Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Version 49.1 par Doriane Bautista le 2025/09/16 16:32

Version 4.2 et ultérieures

Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :

standard, fournies et mises à jour par Flora ;
personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.

Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standard du point de vue des utilisateurs.

Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les fichiers livrés par défaut.

Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ?

Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc un grand nombre de champs, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.

La personnalisation offre plusieurs bénéfices :

Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
Faciliter la formation et l’intégration des nouveaux utilisateurs.
Garantir la cohérence documentaire en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.

En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.

Cas d'usage :

Documentation simplifiée (table biens) : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour accompagner des collègues novices ou stagiaires, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.

Prêts et expositions : (table évènements) : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements : titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.

Campagne photo(table photothèque) : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).

Étude scientifique (table biens) : concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.

Dans quelle table créer des grilles de saisie ?

Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :

Archives : Unités d’archives, Versements.
Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.

Bonnes pratiques :

Travaillez avec un compte administrateur générique (ex. adminfonc) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
Conservez une grille complète par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
Documentez clairement le nom de vos grilles (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
Testez chaque nouvelle grille avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
Limitez le nombre de grilles par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible d’ajouter ou de retirer des champs selon l’évolution des pratiques.

Créer une grille de saisie

La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.

Préparer un modèle de saisie rapide

Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.

Connectez-vous avec le compte administrateur générique (ex. adminfonc).
Accédez à la table concernée puis créez une nouvelle notice.
Choisissez la grille de saisie de référence. En général, sélectionnez la grille complète afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône en bas à gauche.
Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le
Sélectionnez les champs à mémoriser (clic sur les étoiles)
Enregistrez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône
Annulez la saisie afin de ne pas créer de fiche inutile.

Bonnes pratiques :

Vous pouvez pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut. Pour cela :

choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.

*Ex. table des biens : créer une notice*

Choix de la grille de saisie **Complète**

*Remplir et sélectionner les champs à mémoriser*

*Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide*

*Message de confirmation annuler la saisie*

Créer la grille

Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.

Accédez au menu Administrer > Données > Édition de grilles.
- Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
- Choisissez ensuite la table cible.
Cliquez sur le bouton Créer, situé en bas à gauche.
Nommez la nouvelle grille et sélectionnez le scénario parent (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
Sélectionnez le modèle de saisie rapide préparé à l’étape 1.
Ajoutez les champs de votre modèle :
- Cliquez sur Ajouter tous les champs pour aller plus vite, ou
- Sélectionnez-les un par un si nécessaire.
Sauvegardez la grille pour finaliser la création.

Bonnes pratiques :

Documentez clairement le nom de vos grilles (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
Limitez le nombre de grilles par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Vous n’avez pas le choix de l’ordre des champs : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.

*Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie*

*Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1*

*Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie*

Configurer les champs

Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.

Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :

Option	Effet visuel / Fonctionnement	Impact sur la saisie
Champ obligatoire	Le champ apparaît en rouge si activé.	Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
Champ non-éditable	Le champ est visible mais bloqué.	L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
Style important	Le champ est affiché en gras.	Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
Style Caché	Le champ est masqué, même s’il contient une donnée.	Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.

Pour configurer un champ :

Positionnez-vous sur le champ concerné dans la grille.
Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
Activez les options souhaitées (Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché).
Sauvegardez vos choix avant de quitter l'éditeur.

Bonnes pratiques :

Combinez Obligatoire avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
Utilisez le style Important avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
Le style Caché est particulièrement utile lorsque vous avez des champs non-éditables contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
Le champ Valeur apparaît uniquement comme rappel du code lié au terme prédéfini dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique = 01).
Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.

*Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable*

*Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données*

Affecter la grille aux utilisateurs

Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel

Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles.
Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné.
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source de données (ex. Musée, Default, Archives).
Sélectionnez la table concernée.
Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
Appliquez les modifications.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.