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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,156 +3,119 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
15 15  
16 -Dans Flora, les organismes servent à :
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
17 17  
18 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19 -|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20 -|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21 -|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22 -|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24 -|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
25 25  
26 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
27 -
28 -(% class="box successmessage" %)
25 +(% class="box infomessage" %)
29 29  (((
30 -**Bonnes pratiques :**
31 -
32 -(((
33 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
34 -* (((
35 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
36 -
37 -* le champ Code de la fiche organisme,
38 -* et les listes de préfixes.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
39 39  )))
40 40  
41 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
42 -)))
43 -)))
30 +1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
31 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
33 +1. Vérifiez la notice.
44 44  
45 -= Créer une notice organisme =
35 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
49 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
50 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
51 51  
52 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 += Configurer les préfixe d'inventaire =
59 59  
46 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
60 60  
61 -= Modifier une notice organisme =
48 +Cela permet :
62 62  
63 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 -1. Recherchez la notice à modifier.
65 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
66 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
50 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
51 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
67 67  
68 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
69 69  
55 +1. Musée :
70 70  
71 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 +* **MUS_MUSEE.lst**
72 72  
60 +1. Données système :
73 73  
74 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +* **bib_droits.lst**
63 +* **system : bib_ex_lect.lst**
75 75  
76 -
77 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
78 -
79 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
80 -
81 81  (% class="box warningmessage" %)
82 82  (((
83 -**Points de vigilance : **
84 -
85 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
67 +Il est important 
87 87  )))
88 88  
89 -(% class="box successmessage" %)
70 +(% class="box infomessage" %)
90 90  (((
91 - **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
72 +**Conseil technique :**
73 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
74 +
75 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
76 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
92 92  )))
93 93  
94 -== Source Musée ==
79 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
95 95  
96 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
97 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
98 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
81 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
99 99  
100 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +== Fonctionnement ==
101 101  
85 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
86 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
102 102  
103 -== Source Données système ==
88 +== Effets de la restriction ==
104 104  
105 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
106 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
107 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
90 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
91 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
92 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
93 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
108 108  
109 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +(% class="box infomessage" %)
96 +(((
97 +**Remarques importantes :**
110 110  
99 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
100 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
101 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
111 111  
112 -= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
103 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +)))
113 113  
114 -Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
106 +== Restreindre les accès par groupe ==
115 115  
116 -* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
117 -* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118 -* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
108 +Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
119 119  
120 -La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
110 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
111 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
112 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
121 121  
122 -(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
123 -|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
124 -|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
125 -|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
126 -
127 -== Effets de la restriction ==
128 -
129 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
130 -* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
131 -
132 -(% class="box warningmessage" %)
114 +(% class="box infomessage" %)
133 133  (((
134 -Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
116 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
135 135  )))
136 136  
137 -== Paramétrer le compte utilisateur ==
138 -
139 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
140 -* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
141 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
142 -
143 -[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 -
145 -
146 -== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
147 -
148 -Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
149 -
150 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
151 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
152 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
153 -
154 -[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 -
156 156  
157 157  )))
158 158  
... ... @@ -169,26 +169,14 @@
169 169  (((
170 170  **Aller plus loin**
171 171  
172 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
173 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
174 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
175 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
176 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
135 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
136 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
137 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
177 177  )))
178 178  
179 179  (% class="box" %)
180 180  (((
181 181  **Icônes principales**
182 -
183 -* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
184 -
185 -* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
186 -
187 -* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
188 -
189 -* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
190 -
191 -* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
192 192  )))
193 193  
194 194  (((
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