Modifications pour le document Gérer les organismes

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Contenu

...	...	@@ -3,39 +3,33 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
	6	+Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7	7
8		-* créer et configurer un nouvel organisme ;
9		-* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10		-* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11		-* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
	8	+* déclarer les organismes dans l’application,
	9	+* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
	10	+* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
	11	+* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12	12
13		-Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
	13	+Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14	14	)))
15	15
16	16	(((
17		-= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
	17	+= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18	18
19	19	== Objectif ==
20	20
21		-Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
	21	+La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
22	22
23		-(% class="box infomessage" %)
24		-(((
25		-Bonnes pratiques :
	23	+* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
	24	+* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
	25	+* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
26	26
27		-(((
28		-* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29		-* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
30		-)))
31		-)))
	27	+== Comment faire ? ==
32	32
33		-== Comment faire ? ==
34		-
35		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
	29	+1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
36	36	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37		-1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38		-1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
	31	+1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
	32	+1. Vérifiez la notice.
39	39
40	40	[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41	41
...	...	@@ -46,32 +46,51 @@
46	46	[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47	47
48	48
49		-= Configurer les listes =
	43	+(% class="box infomessage" %)
	44	+(((
	45	+Bonnes pratiques :
	46	+)))
50	50
51		-Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
	48	+(% class="box infomessage" %)
	49	+(((
	50	+* il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
	51	+* (((
	52	+Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
52	52
53		-Cela permet :
	54	+* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
	55	+* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
	56	+)))
	57	+)))
54	54
55		-* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56		-* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
	59	+*
	60	+*
57	57
58		-== Où sont définis les préfixes ? ==
59	59
60		-Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
61	61
62		-1. Source Musée :
	64	+= Configurer les préfixe d'inventaire =
63	63
64		-* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65		-* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
	66	+Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
66	66
	68	+Cela permet :
	69	+
	70	+* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
	71	+* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
	72	+
	73	+Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
	74	+
	75	+1. Musée :
	76	+
	77	+* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
	78	+* **MUS_MUSEE.lst**
	79	+
67	67	[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68	68
69	69
70	70	(% start="2" %)
71		-1. Source Données système :
	84	+1. Données système :
72	72
73		-* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74		-* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
	86	+* **bib_droits.lst**
	87	+* **bib_ex_lect.lst**
75	75
76	76	[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77	77
...	...	@@ -78,9 +78,14 @@
78	78
79	79	(% class="box warningmessage" %)
80	80	(((
81		-Pour la gestion des exemplaires : pensez à vérifier l'exactitude des codes associés aux listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
	94	+Il est important
82	82	)))
83	83
	97	+(% class="box infomessage" %)
	98	+(((
	99	+**Conseil technique :**
	100	+)))
	101	+
84	84	= Activer la sécurité d'accès par organisme =
85	85
86	86	Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
...	...	@@ -88,8 +88,7 @@
88	88	== Fonctionnement ==
89	89
90	90	* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
91		-* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
92		-* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**.
	109	+* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
93	93
94	94	== Effets de la restriction ==
95	95