Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:19
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 28.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:59
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,52 +3,45 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes.** Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
22 22  
23 -* structurer les inventaires,
24 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
23 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
24 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
26 26  
27 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 -
29 29  (% class="box infomessage" %)
30 30  (((
31 31  Bonnes pratiques :
32 32  
33 -(((
34 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 35  * (((
36 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
32 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
37 37  
38 -* le champ Code de la fiche organisme,
39 -* et les listes de préfixes.
34 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
35 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
40 40  )))
41 -
42 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 43  )))
44 -)))
45 45  
46 46  == Comment faire ? ==
47 47  
48 48  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 49  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
43 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
44 +1. Vérifiez la notice.
52 52  
53 53  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
... ... @@ -59,60 +59,30 @@
59 59  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Modifier une notice organisme =
55 += Configurer les listes =
63 63  
64 -== Objectif ==
57 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
65 65  
66 -Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
59 +Cela permet :
67 67  
68 -* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 -* ajouter un renseignement manquant ;
70 -* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
61 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
62 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
71 71  
72 -== Comment faire ? ==
64 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
73 73  
74 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 -1. Recherchez la notice à modifier.
76 -1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
66 +1. Musée :
78 78  
79 -[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
69 +* **MUS_MUSEE.lst**
80 80  
81 -
82 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -= Gérer les listes associées =
89 -
90 -== Objectif ==
91 -
92 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
93 -
94 -Cela permet :
95 -
96 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
97 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
98 -
99 -== Où sont définis les préfixes ? ==
100 -
101 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
102 -
103 -1. Source Musée :
104 -
105 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
106 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
107 -
108 108  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 111  (% start="2" %)
112 -1. Source Données système :
75 +1. Données système :
113 113  
114 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
115 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
77 +* **bib_droits.lst**
78 +* **bib_ex_lect.lst**
116 116  
117 117  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
... ... @@ -119,54 +119,48 @@
119 119  
120 120  (% class="box warningmessage" %)
121 121  (((
122 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
123 -
124 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
85 +Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
125 125  )))
126 126  
127 127  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
128 128  
129 -== Objectif ==
90 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
130 130  
131 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
92 +== Fonctionnement ==
132 132  
133 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
134 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
135 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
94 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
95 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
96 +* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
136 136  
137 -== Fonctionnement des restrictions ==
138 -
139 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
140 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
141 -|Toutes les autres tables|Musée
142 -|Exemplaires (communication)|Site
143 -
144 144  == Effets de la restriction ==
145 145  
146 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
147 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
148 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
100 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
101 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
102 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
103 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
149 149  
150 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
105 +(% class="box infomessage" %)
106 +(((
107 +**Remarques importantes :**
151 151  
152 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
153 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
154 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
109 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
110 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
111 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
155 155  
156 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +)))
157 157  
158 -
159 159  == Restreindre les accès par groupe ==
160 160  
161 -Rôles standard à utiliser :
118 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
162 162  
163 163  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
164 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
165 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
121 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
122 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
166 166  
167 167  (% class="box infomessage" %)
168 168  (((
169 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
126 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
170 170  
171 171  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  )))
... ... @@ -190,19 +190,11 @@
190 190  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
191 191  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
192 192  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
193 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
194 -* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
195 195  )))
196 196  
197 197  (% class="box" %)
198 198  (((
199 199  **Icônes principales**
200 -
201 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
202 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
203 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
204 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
205 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
206 206  )))
207 207  
208 208  (((
1752589998778-173.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -4.3 KB
Contenu
1752590120682-949.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -129.1 KB
Contenu
1752590192298-517.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -987 bytes
Contenu
1752590320850-171.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -5.0 KB
Contenu
1752590335380-514.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.2 KB
Contenu
1752590442341-409.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.8 KB
Contenu
1752590537116-638.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -6.2 KB
Contenu
1752646643114-884.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -91.7 KB
Contenu
1752646737024-429.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -121.6 KB
Contenu