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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/23 15:01
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:30
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Organismes et préfixes
1 +Gérer les organismes
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,56 +1,226 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 -= Gestion des organismes =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 6  
7 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 8  
9 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeurs par défaut, code SMF)
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 +)))
10 10  
16 +(((
17 += Créer une notice organisme =
11 11  
12 -= Préfixe associé à un organisme =
19 +== Objectif ==
13 13  
14 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
15 15  
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
16 16  
17 -A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
18 18  
19 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
29 +(% class="box infomessage" %)
30 +(((
31 +Bonnes pratiques :
20 20  
21 -(% class="\" %)
22 22  (((
23 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
24 24  
25 -- d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
40 +)))
26 26  
27 -- de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
28 28  )))
44 +)))
29 29  
46 +== Comment faire ? ==
30 30  
31 -= Sécurité d'accès par organisme =
48 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
32 32  
33 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
53 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 34  
35 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
36 36  
37 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
56 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
40 40  
41 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
59 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
44 44  
45 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
62 += Modifier une notice organisme =
46 46  
64 +== Objectif ==
47 47  
48 -== Activer les restrictions d'accès par musée pour un utilisateur ou un groupe ==
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
49 49  
50 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
51 51  
52 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
72 +== Comment faire ? ==
53 53  
54 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
55 55  
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 += Gérer les listes associées =
89 +
90 +== Objectif ==
91 +
92 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93 +
94 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97 +
98 +Cette structuration permet :
99 +
100 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102 +
103 +== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
104 +
105 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
106 +
107 +=== Source Musée ===
108 +
109 +(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 +
113 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +
115 +
116 +=== Source Données système ===
117 +
118 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
121 +
122 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +
124 +
125 +(% class="box warningmessage" %)
126 +(((
127 +**Points de vigilance : **
128 +
129 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
131 +)))
132 +
133 +(% class="box infomessage" %)
134 +(((
135 +**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
136 +)))
137 +
138 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
139 +
140 +== Objectif ==
141 +
142 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
143 +
144 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
145 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
146 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
147 +
148 +== Fonctionnement des restrictions ==
149 +
150 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
151 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
152 +|Toutes les autres tables|Musée
153 +|Exemplaires (communication)|Site
154 +
155 +== Effets de la restriction ==
156 +
157 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
158 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
159 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
160 +
161 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
162 +
163 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
164 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
165 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
166 +
167 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +
169 +
170 +== Restreindre les accès par groupe ==
171 +
172 +Rôles standard à utiliser :
173 +
174 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
175 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
176 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
177 +
178 +(% class="box infomessage" %)
179 +(((
180 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
181 +
182 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +)))
184 +
56 56  
186 +)))
187 +
188 +
189 +)))|(% style="width:300px" %)(((
190 +(% class="box" %)
191 +(((
192 +**Sommaire**
193 +
194 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
195 +)))
196 +
197 +(% class="box" %)
198 +(((
199 +**Aller plus loin**
200 +
201 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
202 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
203 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
205 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
206 +)))
207 +
208 +(% class="box" %)
209 +(((
210 +**Icônes principales**
211 +
212 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
213 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
214 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
215 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
216 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
217 +)))
218 +
219 +(((
220 +
221 +
222 +
223 +)))
224 +)))
225 +
226 +
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