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Insérer un document interne à la page d’accueil

Version 22.1 par Doriane Bautista le 2025/09/09 16:12

Version 4.2 et ultérieures

Dans Flora, les documents internes pour accueil désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles directement depuis la page d’accueil du tableau de bord.
Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.

Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être créé sous forme de notice dans la table Autres documents, en respectant certaines règles de saisie.
Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.

Objectif

Permettre l’affichage de documents internes (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la page d’accueil du tableau de bord Flora, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.

Étapes à suivre

Créer une notice dans la table autres documents

Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton 1752667541226-525.png. 

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Autres documents → bouton créer.

Remplir les champs requis

Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, deux champs sont obligatoires :

  • Cote : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
  • Type de document : doit obligatoirement contenir la valeur Documents internes pour accueil

Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis enregistrez la notice.

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Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. 

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Résultat → notice autre document créée.

Ajouter le fichier bureautique

Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.

Il est recommandé d’utiliser des fichiers PDF.
En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.

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Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.

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Résultat → document PDF associé à la notice autre document.

Résultat sur la page d'accueil

Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton 1742567234625-482.png. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de liens cliquables.

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Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.

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Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.

Points de vigilance

Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :

Mauvais champ rempli

Le champ Nom du fichier est parfois renseigné à la place du champ Cote.
Seul le champ Cote permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est obligatoire.

Fichier non déposé

Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
Sans fichier attaché à la notice, rien ne s’affichera sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.

Astuce : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez en priorité ces deux éléments :

  • Le champ Cote est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
  • Un fichier a bien été joint par glisser-déposer
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Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.