Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques
Version 11.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/25 14:01
Masquer les derniers auteurs
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
3.1 | 1 | (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs |
| |
1.1 | 2 | |
| |
4.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
| |
1.1 | 8 | |
| |
4.1 | 9 | ((( |
| 10 | = Avant de commencer = | ||
| |
1.1 | 11 | |
| |
4.1 | 12 | == Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias == |
| |
1.1 | 13 | |
| |
4.1 | 14 | Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.). |
| 15 | Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**. | ||
| 16 | Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire. | ||
| |
1.1 | 17 | |
| |
4.1 | 18 | == Formats de fichiers compatibles == |
| |
1.1 | 19 | |
| |
4.1 | 20 | Flora prend en charge une large gamme de formats : |
| |
1.1 | 21 | |
| |
4.1 | 22 | * **PDF** (.pdf) |
| 23 | * **Microsoft Word** (.doc, .docx) | ||
| 24 | * **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx) | ||
| |
1.1 | 25 | |
| |
4.1 | 26 | De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**. |
| |
1.1 | 27 | |
| |
4.1 | 28 | == Règles de nommage des fichiers == |
| |
1.1 | 29 | |
| |
4.1 | 30 | Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques : |
| |
1.1 | 31 | |
| |
4.1 | 32 | * **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule |
| 33 | * **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _ | ||
| 34 | * **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier | ||
| 35 | * Limiter le nom à **environ 20 caractères** | ||
| |
1.1 | 36 | |
| |
4.1 | 37 | = Intégrer un fichier bureautique dans Flora = |
| |
1.1 | 38 | |
| |
4.1 | 39 | == Création de la notice == |
| |
1.1 | 40 | |
| |
4.1 | 41 | Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.** |
| |
1.1 | 42 | |
| |
4.1 | 43 | 1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice |
| |
1.1 | 44 | |
| |
4.1 | 45 | [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 46 | |
| 47 | |||
| |
4.1 | 48 | (% start="2" %) |
| 49 | 1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées | ||
| |
1.1 | 50 | |
| |
4.1 | 51 | [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 52 | |
| 53 | |||
| |
4.1 | 54 | (% start="3" %) |
| 55 | 1. **Enregistrer** la notice | ||
| |
1.1 | 56 | |
| |
4.1 | 57 | Votre notice est prête à accueillir son fichier ! |
| |
1.1 | 58 | |
| |
4.1 | 59 | == Ajout du fichier bureautique == |
| |
1.1 | 60 | |
| |
4.1 | 61 | Deux méthodes possibles : |
| |
1.1 | 62 | |
| |
4.1 | 63 | === Méthode simple : Glisser-déposer === |
| |
1.1 | 64 | |
| |
4.1 | 65 | * Ouvrir la notice |
| 66 | * Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents** | ||
| |
1.1 | 67 | |
| |
4.1 | 68 | [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 69 | |
| 70 | |||
| 71 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 72 | ((( | ||
| |
4.1 | 73 | Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**. |
| 74 | Pour gagner du temps : | ||
| 75 | |||
| 76 | 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**, | ||
| 77 | 1. **Faites-les glisser directement dans Flora** | ||
| |
1.1 | 78 | ))) |
| 79 | |||
| |
4.1 | 80 | (% class="box errormessage" %) |
| 81 | ((( | ||
| 82 | **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**. | ||
| |
1.1 | 83 | |
| |
4.1 | 84 | Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image. |
| 85 | Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé. | ||
| |
1.1 | 86 | |
| |
4.1 | 87 | Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**. |
| 88 | Et voilà, votre document est correctement ajouté ! | ||
| |
1.1 | 89 | |
| |
4.1 | 90 | [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 91 | ))) | ||
| |
1.1 | 92 | |
| |
5.1 | 93 | === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers === |
| |
1.1 | 94 | |
| |
4.1 | 95 | * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée |
| |
1.1 | 96 | |
| |
4.1 | 97 | [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 98 | |
| 99 | |||
| |
4.1 | 100 | * Cliquer sur l'icone ajouter des documents |
| |
1.1 | 101 | |
| |
4.1 | 102 | [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 103 | |
| 104 | |||
| |
4.1 | 105 | * Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité |
| |
1.1 | 106 | |
| |
4.1 | 107 | [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 108 | |
| 109 | |||
| |
4.1 | 110 | [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 111 | |
| 112 | |||
| |
4.1 | 113 | * Valider l'ajout du document |
| |
1.1 | 114 | |
| |
4.1 | 115 | [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 116 | |
| 117 | |||
| |
4.1 | 118 | * Enregistrer l'ajout du document |
