Pour affiner vos recherches dans Flora, plusieurs outils sont mis à votre disposition : troncatures, autocomplétion, recherches sur les dates, ou encore assistants indexés (autorités, thésaurus, dates).
Ces fonctionnalités sont disponibles dans les recherches simples, expertes et par liens, et permettent d’optimiser la précision et l’efficacité de vos requêtes.
Utiliser les troncatures
Objectif
Rechercher un mot ou une séquence partielle dans un champ, même en cas d’incertitude sur l’orthographe ou de données incomplètes, afin de retrouver des notices avec plus de souplesse, sans devoir connaître la valeur exacte d’un champ, en s’appuyant sur des variantes, des débuts ou fragments de mots, ou sur des plages de valeurs.
Présentation
Les troncatures s’emploient dans les recherches simple, experte et par liens.
Elles permettent de :
- Rechercher sur une partie de mot (début, milieu ou fin),
- Spécifier une plage de valeurs,
- Lister des valeurs précises à rechercher,
- Cibler la première ou la dernière notice de la table,
- Interroger les notices créées aujourd’hui.
| Troncature | Fonction |
|---|
| * ou % | Recherche sur une partie d’un mot, notamment en cas de doute sur l'orthographe d'un terme Recherche globale sur la table |
| N1-N2 | Recherche d'une plage de clés |
| N1 N2;N3,"N4" | Recherche sur une liste de clés précises (séparateurs variés : un point, un point-virgule, une virgule ou un espace et être entouré de guillemets) |
| ^ ou - | Recherche de la première notice de la table |
| $ ou + | Recherche de la dernière notice de la table |
| $TODAY | Recherche sur les notices créées aujourd’hui |
| ? | Permet de rempacer un caractère dans la recherche |
- Dans le champ de recherche souhaité, tapez votre critère avec une ou plusieurs troncatures.
- Lancez la recherche (bouton Rechercher ou touche Entrée).
- Pour les recherches de date ou de numéro, utilisez également les formats compatibles et les bons séparateurs.
Ex. Table des biens, recherche simple : Rechercher les notices de biens dont le numéro d'inventaire commence par 201
Ex. Rechercher tous les numéros d’inventaire entre 2020 et 2029 : 202?.*
Ex. Rechercher le nom d’auteur Zimerstranglief - Cas 1 : recherche effectuée avec le début du nom. La troncature est positionnée à droite, pour terminer le mot
Cas 2 : recherche effectuée avec la fin du nom. La troncature est positionnée à gauche, pour commencer le mot
Cas 3 : recherche effectuée avec le début et la fin du nom. La troncature est positionnée au milieu du mot
Ex. Rechercher les notices de biens saisies aujourd'hui.
Ex. Rechercher les notices de biens saisies il y a 60 jours
Activer l’autocomplétion pour gagner du temps
Objectif
Proposer automatiquement des termes existants dès les premières lettres saisies afin d'accélérer la recherche, éviter les fautes de frappe et garantir l’utilisation de valeurs déjà présentes dans la base.
Présentation
L’autocomplétion est disponible dans les recherches simple, experte et par liens.
Elle repose sur les données déjà enregistrées dans la table concernée.
Dès que vous commencez à saisir un mot dans un champ de recherche, Flora affiche une liste de suggestions issues des valeurs existantes.
- Cliquez dans un champ de recherche (ex. : type de bien, discipline, auteur, etc.).
- Commencez à taper les premières lettres d’un mot.
- Un menu déroulant apparaît automatiquement avec les suggestions correspondantes.
- Cliquez sur un terme dans la liste pour le sélectionner.
- Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur la touche Entrée pour lancer la recherche.
Ex. Table des biens : Rechercher l'ensemble des occurrences commençant par "ta" ; Résultat : Affichage de tous les termes commençant par Ta, avec le nombre de notices rattachées → cliquer sur le terme pour le sélectionner.
Rechercher sur des dates précises ou étendues
Objectif
Filtrer les notices selon des dates précises ou étendues (création, saisie, modification, etc.) pour obtenir des résultats correspondant à une période donnée, même en l’absence d’une date exacte.
Présentation ?
Flora permet d’interroger les champs de date dans toutes les recherches (simple, experte, par liens).
Il est possible de saisir des dates précises ou des périodes étendues selon le format choisi.
Pour une recherche sur les dates de saisie ou de modification, utilisez exclusivement le format américain (aaaammjj).
