Modifications pour le document Gérer les organismes

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -18,17 +18,30 @@
18	18
19	19	== Objectif ==
20	20
21		-Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
	21	+La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22	22
	23	+* structurer les inventaires,
	24	+* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
	25	+* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
	26	+
	27	+Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
	28	+
23	23	(% class="box infomessage" %)
24	24	(((
25	25	Bonnes pratiques :
26	26
27	27	(((
28		-* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29		-* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
	34	+* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
	35	+* (((
	36	+Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
	37	+
	38	+* le champ Code de la fiche organisme,
	39	+* et les listes de préfixes.
30	30	)))
	41	+
	42	+Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
31	31	)))
	44	+)))
32	32
33	33	== Comment faire ? ==
34	34
...	...	@@ -48,38 +48,63 @@
48	48
49	49	= Modifier une notice organisme =
50	50
51		-Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
	64	+== Objectif ==
52	52
	66	+Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
	67	+
	68	+* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
	69	+* ajouter un renseignement manquant ;
	70	+* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
	71	+
	72	+== Comment faire ? ==
	73	+
	74	+1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
	75	+1. Recherchez la notice à modifier.
	76	+1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
	77	+1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
	78	+
	79	+[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	80	+
	81	+
53	53	[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54	54
	84	+
	85	+[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	86	+
	87	+
55	55	= Gérer les listes associées =
56	56
57	57	== Objectif ==
58	58
59		-Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
	92	+Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
60	60
61		-Cela permet :
	94	+* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
	95	+* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
	96	+* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
62	62
63		-* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
64		-* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
	98	+Cette structuration permet :
65	65
66		-== Où sont définis les préfixes ? ==
	100	+* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
	101	+* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
67	67
68		-Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
	103	+== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
69	69
70		-1. Source Musée :
	105	+Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
71	71
72		-* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
73		-* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
	107	+=== Source Musée ===
74	74
	109	+(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
	110	+|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
	111	+|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
	112	+
75	75	[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76	76
77	77
78		-(% start="2" %)
79		-1. Source Données système :
	116	+=== Source Données système ===
80	80
81		-* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
82		-* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
	118	+(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
	119	+|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
	120	+|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
83	83
84	84	[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85	85
...	...	@@ -86,11 +86,17 @@
86	86
87	87	(% class="box warningmessage" %)
88	88	(((
89		-Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
	127	+**Points de vigilance : **
90	90
91		-En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
	129	+* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
	130	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
92	92	)))
93	93
	133	+(% class="box infomessage" %)
	134	+(((
	135	+**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
	136	+)))
	137	+
94	94	= Activer la sécurité d'accès par organisme =
95	95
96	96	== Objectif ==
...	...	@@ -158,6 +158,7 @@
158	158	* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
159	159	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
160	160	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
	205	+* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
161	161	)))
162	162
163	163	(% class="box" %)

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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