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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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sur 2025/07/15 16:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,156 +3,139 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
15 15  
16 -Dans Flora, les organismes servent à :
19 +== Objectif ==
17 17  
18 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19 -|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20 -|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21 -|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22 -|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24 -|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
25 25  
26 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
27 -
28 -(% class="box successmessage" %)
23 +(% class="box infomessage" %)
29 29  (((
30 -**Bonnes pratiques :**
25 +Bonnes pratiques :
31 31  
32 32  (((
33 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
34 -* (((
35 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
36 -
37 -* le champ Code de la fiche organisme,
38 -* et les listes de préfixes.
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
39 39  )))
40 -
41 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
42 42  )))
43 -)))
44 44  
45 -= Créer une notice organisme =
33 +== Comment faire ? ==
46 46  
47 47  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
36 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
49 49  1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
50 50  1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
51 51  
52 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 61  = Modifier une notice organisme =
62 62  
63 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 -1. Recherchez la notice à modifier.
65 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
66 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
51 +Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
67 67  
68 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
55 += Gérer les listes associées =
70 70  
71 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
72 72  
59 +Cela permet :
73 73  
74 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
62 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
75 75  
64 +== Où sont définis les préfixes ? ==
76 76  
77 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
66 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
78 78  
79 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
68 +1. Source Musée :
80 80  
81 -(% class="box warningmessage" %)
82 -(((
83 -**Points de vigilance : **
70 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
71 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
84 84  
85 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
87 -)))
73 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -(% class="box successmessage" %)
90 -(((
91 - **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
92 -)))
93 93  
94 -== Source Musée ==
76 +(% start="2" %)
77 +1. Source Données système :
95 95  
96 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
97 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
98 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
79 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
80 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
99 99  
100 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 102  
103 -== Source Données système ==
85 +(% class="box warningmessage" %)
86 +(((
87 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
104 104  
105 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
106 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
107 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
89 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
90 +)))
108 108  
109 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
110 110  
94 +== Objectif ==
111 111  
112 -= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
96 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
113 113  
114 -Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
98 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
99 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
100 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
115 115  
116 -* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
117 -* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118 -* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
102 +== Fonctionnement des restrictions ==
119 119  
120 -La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
104 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
105 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
106 +|Toutes les autres tables|Musée
107 +|Exemplaires (communication)|Site
121 121  
122 -(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
123 -|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
124 -|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
125 -|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
126 -
127 127  == Effets de la restriction ==
128 128  
129 129  * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
130 -* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
112 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
113 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
131 131  
132 -(% class="box warningmessage" %)
133 -(((
134 -Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
135 -)))
115 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
136 136  
137 -== Paramétrer le compte utilisateur ==
138 -
139 139  * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
140 -* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
141 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
118 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
119 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
142 142  
143 -[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 145  
146 -== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
124 +== Restreindre les accès par groupe ==
147 147  
148 -Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
126 +Rôles standard à utiliser :
149 149  
150 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
151 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
152 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
128 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
129 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
130 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
153 153  
154 -[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +(% class="box infomessage" %)
133 +(((
134 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
155 155  
136 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +)))
138 +
156 156  
157 157  )))
158 158  
... ... @@ -169,11 +169,10 @@
169 169  (((
170 170  **Aller plus loin**
171 171  
172 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
173 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
174 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
175 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
176 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
155 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
156 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
157 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
158 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
177 177  )))
178 178  
179 179  (% class="box" %)
... ... @@ -180,15 +180,9 @@
180 180  (((
181 181  **Icônes principales**
182 182  
183 -* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
184 -
185 -* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
186 -
187 -* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
188 -
189 -* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
190 -
191 -* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
165 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
166 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
167 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
192 192  )))
193 193  
194 194  (((
1752590442341-409.png
Auteur
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Contenu
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Auteur
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1752646737024-429.png
Auteur
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