Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

version	line-number	content
24.1	1	(% class="mark small" %)Versions 3.5 et ultérieures
1.1	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
25.1	6	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
12.1	7
25.1	8	Ils sont centralisés dans des notices spécifiques du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
21.1	9
25.1	10	Cela permet de :
12.1	11
25.1	12	* centraliser les fichiers,
	13	* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
	14	* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
4.1	15	)))
1.1	16
4.1	17	(((
	18	= Avant de commencer =
1.1	19
19.1	20	(% class="box warningmessage" %)
	21	(((
	22	Rappel
25.1	23	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
	24	Ils sont centralisés dans des notices dédiées situées dans cette table réservoir de médias.
19.1	25	)))
1.1	26
25.1	27	== Format de fichiers compatibles ==
1.1	28
25.1	29	Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
1.1	30
25.1	31	* PDF : .pdf
	32	* Microsoft Word : .doc, .docx
	33	* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
1.1	34
25.1	35	Ces fichiers ne sont pas visualisables dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
1.1	36
4.1	37	== Règles de nommage des fichiers ==
1.1	38
25.1	39	Pour éviter les erreurs techniques :
1.1	40
25.1	41	* Utilisez uniquement des minuscules et le caractère _ comme séparateur
	42	* Ne pas utiliser les ponctuations : , . ' !
	43	* N’utilisez jamais le caractère & (bloque l’affichage)
	44	* Limitez le nom de fichier à 20 caractères max
1.1	45
4.1	46	= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
1.1	47
27.1	48	== Créer une notice dans une table réservoir ==
1.1	49
25.1	50	1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
	51	1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
	52	1. Sélectionnez une grille de saisie
	53	1. Renseignez les champs descriptifs
	54	1. Enregistrez
	55	1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
1.1	56
4.1	57	[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	58
	59
4.1	60	[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	61
	62
28.1	63	== Ajouter un fichier bureautique ==
1.1	64
4.1	65	=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
1.1	66
25.1	67	1. Ouvrez la notice
	68	1. Glissez votre fichier dans le pavé de gestion des fichiers (situé à droite, onglet Documents)
1.1	69
	70	(% class="box infomessage" %)
	71	(((
4.1	72	Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple.
	73	Pour gagner du temps :
	74
	75	1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ,
	76	1. Faites-les glisser directement dans Flora
1.1	77	)))
	78
25.1	79	[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	80
	81
4.1	82	(% class="box errormessage" %)
	83	(((
25.1	84	//Attention : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
1.1	85
4.1	86	[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	)))
1.1	88
25.1	89	=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
1.1	90
25.1	91	1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
	92	1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
	93	1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
	94	1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
1.1	95
4.1	96	[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	97
	98
4.1	99	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	100
	101
4.1	102	[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	103
	104
4.1	105	[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	106
	107
4.1	108	[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	109
	110
4.1	111	[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	112
	113
4.1	114	[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	115
	116
25.1	117	=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
6.1	118
25.1	119	1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
	120	1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
	121	1. Sélectionnez plusieurs fichiers du même type
	122	1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
7.1	123
6.1	124	[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	125
	126
	127	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	128
	129
	130	[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	131
	132
	133	[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	134
	135
25.1	136	[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	137
25.1	138
6.1	139	[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	140
	141
	142	[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143
	144
	145	[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
4.1	146	)))
1.1	147
7.1	148	(((
20.1	149	== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
1.1	150
	151	(% class="box infomessage" %)
	152	(((
25.1	153	OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
7.1	154	)))
1.1	155
25.1	156	L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue comme pour tout autre fichier bureautique, soit par glisser-déposer dans l’onglet //Documents//, soit via la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
1.1	157
25.1	158	Indexation plein texte automatique :
1.1	159
25.1	160	* Par glisser-déposer : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
	161	* Par gestion avancée : l’indexation est lancée automatiquement à la validation de l’ajout, si la table est configurée pour cela.
1.1	162
9.1	163	(((
10.1	164	= Intervenir sur les document bureautiques =
1.1	165
25.1	166	Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur notice descriptive dans la table réservoir concernée.
9.1	167	)))
1.1	168
9.1	169	(((
25.1	170	== Organiser avec des sous-dossiers ==
1.1	171
9.1	172	(% class="box infomessage" %)
	173	(((
	174	Pourquoi créer des sous-dossiers ?
1.1	175
25.1	176	Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair !
1.1	177
9.1	178	La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
1.1	179
9.1	180	* Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice,
	181	* Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
	182	* Une arborescence sans limite de niveaux.
1.1	183	)))
	184
10.1	185	=== Créer un sous-dossier ===
1.1	186
9.1	187	1. Faites un clic droit sur le dossier Document
	188	1. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
	189	1. Saisissez le libellé du dossier souhaité
25.1	190	1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
	191	1. Glissez-déposez les fichiers dans le dossier correspondant.
1.1	192
9.1	193	[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	194
	195
9.1	196	[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	197
	198
	199
9.1	200	[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	201
25.1	202	=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
1.1	203
25.1	204	(% class="box infomessage" %)
	205	(((
10.1	206	Bon à savoir :
1.1	207
25.1	208	* Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
	209	* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
	210	)))
1.1	211
10.1	212	1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
25.1	213	1. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
	214	1. Utilisez les flèches
	215	1. Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre
	216	1. Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation.
1.1	217
10.1	218	[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	219
	220
10.1	221	[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	222
	223
10.1	224	[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	225
25.1	226
10.1	227	)))
1.1	228
10.1	229	(((
11.1	230	== Renommer un fichier bureautique ==
1.1	231
10.1	232	Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
1.1	233
10.1	234	1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
	235	1. Faites un clic droit sur le fichier concerné
	236	1. Sélectionnez Éditer
25.1	237	1. Une zone de saisie s’ouvre : Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.
1.1	238
10.1	239	[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	240
10.1	241	== Supprimer un fichier bureautique ==
1.1	242
10.1	243	Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
1.1	244
10.1	245	1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
	246	1. Faites un clic droit sur le document à supprimer
	247	1. Cliquez sur Supprimer
25.1	248	1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
	249	1. Cliquez sur OUI pour valider la suppression
1.1	250
10.1	251	[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	252
	253
10.1	254	[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
11.1	255	)))
1.1	256	)))
14.1	257	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	258	(% class="box" %)
13.1	259	(((
18.1	260	Sommaire
13.1	261
18.1	262	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
14.1	263	)))
13.1	264
14.1	265	(% class="box" %)
	266	(((
18.1	267	Aller plus loin
14.1	268
24.1	269	* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
	270	* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome\|\|target="_blank"]]
	271	* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome\|\|target="_blank"]]
	272	* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome\|\|target="_blank"]]
26.1	273	* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
24.1	274	* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
13.1	275	)))
14.1	276
	277	(% class="box" %)
	278	(((
18.1	279	Icônes principales
14.1	280
	281	* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
24.1	282
14.1	283	* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
24.1	284
14.1	285	* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
24.1	286
14.1	287	* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
	288	)))
	289	)))