Gérer les fichiers bureautiques

Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.

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18

== Formats de fichiers compatibles ==

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20

Flora prend en charge une large gamme de formats :

21

22

* **PDF** (.pdf)

23

* **Microsoft Word** (.doc, .docx)

24

* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)

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26

De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.

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28

== Règles de nommage des fichiers ==

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30

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

31

32

* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule

33

* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _

34

* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier

35

* Limiter le nom à **environ 20 caractères**

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37

= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =

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39

== Création de la notice ==

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41

Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**

42

43

1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice

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45

[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées

50

51

[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. **Enregistrer** la notice

56

57

Votre notice est prête à accueillir son fichier !

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59

== Ajout du fichier bureautique ==

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61

Deux méthodes possibles :

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63

=== Méthode simple : Glisser-déposer ===

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* Ouvrir la notice

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* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**

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68

[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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70

71

(% class="box infomessage" %)

72

(((

73

Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.

74

Pour gagner du temps :

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76

1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,

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1. **Faites-les glisser directement dans Flora**

78

)))

79

80

(% class="box errormessage" %)

81

(((

82

**Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.

83

84

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.

85

Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.

86

87

Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.

88

Et voilà, votre document est correctement ajouté !

89

90

[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

91

)))

92

93

=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===

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95

* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée

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97

[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

98

99

100

* Cliquer sur l'icone ajouter des documents

101

102

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

103

104

105

* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité

106

107

[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

108

109

110

[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

111

112

113

* Valider l'ajout du document

114

115

[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

116

117

118

* Enregistrer l'ajout du document

119

120

[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

121

122

123

[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

124

125

126

(% class="box infomessage" %)

127

(((

128

Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !

129

**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.

130

131

**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).

132

133

**Suivez le guide :**

134

135

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

136

137

[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

138

139

(% start="2" %)

140

1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**

141

142

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

1. Passez en mode **Ajout par lot**

145

146

[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

147

148

1. **Sélectionnez **tous vos fichiers

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150

[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

1. **Importez** les fichiers

153

154

[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

155

156

[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

157

158

1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**

159

160

[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

161

162

1. Ne pas oublier d'**enregistrer**

163

164

[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

)))

166

167

= Visualiser les fichiers bureautiques =

168

169

== Depuis une liste de résultats ==

170

171

Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.

172

173

>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.

174

175

(((

176

[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

)))

178

179

**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**

180

Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.

181

182

(% class="box warningmessage" %)

183

(((

184

**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.

185

)))

186

187

== Depuis une notice ==

188

189

(% class="box infomessage" %)

190

(((

191

Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.

192

On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).

193

La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.

194

)))

195

196

=== Depuis une notice du réservoir de médias ===

197

198

Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.

199

200

[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :

207

208

* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.

209

* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.

210

211

(% class="box infomessage" %)

212

(((

213

**Astuce d’affichage**

214

Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.

215

Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.

216

**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.

217

218

[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

)))

223

224

=== Depuis une notice principale ===

225

226

**Fonctionnalités de consultation uniquement :**

227

228

* **Zone de visualisation des fichiers associés**

229

Affichage en haut à droite de la notice.

230

Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.

231

232

[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

233

234

235

* **Clic sur la vignette**

236

Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.

237

238

(% class="box warningmessage" %)

239

(((

240

Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.

241

)))

242

243

= Intervenir sur les document bureautiques =

244

245

(% class="box infomessage" %)

246

(((

247

Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**

248

)))

249

250

== Télécharger des documents ==

251

252

Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.

253

254

En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.

255

Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.

256

257

(% class="box infomessage" %)

258

(((

259

**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.

260

)))

261

262

[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==

269

270

(% class="box infomessage" %)

271

(((

272

**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**

273

274

Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?

275

**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !

276

277

La création de sous-dossiers est facultative mais permet :

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279

* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,

280

* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),

281

* Une arborescence **sans limite de niveaux**.

282

)))

283

284

=== Créer un sous-dossier ===

285

286

1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**

287

1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**

288

1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité

289

290

[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

291

292

293

**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**

294

295

[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.

299

300

[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

301

302

303

=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===

304

305

**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.

Bon à savoir :

* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**

310

* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)

**Mode d'emploi :**

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

315

316

[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer

321

1. Utilisez les **flèches**

322

323

[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="4" %)

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre

328

329

[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

330

331

332

Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**

)))

(((

== Renommer un fichier bureautique ==

337

338

Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !

339

340

1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**

341

1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné

342

1. Sélectionnez **Éditer**

343

344

[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

345

346

347

Une zone de saisie s’ouvre :

348

**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.

349

350

== Supprimer un fichier bureautique ==

351

352

Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :

353

354

1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**

355

1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer

356

1. Cliquez sur **Supprimer**

357

358

[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

359

360

361

Une fenêtre de confirmation s’ouvre :

362

Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression

363

364

[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

365

366

367

= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =

368

369

(% class="box infomessage" %)

370

(((

371

**Qu’est-ce que l’océrisation ?**

372

373

L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.

374

375

Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.

376

)))

377

378

== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==

379

380

L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :

381

**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

382

383

**Indexation automatique** :

384

385

* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.

386

* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.

387

388

== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==

389

390

=== Recherche simple en texte intégral ===

391

392

Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.

393

394

La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :

395

396

* **Bibliothèque** (Catalogue)

397

* **Autres documents**

398

* **Unités d’archives**

399

400

[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

401

402

403

=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===

404

405

Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.

406

407

Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.

408

409

**Paramètres de recherche disponibles :**

410

411

* **Termes du document** : les mots-clés recherchés

412

* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)

413

* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné

414

415

>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**

416

>(% class="small" %)Recherche : roulette

417

>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**

418

>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3

419

>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette

420

421

[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

422

423

424

=== Comprendre les résultats ===

425

426

Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :

427

428

* Visualiser le texte indexé

429

* Visualiser le fichier natif

430

* Consulter le score de pertinence

431

432

[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

==== Visualiser le texte indexé ====

439

440

Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.

441

442

[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

443

444

445

Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.

446

447

[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

448

449

450

==== Visualiser le fichier natif ====

451

452

Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.

453

454

[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

455

456

457

==== Consulter le score de pertinence ====

458

459

La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.

460

461

(% class="box infomessage" %)

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Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).

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[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]