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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,85 +3,143 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 +== Objectif ==
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
24 24  
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
25 +Bonnes pratiques :
26 +
27 +(((
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
28 28  )))
31 +)))
29 29  
30 -[[image:1748005406307-139.png]]
33 +== Comment faire ? ==
31 31  
32 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
35 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
33 33  
34 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
40 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -Cela permet :
37 37  
38 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
43 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
46 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +
48 +
49 += Modifier une notice organisme =
50 +
51 +Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
52 +
53 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +
55 += Configurer les listes =
56 +
57 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
58 +
59 +Cela permet :
60 +
61 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
62 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
63 +
64 +== Où sont définis les préfixes ? ==
65 +
66 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
67 +
68 +1. Source Musée :
69 +
70 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
71 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
72 +
73 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +
75 +
76 +(% start="2" %)
77 +1. Source Données système :
78 +
79 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
80 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
81 +
82 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 +(% class="box warningmessage" %)
44 44  (((
45 -**Conseil technique :**
46 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
87 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
47 47  
48 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
89 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
50 50  )))
51 51  
52 52  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
53 53  
54 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
94 +== Objectif ==
55 55  
56 -== Fonctionnement ==
96 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
57 57  
58 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
59 -* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
98 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
99 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
100 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
60 60  
102 +== Fonctionnement des restrictions ==
103 +
104 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
105 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
106 +|Toutes les autres tables|Musée
107 +|Exemplaires (communication)|Site
108 +
61 61  == Effets de la restriction ==
62 62  
63 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
64 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
65 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
66 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
111 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
112 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
113 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
67 67  
68 -(% class="box infomessage" %)
69 -(((
70 -**Remarques importantes :**
71 -)))
115 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
72 72  
73 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
74 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
75 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
117 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
118 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
119 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
76 76  
77 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
121 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
80 80  
81 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
124 +== Restreindre les accès par groupe ==
82 82  
83 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
126 +Rôles standard à utiliser :
127 +
128 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
129 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
130 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
131 +
132 +(% class="box infomessage" %)
133 +(((
134 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
135 +
136 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  )))
138 +
139 +
140 +)))
141 +
142 +
85 85  )))|(% style="width:300px" %)(((
86 86  (% class="box" %)
87 87  (((
... ... @@ -94,12 +94,16 @@
94 94  (((
95 95  **Aller plus loin**
96 96  
155 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
97 97  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
157 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
98 98  )))
99 99  
100 100  (% class="box" %)
101 101  (((
102 102  **Icônes principales**
163 +
164 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
103 103  )))
104 104  
105 105  (((
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