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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 09:50
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À la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 95  * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
... ... @@ -123,188 +123,221 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 +
127 +)))
128 +)))|(% style="width:300px" %)
129 +
130 +
131 +
132 +
133 +
134 +
135 +
136 +(% class="wikigeneratedid" %)
137 +Résultat :
138 +
139 +
140 +
141 +==== Ajout par lot ====
142 +
143 +
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
146 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 +)))
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
149 +Exemple pour la table Autres Documents.
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
151 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
134 134  
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
153 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 136  
137 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +(% class="wikigeneratedid" %)
156 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
158 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 141  
142 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
161 +(% class="wikigeneratedid" %)
162 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
145 145  
146 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +(% class="box infomessage" %)
165 +(((
166 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
167 +)))
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +(% class="wikigeneratedid" %)
174 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
155 155  
156 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +(% class="wikigeneratedid" %)
180 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
182 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 163  
164 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 -)))
166 166  
185 +(% class="wikigeneratedid" %)
186 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
187 +
188 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 +
190 +
191 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
192 +
193 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 +
195 +
196 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
197 +
198 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 +
200 +
201 +(% class="wikigeneratedid" %)
202 +Résultat :
203 +
204 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +
206 +
167 167  = Visualiser les fichiers bureautiques =
168 168  
209 +
210 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
211 +
212 +
169 169  == Depuis une liste de résultats ==
170 170  
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 172  
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
216 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
174 174  
175 -(((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -)))
218 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 181  
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 -(((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
221 +Exemple pour la table Autres documents.
186 186  
223 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
224 +
225 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +
227 +(% style="text-align: center;" %)
228 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
229 +
230 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
231 +
232 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 +
234 +(% style="text-align: center;" %)
235 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
236 +
187 187  == Depuis une notice ==
188 188  
239 +
240 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
241 +
242 +
243 +Exemple pour la table Unités d'archives.
244 +
245 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
246 +
247 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 +
249 +
250 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
251 +
252 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
254 +
255 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 +
257 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 +
259 +
189 189  (% class="box infomessage" %)
190 190  (((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
262 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
194 194  )))
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
265 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
267 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 -
203 -)))
270 +Pour le masquer :
204 204  
205 -(((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
272 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 207  
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
275 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
217 217  
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
278 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
220 220  
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -)))
280 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
223 223  
224 -=== Depuis une notice principale ===
282 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
225 225  
226 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
284 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
227 227  
228 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 -Affichage en haut à droite de la notice.
230 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
231 231  
232 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
233 233  
289 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 234  
235 -* **Clic sur la vignette**
236 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 237  
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 -)))
292 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
242 242  
243 -= Intervenir sur les document bureautiques =
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 -)))
295 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
249 249  
250 -== Télécharger des documents ==
251 251  
252 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
298 +== Télécharger un fichier bureautique ==
253 253  
254 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
256 256  
301 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
302 +
303 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
304 +
257 257  (% class="box infomessage" %)
258 258  (((
259 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
307 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
260 260  )))
261 261  
262 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 263  
264 -
265 -)))
266 266  
267 -(((
268 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
313 +== Créer un sous-dossier ==
269 269  
270 270  (% class="box infomessage" %)
271 271  (((
272 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
273 -
274 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
276 -
277 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
278 -
279 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
317 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
282 282  )))
283 283  
284 -=== Créer un sous-dossier ===
320 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
285 285  
286 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
322 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
289 289  
290 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +Depuis l'onglet Document :
291 291  
326 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
292 292  
293 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
328 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
295 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +Résultat :
296 296  
332 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 297  
298 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
334 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
299 299  
300 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 +Résultat :
301 301  
338 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 302  
303 -)))
304 -)))|(% style="width:300px" %)
305 305  
306 -
307 -
308 308  == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
309 309  
310 310  
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