| |
1.1 | 119 | |
| |
4.1 | 120 | [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 121 | |
| 122 | |||
| |
4.1 | 123 | [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 124 | |
| 125 | |||
| |
5.1 | 126 | (% class="box infomessage" %) |
| 127 | ((( | ||
| |
7.1 | 128 | Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** ! |
| 129 | **Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot. | ||
| |
6.1 | 130 | |
| |
7.1 | 131 | **Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.). |
| 132 | |||
| 133 | **Suivez le guide :** | ||
| 134 | |||
| |
6.1 | 135 | 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers** |
| 136 | |||
| 137 | [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 138 | |||
| 139 | (% start="2" %) | ||
| 140 | 1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents** | ||
| 141 | |||
| 142 | [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 143 | |||
| 144 | 1. Passez en mode **Ajout par lot** | ||
| 145 | |||
| 146 | [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 147 | |||
| 148 | 1. **Sélectionnez **tous vos fichiers | ||
| 149 | |||
| 150 | [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 151 | |||
| 152 | 1. **Importez** les fichiers | ||
| 153 | |||
| 154 | [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 155 | |||
| 156 | [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 157 | |||
| 158 | 1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider** | ||
| 159 | |||
| 160 | [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 161 | |||
| 162 | 1. Ne pas oublier d'**enregistrer** | ||
| 163 | |||
| 164 | [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
4.1 | 165 | ))) |
| |
1.1 | 166 | |
| |
8.1 | 167 | = Visualiser les fichiers bureautiques = |
| |
1.1 | 168 | |
| |
7.1 | 169 | == Depuis une liste de résultats == |
| |
1.1 | 170 | |
| |
7.1 | 171 | Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats. |
| |
1.1 | 172 | |
| |
8.1 | 173 | >(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé. |
| 174 | |||
| 175 | ((( | ||
| |
7.1 | 176 | [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 177 | ))) | ||
| |
1.1 | 178 | |
| |
7.1 | 179 | **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?** |
| 180 | Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté. | ||
| |
1.1 | 181 | |
| |
7.1 | 182 | (% class="box warningmessage" %) |
| 183 | ((( | ||
| 184 | **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts. | ||
| 185 | ))) | ||
| |
1.1 | 186 | |
| |
8.1 | 187 | == Depuis une notice == |
| |
1.1 | 188 | |
| 189 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 190 | ((( | ||
| |
7.1 | 191 | Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**. |
| 192 | On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//). | ||
| 193 | La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**. | ||
| |
1.1 | 194 | ))) |
| 195 | |||
| |
7.1 | 196 | === Depuis une notice du réservoir de médias === |
| |
1.1 | 197 | |
| |
7.1 | 198 | Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche. |
| |
1.1 | 199 | |
| |
7.1 | 200 | [[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 201 | |
| |
7.1 | 202 | |
| 203 | ))) | ||
| |
1.1 | 204 | |
| |
7.1 | 205 | ((( |
| 206 | **Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir : | ||
| |
1.1 | 207 | |
| |
7.1 | 208 | * **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**. |
| 209 | * **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur. | ||
| |
1.1 | 210 | |
| 211 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 212 | ((( | ||
| |
7.1 | 213 | **Astuce d’affichage** |
| 214 | Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices. | ||
| 215 | Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut. | ||
| 216 | **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès. | ||
| |
1.1 | 217 | |
| |
7.1 | 218 | [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 219 | |
| 220 | |||
| |
7.1 | 221 | [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 222 | ))) | ||
| |
1.1 | 223 | |
| |
8.1 | 224 | === Depuis une notice principale === |
| |
1.1 | 225 | |
| |
9.1 | 226 | **Fonctionnalités de consultation uniquement :** |
| |
1.1 | 227 | |
| |
9.1 | 228 | * **Zone de visualisation des fichiers associés** |
| 229 | Affichage en haut à droite de la notice. | ||
| 230 | Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette. | ||
| |
1.1 | 231 | |
| |
9.1 | 232 | [[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 233 | |
| 234 | |||
| |
9.1 | 235 | * **Clic sur la vignette** |
| 236 | Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats. | ||
| |
1.1 | 237 | |
| |
9.1 | 238 | (% class="box warningmessage" %) |
