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Modifications pour le document Gérer les organismes

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Organismes et préfixes
1 +Gérer les organismes
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,63 +1,201 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 -= Gestion des organismes =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 6  
7 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 8  
9 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d\'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de \"mon musée\"), l\'export POP (valeurs par défait, code SMF)
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
11 +)))
10 10  
11 -X
13 +(((
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
12 12  
13 -= Préfixe associé à un organisme =
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
14 14  
15 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d\'inventaires et numéro d\'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c\'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs \'inventaires\' dans une même application
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19 +|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20 +|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21 +|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22 +|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24 +|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
16 16  
17 -X
26 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
18 18  
19 -A notre que ce champ préfixe peut aussi ètre utilisé, à l\'intérieur d\'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d\'étude...).
28 +(% class="box successmessage" %)
29 +(((
30 +**Bonnes pratiques :**
20 20  
21 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
32 +(((
33 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
34 +* (((
35 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
22 22  
23 -(% class="\" %)
37 +* le champ Code de la fiche organisme,
38 +* et les listes de préfixes.
39 +)))
40 +
41 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
42 +)))
43 +)))
44 +
45 += Créer une notice organisme =
46 +
47 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
49 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
50 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
51 +
52 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +
54 +
55 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 +
57 +
58 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +
60 +
61 += Modifier une notice organisme =
62 +
63 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 +1. Recherchez la notice à modifier.
65 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
66 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
67 +
68 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +
70 +
71 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +
73 +
74 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +
76 +
77 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
78 +
79 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
80 +
81 +(% class="box warningmessage" %)
24 24  (((
25 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l\'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
83 +**Points de vigilance : **
26 26  
27 -- d\'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
85 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
87 +)))
28 28  
29 -- de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l\'organisme de rattachement de l\'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
89 +(% class="box successmessage" %)
90 +(((
91 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
30 30  )))
31 31  
32 -X
94 +== Source Musée ==
33 33  
96 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
97 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
98 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
34 34  
35 -= Sécurité d\'accès par organisme =
100 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
38 38  
39 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
103 +== Source Données système ==
40 40  
41 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
105 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
106 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
107 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
42 42  
43 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
109 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multisites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
46 46  
47 -Il ne peut ya avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
112 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
48 48  
49 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
114 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
50 50  
51 -X
116 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
117 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
52 52  
120 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
53 53  
54 -== Activer les restrictions d\'accès par musée pour un utilisateur ou un groupe ==
122 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
123 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
124 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
125 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
55 55  
56 -Deux rôles standard permettent d\'activer ces restrictions :
127 +== Effets de la restriction ==
57 57  
58 -**Filtre code musée sur notices **: empèchera l\'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée
129 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
130 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
59 59  
60 -**Filtre code musée sur tables **: empèchera l\'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée (très peu utilisé)
132 +(% class="box warningmessage" %)
133 +(((
134 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
135 +)))
61 61  
137 +== Paramétrer le compte utilisateur ==
62 62  
63 -X
139 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
140 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
141 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
142 +
143 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +
146 +== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
147 +
148 +Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
149 +
150 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
151 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
152 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
153 +
154 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +
156 +
157 +)))
158 +
159 +
160 +)))|(% style="width:300px" %)(((
161 +(% class="box" %)
162 +(((
163 +**Sommaire**
164 +
165 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
166 +)))
167 +
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Aller plus loin**
171 +
172 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
173 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
174 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
175 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
176 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
177 +)))
178 +
179 +(% class="box" %)
180 +(((
181 +**Icônes principales**
182 +
183 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
184 +
185 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
186 +
187 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
188 +
189 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
190 +
191 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
192 +)))
193 +
194 +(((
195 +
196 +
197 +
198 +)))
199 +)))
200 +
201 +
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