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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:10
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sur 2025/07/16 08:36
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,85 +3,195 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 +== Objectif ==
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
24 24  
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 +
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 +
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
31 +Bonnes pratiques :
32 +
33 +(((
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 +
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -[[image:1748005406307-139.png]]
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 +)))
44 +)))
31 31  
32 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
46 +== Comment faire ? ==
33 33  
34 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
48 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
35 35  
36 -Cela permet :
53 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
40 40  
41 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
56 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
58 +
59 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +
62 += Modifier une notice organisme =
63 +
64 +== Objectif ==
65 +
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67 +
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71 +
72 +== Comment faire ? ==
73 +
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78 +
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 += Gérer les listes associées =
89 +
90 +== Objectif ==
91 +
92 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93 +
94 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97 +
98 +Cette structuration permet :
99 +
100 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102 +
103 +== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
104 +
105 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
106 +
107 +=== Source Musée ===
108 +
109 +(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 +
113 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +
115 +
116 +=== Source Données système ===
117 +
118 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
121 +
122 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +
124 +
125 +(% class="box warningmessage" %)
44 44  (((
45 -**Conseil technique :**
46 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
127 +**Points de vigilance : **
47 47  
48 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
129 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
50 50  )))
51 51  
52 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
133 +(% class="box infomessage" %)
134 +(((
135 +**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
136 +)))
53 53  
54 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
138 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
55 55  
56 -== Fonctionnement ==
140 +== Objectif ==
57 57  
58 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
59 -* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
142 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
60 60  
144 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
145 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
146 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
147 +
148 +== Fonctionnement des restrictions ==
149 +
150 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
151 +
152 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
153 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
154 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
155 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
156 +
61 61  == Effets de la restriction ==
62 62  
63 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
64 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
65 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
66 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
159 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
160 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
67 67  
68 -(% class="box infomessage" %)
162 +(% class="box warningmessage" %)
69 69  (((
70 -**Remarques importantes :**
164 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
71 71  )))
72 72  
73 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
74 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
75 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
167 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
76 76  
77 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
169 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
170 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
171 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
78 78  
79 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
173 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
82 82  
83 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
176 +== Restreindre les accès par groupe ==
177 +
178 +Rôles standard à utiliser :
179 +
180 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
181 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
182 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
183 +
184 +(% class="box infomessage" %)
185 +(((
186 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
187 +
188 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  )))
190 +
191 +
192 +)))
193 +
194 +
85 85  )))|(% style="width:300px" %)(((
86 86  (% class="box" %)
87 87  (((
... ... @@ -94,12 +94,22 @@
94 94  (((
95 95  **Aller plus loin**
96 96  
207 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
97 97  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
209 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
210 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
211 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
98 98  )))
99 99  
100 100  (% class="box" %)
101 101  (((
102 102  **Icônes principales**
217 +
218 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
219 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
220 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
221 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
222 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
103 103  )))
104 104  
105 105  (((
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