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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 09:50
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,26 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -240,7 +240,7 @@
240 240  Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 241  )))
242 242  
243 -= Intervenir sur les document bureautiques =
262 += Intervenir sur les document bureautiques =
244 244  
245 245  (% class="box infomessage" %)
246 246  (((
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 248  )))
249 249  
250 -== Télécharger des documents ==
269 +== Télécharger des documents ==
251 251  
252 252  Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
253 253  
... ... @@ -265,7 +265,7 @@
265 265  )))
266 266  
267 267  (((
268 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
287 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
269 269  
270 270  (% class="box infomessage" %)
271 271  (((
... ... @@ -281,7 +281,7 @@
281 281  * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
282 282  )))
283 283  
284 -=== Créer un sous-dossier ===
303 +=== Créer un sous-dossier ===
285 285  
286 286  1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 287  1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
... ... @@ -300,209 +300,201 @@
300 300  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 302  
303 -)))
304 -)))|(% style="width:300px" %)
322 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
305 305  
324 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
306 306  
326 +Bon à savoir :
307 307  
308 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
328 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
329 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
309 309  
331 +**Mode d'emploi :**
310 310  
311 -(% class="box infomessage" %)
312 -(((
313 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
314 -)))
333 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
315 315  
316 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
335 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
319 319  
320 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
338 +(% start="2" %)
339 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
340 +1. Utilisez les **flèches**
321 321  
322 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
323 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
342 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
325 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
326 326  
327 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 +(% start="4" %)
346 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
328 328  
348 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
331 331  
332 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
333 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
351 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
352 +)))
334 334  
335 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 +(((
355 +== Renommer un fichier bureautique ==
336 336  
357 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
337 337  
338 -(% class="wikigeneratedid" %)
339 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
359 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
360 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
361 +1. Sélectionnez **Éditer**
340 340  
341 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
343 343  
344 -(% class="wikigeneratedid" %)
345 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
366 +Une zone de saisie s’ouvre :
367 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
346 346  
347 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
348 -
349 -
350 -== Modifier un fichier bureautique ==
351 -
352 -
353 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
354 -
355 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
356 -
357 -
358 -Il est alors possible de renommer le document.
359 -
360 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
361 -
362 -
363 363  == Supprimer un fichier bureautique ==
364 364  
371 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
365 365  
366 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
373 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
374 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
375 +1. Cliquez sur **Supprimer**
367 367  
368 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
377 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 369  
370 370  
371 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
380 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
381 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
372 372  
373 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  
375 375  
376 -= Gérer des fichiers océrisés =
386 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
377 377  
388 +(% class="box infomessage" %)
389 +(((
390 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
378 378  
379 -== Définitions ==
392 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
380 380  
394 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
395 +)))
381 381  
382 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
397 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
383 383  
384 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
399 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
400 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
385 385  
386 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
402 +**Indexation automatique** :
387 387  
388 -* Bibliothèque (catalogue)
389 -* Autres Documents
390 -* Unités d'archives
404 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
405 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
391 391  
392 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
407 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
393 393  
409 +=== Recherche simple en texte intégral ===
394 394  
395 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
411 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
396 396  
397 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
413 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
398 398  
399 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
400 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
415 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
416 +* **Autres documents**
417 +* **Unités d’archives**
401 401  
402 -== Rechercher en texte intégral ==
419 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403 403  
404 404  
405 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
422 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
406 406  
424 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
407 407  
408 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
409 -=== Recherche simple en texte intégral ===
426 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
410 410  
428 +**Paramètres de recherche disponibles :**
411 411  
412 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
430 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
431 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
432 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
413 413  
414 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
434 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
435 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
436 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
437 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
438 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
415 415  
416 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
440 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 417  
418 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
419 419  
420 -(% style="text-align: center;" %)
421 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
443 +== Comprendre les résultats ==
422 422  
445 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
423 423  
424 -=== La recherche générique en texte intégral ===
447 +* Visualiser le texte indexé
448 +* Visualiser le fichier natif
449 +* Consulter le score de pertinence
425 425  
451 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 -(% class="box infomessage" %)
428 -(((
429 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
453 +
430 430  )))
431 431  
432 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
456 +(((
457 +==== Visualiser le texte indexé ====
433 433  
434 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
459 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
435 435  
461 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 437  
464 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
438 438  
466 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 440  
469 +==== Visualiser le fichier natif ====
441 441  
442 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
471 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
443 443  
444 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
473 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 445  
446 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
447 447  
448 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
476 +==== Consulter le score de pertinence ====
449 449  
450 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
478 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
451 451  
480 +(% class="box infomessage" %)
481 +(((
482 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
483 +)))
452 452  
453 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
485 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 +)))
487 +)))|(% style="width:300px" %)(((
488 +(% class="box" %)
489 +(((
490 +**Sommaire :**
454 454  
455 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
492 +{{toc depth="2"/}}
493 +)))
456 456  
495 +(% class="box" %)
496 +(((
497 +**Aller plus loin :**
457 457  
458 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
459 -== Visualiser la liste de résultats ==
499 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
500 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
501 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
502 +* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
503 +* Lier des documents à un bien
504 +)))
460 460  
506 +(% class="box" %)
507 +(((
508 + ** Icônes principales :**
461 461  
462 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
463 -
464 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
465 -
466 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
467 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
468 -
469 -
470 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
471 -=== Visualiser le texte indexé ===
472 -
473 -
474 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
475 -
476 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
477 -
478 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
479 -
480 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
481 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
482 -
483 -
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485 -=== Visualiser le fichier natif ===
486 -
487 -
488 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
489 -
490 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
491 -
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493 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
494 -
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497 -=== Visualiser le score de pertinence ===
498 -
499 -
500 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
501 -
502 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
503 -
504 -
505 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
506 -
507 -(% style="text-align: center;" %)
508 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
510 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
511 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
512 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
513 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
514 +* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
515 +* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
516 +* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
517 +* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
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