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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7
8 Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9
10 Cela permet de :
11
12 * centraliser les fichiers,
13 * les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 * les lier à plusieurs notices principales si besoin.
15 )))
16
17 (((
18 = Avant de commencer =
19
20 (% class="box warningmessage" %)
21 (((
22 **Rappel**
23 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 )))
26
27 == Format de fichiers compatibles ==
28
29 Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
30
31 * PDF : .pdf
32 * Microsoft Word : .doc, .docx
33 * Microsoft Excel : .xls, .xlsx
34
35 Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
36
37 == Règles de nommage des fichiers ==
38
39 Pour éviter les erreurs techniques :
40
41 * Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 * **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 * **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 * **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
45
46 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47
48 == Créer une notice dans une table réservoir ==
49
50 1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
51 1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
52 1. Sélectionnez une grille de saisie
53 1. Renseignez les champs descriptifs
54 1. Enregistrez
55 1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
56
57 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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59
60 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 == Ajouter un fichier bureautique ==
64
65 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
66
67 1. Ouvrez la notice
68 1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
69
70 (% class="box infomessage" %)
71 (((
72 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
73 Pour gagner du temps :
74
75 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
76 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
77 )))
78
79 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 (% class="box errormessage" %)
83 (((
84 //**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
85
86 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 )))
88
89 === Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
90
91 1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
92 1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
93 1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
94 1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
95
96 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97
98
99 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100
101
102 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103
104
105 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106
107
108 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109
110
111 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112
113
114 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115
116
117 === Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
118
119 1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
120 1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
121 1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
122 1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
123
124 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125
126
127 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128
129
130 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132
133 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 [[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140
141
142 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144
145 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 )))
147
148 (((
149 == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
150
151 (% class="box infomessage" %)
152 (((
153 **OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
154 )))
155
156 L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
157
158 **Indexation plein texte automatique** :
159
160 * **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
161 * **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
162
163 (((
164 = Intervenir sur les document bureautiques =
165
166 Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
167 )))
168
169 (((
170 == Organiser avec des sous-dossiers ==
171
172 (% class="box infomessage" %)
173 (((
174 **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
175
176 Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
177
178 La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
179
180 * Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
181 * Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
182 * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
183 )))
184
185 === Créer un sous-dossier ===
186
187 1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
188 1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
189 1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
190 1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
191 1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
192
193 [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197
198
199
200 [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202 === Réorganiser l'arborescence des documents ===
203
204 (% class="box infomessage" %)
205 (((
206 Bon à savoir :
207
208 * Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
209 * Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
210 )))
211
212 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
213 1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
214 1. Utilisez les **flèches**
215 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
216 1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
217
218 [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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226
227 )))
228
229 (((
230 == Renommer un fichier bureautique ==
231
232 Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
233
234 1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
235 1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
236 1. Sélectionnez **Éditer**
237 1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
238
239 [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240
241 == Supprimer un fichier bureautique ==
242
243 Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
244
245 1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
246 1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
247 1. Cliquez sur **Supprimer**
248 1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
249 1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
250
251 [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252
253
254 [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 )))
256 )))
257 )))|(% style="width:300px" %)(((
258 (% class="box" %)
259 (((
260 **Sommaire**
261
262 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
263 )))
264
265 (% class="box" %)
266 (((
267 **Aller plus loin**
268
269 * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
270 * [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
271 * [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
272 * [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
273 * [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
274 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
275 )))
276
277 (% class="box" %)
278 (((
279 **Icônes principales**
280
281 * [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
282
283 * [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
284
285 * [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
286
287 * [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
288 )))
289 )))