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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:20
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sur 2025/09/09 17:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,127 +3,178 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
18 18  
19 -== Objectif ==
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 +|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 +* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 +* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 +)))
23 +|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 +* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 +* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
26 +)))
27 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
28 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
29 +)))
30 +|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 +* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 +* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 +)))
34 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 +* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 +* Ajouter un numéro SMF manquant.
37 +)))
38 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 +* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 +)))
22 22  
23 -(% class="box infomessage" %)
42 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
43 +
44 +(% class="box successmessage" %)
24 24  (((
25 -Bonnes pratiques :
46 +**Bonnes pratiques :**
26 26  
27 27  (((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
49 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
50 +* (((
51 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
52 +
53 +* le champ Code de la fiche organisme,
54 +* et les listes de préfixes.
30 30  )))
56 +
57 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
31 31  )))
59 +)))
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
61 += Créer une notice organisme =
34 34  
35 35  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
64 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
37 37  1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 38  1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
39 39  
40 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
42 42  
43 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 45  
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
49 -= Configurer les listes =
77 += Modifier une notice organisme =
50 50  
51 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
79 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 +1. Recherchez la notice à modifier.
81 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
52 52  
53 -Cela permet :
84 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
57 57  
58 -== Où sont définis les préfixes ? ==
87 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
61 61  
62 -1. Source Musée :
90 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
66 66  
67 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
68 68  
95 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
69 69  
70 -(% start="2" %)
71 -1. Source Données système :
97 +(% class="box warningmessage" %)
98 +(((
99 +**Points de vigilance : **
72 72  
73 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
101 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
103 +)))
75 75  
76 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -
79 -(% class="box warningmessage" %)
105 +(% class="box successmessage" %)
80 80  (((
81 -Pour la gestion des exemplaires : pensez à vérifier l'exactitude des codes associés aux listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
107 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
82 82  )))
83 83  
84 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
110 +== Source Musée ==
85 85  
86 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
112 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
113 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
114 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
87 87  
88 -== Fonctionnement ==
116 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
91 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
92 -* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
93 93  
94 -== Effets de la restriction ==
119 +== Source Données système ==
95 95  
96 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
97 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
98 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
99 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
121 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
122 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
123 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -**Remarques importantes :**
125 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
106 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
107 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
108 108  
109 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -)))
128 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
111 111  
112 -== Restreindre les accès par groupe ==
130 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
113 113  
114 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
132 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
133 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
134 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
115 115  
116 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
117 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
118 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
136 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
119 119  
120 -(% class="box infomessage" %)
121 -(((
122 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
138 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
139 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
140 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
141 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
123 123  
124 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +(% class="wikigeneratedid" %)
144 +La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
145 +
146 +(% class="box warningmessage" %)
147 +(((
148 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
125 125  )))
126 126  
151 +(% class="wikigeneratedid" %)
152 +Pour que cette restriction soit effective, il faut :
153 +
154 +* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
155 +* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
156 +
157 +== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
158 +
159 +Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
160 +
161 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
162 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
163 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
164 +
165 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
169 +
170 +Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
171 +
172 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
173 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
174 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
175 +
176 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
127 127  
128 128  )))
129 129  
... ... @@ -140,14 +140,26 @@
140 140  (((
141 141  **Aller plus loin**
142 142  
143 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
144 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
145 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
194 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
195 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
196 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
197 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
198 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
146 146  )))
147 147  
148 148  (% class="box" %)
149 149  (((
150 150  **Icônes principales**
204 +
205 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
206 +
207 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
208 +
209 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
210 +
211 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
212 +
213 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
151 151  )))
152 152  
153 153  (((
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