Formats de dates compatibles :
- jj/mm/aaaa ou jj/mm/aaaa HH:mm:ss (jours mois année avec ou sans l'heure exacte)
- aaaammjj ou aaaammjjHHmmss (jours mois année avec ou sans l'heure exacte)
- aaaamm (mois année)
- aaaa (année seule)
- Dans le champ de date souhaité (ex. : date de création, date de saisie, date de modification), saisissez votre critère selon l’un des formats autorisés.
Utilisez les opérateurs logiques si besoin :
- >= (postérieur ou égal)
- <= (antérieur ou égal)
- > ou < (strictement postérieur ou antérieur)
- [] (entre)
- Lancez la recherche.
Ex. Table des biens, recherche simple : Rechercher toutes les notices de biens dont la date de création est supérieure ou égale à 1980.
Ex. Table des Vidéos-Sons : Rechercher toutes les notices vidéos-sons dont la date de réalisation est comprise entre le 01 janvier 2020 et le 01 janvier 2024
Ex. Table des Vidéos-Sons, Recherche experte : Rechercher toutes les notices vidéos-sons saisies en 2024.
Ex. Table de la photothèque, recherche experte: Rechercher toutes les notices photothèque saisies depuis le 01 janvier 2025.
Utiliser l’assistant sur les index pour sélectionner des valeurs indexées
Objectif
Rechercher des notices à partir de valeurs déjà présentes dans les champs indexés (discipline, type de bien, etc.), afin d'éviter les erreurs de saisie, en s’appuyant sur les données normalisées déjà existantes dans la base.
Présentation
L’assistant sur index est accessible depuis les champs liés à un index dans les écrans de recherche (simple et experte). Il affiche les termes disponibles dans la base pour le champ concerné.
- Cliquez sur l’icône d’assistant à droite du champ concerné.
- Une fenêtre s’ouvre, listant les données déjà saisies dans ce champ.
- Sélectionnez un ou plusieurs termes en cliquant dessus.
- Cliquez sur Valider pour les rapatrier dans le formulaire de recherche.
- Lancez la recherche.
Ex. : Table des biens : Rechercher tous les biens dont la discipline est ethnologie.
Parcourir le thésaurus pour cibler des termes hiérarchisés
Objectif
Rechercher à partir de termes organisés dans une hiérarchie (domaines, matières, techniques…), afin de naviguer dans un vocabulaire contrôlé et choisir des termes spécifiques ou élargir la recherche grâce à la hiérarchie.
Présentation
L’assistant thésaurus est disponible pour tous les champs liés à des thésaurus. Il permet de sélectionner un ou plusieurs termes dans l’arborescence.
En complément, la recherche par auto-postage permet d’élargir la requête à d’autres niveaux de la hiérarchie.
La fonction d’auto-postage est disponible uniquement dans les assistants thésaurus pour les recherches simples, expertes et par liens. Elle permet de définir la profondeur de recherche selon la relation au terme sélectionné :
- Adjacent : un niveau au-dessus ou au-dessous
- Tous : tous les niveaux (jusqu'à 10)
- Cliquez sur l’icône d’assistant thésaurus à droite du champ concerné,
- Une arborescence des termes s’ouvre,
- Sélectionnez un ou plusieurs termes,
- Pour l'auto-postage : Cliquez sur Choisir dans l’assistant thésaurus et indiquez la profondeur de recherche pour chaque relation (spécifique, générique, etc.).
- Cliquez sur Rapatrier et fermer pour injecter les critères dans le formulaire.
- Lancez la recherche.
Ex. Table des biens, recherche simple : Rechercher toutes les notices dont le domaine musée est arts de l'islam ou arts des métaux.
Ex. Table des biens, recherche simple : Rechercher toutes les notices dont la matière est toile.
Ex. Table des biens, recherche simple : Rechercher tous les notices en rapport avec le domaine musée archéologie.
Assistant sur les dates
L'assistant sur les dates permet de choisir un ou plusieurs formats de dates pour rechercher dans Flora. L'assistant de date est intéressant lorsque les utilisateurs souhaitent rechercher sur des dates imprécises (Début du 20e siècle par exemple). Les champs de dates sont dotés de cet assistant.
L'assistant sur les dates est matérialisé par l'icône : 
.
Exemple pour la table des biens :
Rechercher les notices dont la date de création-exécution est comprise entre le début du 19e siècle et le début du 20e siècle.
Passer en format de dates étendu pour sélectionner les dates.
Si utilisation des intervalles, réitérer deux fois la sélection, puis lancer la recherche :
: assistant sur index (recherche experte et par liens)
: assistant sur index (recherche simple)