Modifications pour le document Gérer les organismes

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@@ -1,1 +1,1 @@
--2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
++1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

@@ -3,158 +3,131 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
++Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes.** Cette page présente les principales étapes pour :
--Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
++* déclarer les organismes dans l’application,
++* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
++* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
++* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
  )))
  (((
--= À quoi servent les organismes dans Flora ?  =
++= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
--Dans Flora, les organismes servent à :
++== Objectif ==
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
--|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
--|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
--|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
--|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
--|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
--|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
++La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
--Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
++* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
++* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques :**
++Bonnes pratiques :
--(((
--* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
  * (((
--Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
++Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
--* le champ Code de la fiche organisme,
--* et les listes de préfixes.
++* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
++* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
  )))
--
--Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
  )))
--)))
--= Créer une notice organisme =
++== Comment faire ? ==
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
--1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
--1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
++1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
++1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
++1. Vérifiez la notice.
--[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Modifier une notice organisme =
++= Configurer les listes =
--1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Recherchez la notice à modifier.
--1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
--1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
++Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
--[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Cela permet :
++* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
++* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
--[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
++1. Musée :
--[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
++* **MUS_MUSEE.lst**
++[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
--Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
++(% start="2" %)
++1. Données système :
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Points de vigilance : **
++* **bib_droits.lst**
++* **bib_ex_lect.lst**
--* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
--* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
--)))
++[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box successmessage" %)
++
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
-- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
++Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
  )))
--== Source Musée ==
++= Activer la sécurité d'accès par organisme =
--(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
--|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
--|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
++Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
--[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Fonctionnement ==
++* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
++* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
++* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**.
--== Source Données système ==
--
--(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
--|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
--|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
--
--[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
--
--Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
--
--* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
--* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
--* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
--
--== Fonctionnement des restrictions ==
--
--La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
--
--(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
--|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
--|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
--|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
--
  == Effets de la restriction ==
--* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
--* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
++* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
++* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
++* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
++* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
--)))
++**Remarques importantes :**
--== Paramétrer le compte utilisateur ==
++* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
++* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
++* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
--* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
--* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
--* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
++[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  == Restreindre les accès par groupe ==
--Pour restreindre les accès des utilisateurs à un seul site, les filtres suivants sont appliqués dans la **gestion des rôles** liés aux **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles) :
++Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
--(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
--|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
--|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
++(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
++|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
--[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
++[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++
  )))
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  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
++* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
--
--* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
--
--* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
--
--* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
--
--* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
  )))
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