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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:20
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sur 2025/07/16 08:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,32 +3,45 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 8  * créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 11  * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
17 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22 22  
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 +
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 +
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 25  Bonnes pratiques :
26 26  
27 27  (((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 +
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
30 30  )))
41 +
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
31 31  )))
44 +)))
32 32  
33 33  == Comment faire ? ==
34 34  
... ... @@ -46,8 +46,36 @@
46 46  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
49 -= Configurer les listes =
62 += Modifier une notice organisme =
50 50  
64 +== Objectif ==
65 +
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67 +
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71 +
72 +== Comment faire ? ==
73 +
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78 +
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 += Gérer les listes associées =
89 +
90 +== Objectif ==
91 +
51 51  Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
52 52  
53 53  Cela permet :
... ... @@ -78,48 +78,54 @@
78 78  
79 79  (% class="box warningmessage" %)
80 80  (((
81 -Pour la gestion des exemplaires : pensez à vérifier l'exactitude des codes associés aux listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
122 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
123 +
124 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
82 82  )))
83 83  
84 84  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
85 85  
86 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
129 +== Objectif ==
87 87  
88 -== Fonctionnement ==
131 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
89 89  
90 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
91 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
92 -* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
133 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
134 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
135 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
93 93  
137 +== Fonctionnement des restrictions ==
138 +
139 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
140 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
141 +|Toutes les autres tables|Musée
142 +|Exemplaires (communication)|Site
143 +
94 94  == Effets de la restriction ==
95 95  
96 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
97 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
98 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
99 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
146 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
147 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
148 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -**Remarques importantes :**
150 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
104 104  
105 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
106 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
107 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
152 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
153 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
154 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
108 108  
109 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -)))
156 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
158 +
112 112  == Restreindre les accès par groupe ==
113 113  
114 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
161 +Rôles standard à utiliser :
115 115  
116 116  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
117 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
118 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
164 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
165 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
119 119  
120 120  (% class="box infomessage" %)
121 121  (((
122 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
169 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
123 123  
124 124  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  )))
... ... @@ -143,11 +143,19 @@
143 143  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
144 144  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
145 145  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
193 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
194 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
146 146  )))
147 147  
148 148  (% class="box" %)
149 149  (((
150 150  **Icônes principales**
200 +
201 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
202 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
203 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
204 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
205 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
151 151  )))
152 152  
153 153  (((
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