Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
++2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

@@ -3,35 +3,34 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
++**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
--* créer et configurer un nouvel organisme ;
--* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
--* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
--* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
++Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
  )))
  (((
--= Créer une notice organisme =
++= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
--== Objectif ==
++Dans Flora, les organismes servent à :
--La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
++|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
++|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
++|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
++|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
++|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
++|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
--* structurer les inventaires,
--* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
--* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
++Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
--Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++**Bonnes pratiques :**
  (((
--* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
++* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
  * (((
  Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
@@ -43,145 +43,119 @@
  )))
  )))
--== Comment faire ? ==
++= Créer une notice organisme =
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
++1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
 . Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
 . Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
--[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  = Modifier une notice organisme =
--== Objectif ==
--
--Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
--
--* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
--* ajouter un renseignement manquant ;
--* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
--
--== Comment faire ? ==
--
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
 . Recherchez la notice à modifier.
--1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
++1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
 . Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
--[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Gérer les listes associées =
++= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
--== Objectif ==
++Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
--Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Points de vigilance : **
--* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
--* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
--* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
++* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
++* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
++)))
--Cette structuration permet :
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
++)))
--* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
--* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
++== Source Musée ==
--== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
--
--Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
--
--=== Source Musée ===
--
--(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
  |MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
  |MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
--[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Source Données système ===
++== Source Données système ==
--(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
++(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
  |(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
  |(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
--[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Points de vigilance : **
++= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
--* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
--* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
--)))
++Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
--)))
++* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
++* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
++* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
--= Activer la sécurité d'accès par organisme =
--
--== Objectif ==
--
--Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
--
--* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
--* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
--* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
--
  == Fonctionnement des restrictions ==
--(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
--|Biens, Entrées|Préfixe musée
--|Toutes les autres tables|Musée
--|Exemplaires (communication)|Site
++La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
++(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
++|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
++|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
++|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
++
  == Effets de la restriction ==
  * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
--* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
--* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
++* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
--== Paramétrage du compte utilisateur ==
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
++)))
++== Paramétrer le compte utilisateur ==
++
  * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
--* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
--* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
++* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
++* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
--[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Restreindre les accès par groupe ==
--Rôles standard à utiliser :
++Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
--(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
--|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
++|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
++[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--
  )))
@@ -198,11 +198,11 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
--* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
++* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -209,11 +209,15 @@
  (((
  **Icônes principales**
--* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
--* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
--* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
--* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
--* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
++* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
++
++* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
++
++* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
++
++* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
++
++* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
  )))
  (((

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