| 239 | ((( | ||
| 240 | Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**. | ||
| 241 | ))) | ||
| |
1.1 | 242 | |
| |
10.1 | 243 | = Intervenir sur les document bureautiques = |
| |
1.1 | 244 | |
| |
9.1 | 245 | (% class="box infomessage" %) |
| 246 | ((( | ||
| 247 | Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.** | ||
| 248 | ))) | ||
| |
1.1 | 249 | |
| |
10.1 | 250 | == Télécharger des documents == |
| |
1.1 | 251 | |
| |
9.1 | 252 | Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger. |
| |
1.1 | 253 | |
| |
9.1 | 254 | En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**. |
| 255 | Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur. | ||
| |
1.1 | 256 | |
| |
9.1 | 257 | (% class="box infomessage" %) |
| 258 | ((( | ||
| 259 | **À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement. | ||
| 260 | ))) | ||
| |
1.1 | 261 | |
| |
9.1 | 262 | [[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 263 | |
| |
9.1 | 264 | |
| 265 | ))) | ||
| |
1.1 | 266 | |
| |
9.1 | 267 | ((( |
| |
10.1 | 268 | == Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers == |
| |
1.1 | 269 | |
| |
9.1 | 270 | (% class="box infomessage" %) |
| 271 | ((( | ||
| 272 | **Pourquoi créer des sous-dossiers ?** | ||
| |
1.1 | 273 | |
| |
9.1 | 274 | Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? |
| 275 | **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** ! | ||
| |
1.1 | 276 | |
| |
9.1 | 277 | La création de sous-dossiers est facultative mais permet : |
| |
1.1 | 278 | |
| |
9.1 | 279 | * Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice, |
| 280 | * Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.), | ||
| 281 | * Une arborescence **sans limite de niveaux**. | ||
| |
1.1 | 282 | ))) |
| 283 | |||
| |
10.1 | 284 | === Créer un sous-dossier === |
| |
1.1 | 285 | |
| |
9.1 | 286 | 1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document** |
| 287 | 1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier** | ||
| 288 | 1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité | ||
| |
1.1 | 289 | |
| |
9.1 | 290 | [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 291 | |
| 292 | |||
| |
9.1 | 293 | **Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !** |
| |
1.1 | 294 | |
| |
9.1 | 295 | [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 296 | |
| 297 | |||
| |
9.1 | 298 | Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant. |
| |
1.1 | 299 | |
| |
9.1 | 300 | [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 301 | |
| 302 | |||
| |
10.1 | 303 | === Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers === |
| |
1.1 | 304 | |
| |
10.1 | 305 | **Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final. |
| |
1.1 | 306 | |
| |
10.1 | 307 | Bon à savoir : |
| |
1.1 | 308 | |
| |
10.1 | 309 | * **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier** |
| 310 | * **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier) | ||
| |
1.1 | 311 | |
| |
10.1 | 312 | **Mode d'emploi :** |
| |
1.1 | 313 | |
| |
10.1 | 314 | 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers** |
| |
1.1 | 315 | |
| |
10.1 | 316 | [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 317 | |
| 318 | |||
| |
10.1 | 319 | (% start="2" %) |
| |
11.1 | 320 | 1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer |
| |
10.1 | 321 | 1. Utilisez les **flèches** |
| |
1.1 | 322 | |
| |
10.1 | 323 | [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 324 | |
| 325 | |||
| |
10.1 | 326 | (% start="4" %) |
| 327 | 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre | ||
| |
1.1 | 328 | |
| |
10.1 | 329 | [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 330 | |
| 331 | |||
| |
10.1 | 332 | Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation** |
| 333 | ))) | ||
| |
1.1 | 334 | |
| |
10.1 | 335 | ((( |
| |
11.1 | 336 | == Renommer un fichier bureautique == |
| |
1.1 | 337 | |
| |
10.1 | 338 | Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple ! |
| |
1.1 | 339 | |
| |
10.1 | 340 | 1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents** |
| 341 | 1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné | ||
| 342 | 1. Sélectionnez **Éditer** | ||
| |
1.1 | 343 | |
| |
10.1 | 344 | [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 345 | |
| 346 | |||
| |
10.1 | 347 | Une zone de saisie s’ouvre : |
| 348 | **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins. | ||
| |
1.1 | 349 | |
| |
10.1 | 350 | == Supprimer un fichier bureautique == |
| |
1.1 | 351 | |
| |
10.1 | 352 | Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement : |
| |
1.1 | 353 | |
| |
10.1 | 354 | 1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents** |
