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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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sur 2025/07/15 14:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,85 +3,178 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 +== Objectif ==
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
24 24  
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 +
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 +
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
31 +Bonnes pratiques :
32 +
33 +(((
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 +
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -[[image:1748005406307-139.png]]
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 +)))
44 +)))
31 31  
32 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
46 +== Comment faire ? ==
33 33  
34 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
48 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
35 35  
36 -Cela permet :
53 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
40 40  
41 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
56 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
58 +
59 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +
62 += Modifier une notice organisme =
63 +
64 +== Objectif ==
65 +
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67 +
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71 +
72 +== Comment faire ? ==
73 +
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78 +
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 += Gérer les listes associées =
89 +
90 +== Objectif ==
91 +
92 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
93 +
94 +Cela permet :
95 +
96 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
97 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
98 +
99 +== Où sont définis les préfixes ? ==
100 +
101 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
102 +
103 +1. Source Musée :
104 +
105 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
106 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
107 +
108 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +
110 +
111 +(% start="2" %)
112 +1. Source Données système :
113 +
114 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
115 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
116 +
117 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +
119 +
120 +(% class="box warningmessage" %)
44 44  (((
45 -**Conseil technique :**
46 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
122 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
47 47  
48 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
124 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
50 50  )))
51 51  
52 52  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
53 53  
54 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
129 +== Objectif ==
55 55  
56 -== Fonctionnement ==
131 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
57 57  
58 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
59 -* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
133 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
134 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
135 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
60 60  
137 +== Fonctionnement des restrictions ==
138 +
139 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
140 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
141 +|Toutes les autres tables|Musée
142 +|Exemplaires (communication)|Site
143 +
61 61  == Effets de la restriction ==
62 62  
63 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
64 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
65 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
66 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
146 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
147 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
148 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
67 67  
68 -(% class="box infomessage" %)
69 -(((
70 -**Remarques importantes :**
71 -)))
150 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
72 72  
73 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
74 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
75 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
152 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
153 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
154 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
76 76  
77 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
156 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
80 80  
81 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
159 +== Restreindre les accès par groupe ==
82 82  
83 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
161 +Rôles standard à utiliser :
162 +
163 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
164 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
165 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
166 +
167 +(% class="box infomessage" %)
168 +(((
169 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
170 +
171 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  )))
173 +
174 +
175 +)))
176 +
177 +
85 85  )))|(% style="width:300px" %)(((
86 86  (% class="box" %)
87 87  (((
... ... @@ -94,12 +94,22 @@
94 94  (((
95 95  **Aller plus loin**
96 96  
190 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
97 97  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
192 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
193 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
194 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
98 98  )))
99 99  
100 100  (% class="box" %)
101 101  (((
102 102  **Icônes principales**
200 +
201 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
202 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
203 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
204 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
205 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
103 103  )))
104 104  
105 105  (((
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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