Modifications pour le document Gérer les organismes

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
	1	+2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

...	...	@@ -3,14 +3,11 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
	6	+**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7	7
8		-* créer et configurer un nouvel organisme ;
9		-* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10		-* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11		-* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
	8	+Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12	12
13		-Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	10	+Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14	14	)))
15	15
16	16	(((
...	...	@@ -26,12 +26,12 @@
26	26
27	27	Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28	28
29		-(% class="box infomessage" %)
	26	+(% class="box successmessage" %)
30	30	(((
31	31	Bonnes pratiques :
32	32
33	33	(((
34		-* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
	31	+* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
35	35	* (((
36	36	Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37	37
...	...	@@ -46,17 +46,17 @@
46	46	== Comment faire ? ==
47	47
48	48	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49		-1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
	46	+1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
50	50	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51	51	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52	52
53		-[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	50	+[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54	54
55	55
56		-[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	53	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57	57
58	58
59		-[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	56	+[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61	61
62	62	= Modifier une notice organisme =
...	...	@@ -73,19 +73,19 @@
73	73
74	74	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75	75	1. Recherchez la notice à modifier.
76		-1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
	73	+1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
77	77	1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78	78
79		-[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	76	+[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81	81
82		-[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	79	+[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84	84
85		-[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	82	+[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87	87
88		-= Gérer les listes associées =
	85	+= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
89	89
90	90	== Objectif ==
91	91
...	...	@@ -100,26 +100,26 @@
100	100	* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101	101	* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102	102
103		-== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
	100	+== Listes liées aux organismes ==
104	104
105		-Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
	102	+Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
106	106
107	107	=== Source Musée ===
108	108
109		-|=Liste|=Utilisation
	106	+(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
110	110	|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111	111	|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112	112
113		-[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	110	+[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114	114
115	115
116	116	=== Source Données système ===
117	117
118		-|=Liste|=Utilisation
119		-|bib_droits.lst|Définition des droits de prêt par site
120		-|bib_ex_lect.lst|Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
	115	+(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
	116	+|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
	117	+|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
121	121
122		-[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	119	+[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123	123
124	124
125	125	(% class="box warningmessage" %)
...	...	@@ -130,41 +130,47 @@
130	130	* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
131	131	)))
132	132
133		-(% class="box infomessage" %)
	130	+(% class="box successmessage" %)
134	134	(((
135		-**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
	132	+ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
136	136	)))
137	137
138		-= Activer la sécurité d'accès par organisme =
	135	+= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
139	139
140	140	== Objectif ==
141	141
142		-Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
	139	+Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
143	143
144		-* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
145		-* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
146		-* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
	141	+* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
	142	+* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
	143	+* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
147	147
148	148	== Fonctionnement des restrictions ==
149	149
150		-(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
151		-|Biens, Entrées|Préfixe musée
152		-|Toutes les autres tables|Musée
153		-|Exemplaires (communication)|Site
	147	+La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
154	154
	149	+(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
	150	+|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
	151	+|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
	152	+|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
	153	+
155	155	== Effets de la restriction ==
156	156
157	157	* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
158		-* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
159		-* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
	157	+* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
160	160
	159	+(% class="box warningmessage" %)
	160	+(((
	161	+Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
	162	+)))
	163	+
161	161	== Paramétrage du compte utilisateur ==
162	162
163	163	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
164		-* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
165		-* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
	167	+* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
	168	+* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
166	166
167		-[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	170	+[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168	168
169	169
170	170	== Restreindre les accès par groupe ==
...	...	@@ -171,15 +171,15 @@
171	171
172	172	Rôles standard à utiliser :
173	173
174		-(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
175		-|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
176		-|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
	177	+(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
	178	+|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
	179	+|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
177	177
178	178	(% class="box infomessage" %)
179	179	(((
180		-**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
	183	+**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
181	181
182		-[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	185	+[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183	183	)))
184	184
185	185
...	...	@@ -198,11 +198,11 @@
198	198	(((
199	199	**Aller plus loin**
200	200
201		-* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
202		-* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
203		-* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204		-* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
205		-* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
	204	+* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
	205	+* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
	206	+* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
	207	+* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
	208	+* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
206	206	)))
207	207
208	208	(% class="box" %)