| 355 | 1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer | ||
| 356 | 1. Cliquez sur **Supprimer** | ||
| |
1.1 | 357 | |
| |
10.1 | 358 | [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 359 | |
| 360 | |||
| |
10.1 | 361 | Une fenêtre de confirmation s’ouvre : |
| 362 | Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression | ||
| |
1.1 | 363 | |
| |
10.1 | 364 | [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 365 | |
| 366 | |||
| |
10.1 | 367 | = Gérer des fichiers océrisés dans Flora = |
| |
1.1 | 368 | |
| |
10.1 | 369 | (% class="box infomessage" %) |
| 370 | ((( | ||
| 371 | **Qu’est-ce que l’océrisation ?** | ||
| |
1.1 | 372 | |
| |
10.1 | 373 | L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**. |
| |
1.1 | 374 | |
| |
10.1 | 375 | Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**. |
| 376 | ))) | ||
| |
1.1 | 377 | |
| |
10.1 | 378 | == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora == |
| |
1.1 | 379 | |
| |
10.1 | 380 | L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import : |
| 381 | **Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers** | ||
| |
1.1 | 382 | |
| |
10.1 | 383 | **Indexation automatique** : |
| |
1.1 | 384 | |
| |
10.1 | 385 | * **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement. |
| 386 | * **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**. | ||
| |
1.1 | 387 | |
| |
10.1 | 388 | == Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés == |
| |
1.1 | 389 | |
| |
10.1 | 390 | === Recherche simple en texte intégral === |
| |
1.1 | 391 | |
| |
10.1 | 392 | Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés. |
| |
1.1 | 393 | |
| |
10.1 | 394 | La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes : |
| |
1.1 | 395 | |
| |
10.1 | 396 | * **Bibliothèque** (Catalogue) |
| 397 | * **Autres documents** | ||
| 398 | * **Unités d’archives** | ||
| |
1.1 | 399 | |
| |
10.1 | 400 | [[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 401 | |
| 402 | |||
| |
11.1 | 403 | === Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) === |
| |
1.1 | 404 | |
| |
10.1 | 405 | Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**. |
| |
1.1 | 406 | |
| |
10.1 | 407 | Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice. |
| |
1.1 | 408 | |
| |
10.1 | 409 | **Paramètres de recherche disponibles :** |
| 410 | |||
| 411 | * **Termes du document** : les mots-clés recherchés | ||
| 412 | * **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...) | ||
| 413 | * **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné | ||
| 414 | |||
| |
11.1 | 415 | >(% class="small" %)**Exemple de recherche floue** |
| 416 | >(% class="small" %)Recherche : roulette | ||
| 417 | >(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)** | ||
| 418 | >(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3 | ||
| 419 | >(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette | ||
| |
10.1 | 420 | |
| |
11.1 | 421 | [[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
10.1 | 422 | |
| 423 | |||
| |
11.1 | 424 | === Comprendre les résultats === |
| |
10.1 | 425 | |
| |
11.1 | 426 | Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** : |
| |
10.1 | 427 | |
| |
11.1 | 428 | * Visualiser le texte indexé |
| 429 | * Visualiser le fichier natif | ||
| 430 | * Consulter le score de pertinence | ||
| |
1.1 | 431 | |
| |
11.1 | 432 | [[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 433 | |
| |
11.1 | 434 | |
| 435 | ))) | ||
| |
1.1 | 436 | |
| |
11.1 | 437 | ((( |
| 438 | ==== Visualiser le texte indexé ==== | ||
| |
1.1 | 439 | |
| |
11.1 | 440 | Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme. |
| |
1.1 | 441 | |
| |
11.1 | 442 | [[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 443 | |
| 444 | |||
| |
11.1 | 445 | Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux. |
| |
1.1 | 446 | |
| |
11.1 | 447 | [[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 448 | |
| 449 | |||
| |
11.1 | 450 | ==== Visualiser le fichier natif ==== |
| |
1.1 | 451 | |
| |
11.1 | 452 | Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial. |
| |
1.1 | 453 | |
| |
11.1 | 454 | [[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 455 | |
| 456 | |||
| |
11.1 | 457 | ==== Consulter le score de pertinence ==== |
| |
1.1 | 458 | |
| |
11.1 | 459 | La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés. |
| |
1.1 | 460 | |
| 461 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 462 | ((( | ||
| |
11.1 | 463 | Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice). |
| |
1.1 | 464 | ))) |
| 465 | |||
| |
11.1 | 466 | [[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 467 | ))) | ||
| 468 | )))|(% style="width:300px" %) |