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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,145 +3,80 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 -Bonnes pratiques :
26 -
27 -(((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
30 30  )))
31 -)))
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
34 34  
35 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
39 39  
40 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
41 41  
36 +Cela permet :
42 42  
43 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
44 44  
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
45 45  
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 -
49 -= Modifier une notice organisme =
50 -
51 -Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
52 -
53 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 -
55 -= Gérer les listes associées =
56 -
57 -== Objectif ==
58 -
59 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
60 -
61 -Cela permet :
62 -
63 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
64 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
65 -
66 -== Où sont définis les préfixes ? ==
67 -
68 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
69 -
70 -1. Source Musée :
71 -
72 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
73 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
74 -
75 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 -
77 -
78 -(% start="2" %)
79 -1. Source Données système :
80 -
81 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
82 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
83 -
84 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 -
86 -
87 -(% class="box warningmessage" %)
44 +(% class="box infomessage" %)
88 88  (((
89 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
90 -
91 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
46 +**Conseil technique :**
47 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
92 92  )))
93 93  
94 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
50 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
51 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
95 95  
96 -== Objectif ==
97 97  
98 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
99 99  
100 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
101 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
102 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
55 += Sécurité d'accès par organisme =
103 103  
104 -== Fonctionnement des restrictions ==
57 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
105 105  
106 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
107 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
108 -|Toutes les autres tables|Musée
109 -|Exemplaires (communication)|Site
59 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
110 110  
111 -== Effets de la restriction ==
61 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
112 112  
113 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
114 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
115 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
63 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
116 116  
117 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
65 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
118 118  
119 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
120 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
121 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
67 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
122 122  
123 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
124 124  
125 125  
126 -== Restreindre les accès par groupe ==
72 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
127 127  
128 -Rôles standard à utiliser :
74 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
129 129  
130 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
131 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
132 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
76 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
133 133  
134 -(% class="box infomessage" %)
135 -(((
136 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
137 -
138 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
139 139  )))
140 -
141 -
142 -)))
143 -
144 -
145 145  )))|(% style="width:300px" %)(((
146 146  (% class="box" %)
147 147  (((
... ... @@ -148,27 +148,18 @@
148 148  **Sommaire**
149 149  
150 150  {{toc depth="1" numbered="true"/}}
86 +
87 +
151 151  )))
152 152  
153 153  (% class="box" %)
154 154  (((
155 155  **Aller plus loin**
156 -
157 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
158 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
159 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
160 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
161 161  )))
162 162  
163 163  (% class="box" %)
164 164  (((
165 165  **Icônes principales**
166 -
167 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
168 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
169 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
170 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
171 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
172 172  )))
173 173  
174 174  (((
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