+
	104	+=== Source Musée ===
	105	+
96	96	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
97	97	|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
98	98	|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
...	...	@@ -100,7 +100,7 @@
100	100	[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101	101
102	102
103		-== Source Données système ==
	113	+=== Source Données système ===
104	104
105	105	(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
106	106	|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
...	...	@@ -109,8 +109,23 @@
109	109	[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110	110
111	111
	122	+(% class="box warningmessage" %)
	123	+(((
	124	+**Points de vigilance : **
	125	+
	126	+* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
	127	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	128	+)))
	129	+
	130	+(% class="box successmessage" %)
	131	+(((
	132	+ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
	133	+)))
	134	+
112	112	= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
113	113
	137	+== Objectif ==
	138	+
114	114	Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
115	115
116	116	* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
...	...	@@ -117,6 +117,8 @@
117	117	* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118	118	* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
119	119
	145	+== Fonctionnement des restrictions ==
	146	+
120	120	La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
121	121
122	122	(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
...	...	@@ -134,7 +134,7 @@
134	134	Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
135	135	)))
136	136
137		-== Paramétrer le compte utilisateur ==
	164	+== Paramétrage du compte utilisateur ==
138	138
139	139	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
140	140	* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
...	...	@@ -143,16 +143,21 @@
143	143	[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144	144
145	145
146		-== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
	173	+== Restreindre les accès par groupe ==
147	147
148		-Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
	175	+Rôles standard à utiliser :
149	149
150	150	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
151	151	|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
152	152	|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
153	153
154		-[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	181	+(% class="box infomessage" %)
	182	+(((
	183	+**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
155	155
	185	+[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	186	+)))
	187	+
156	156
157	157	)))
158	158