Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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modifié par Joséphine Ducruet
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (7 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -240,7 +240,7 @@
  Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
  )))
--=  Intervenir sur les document bureautiques =
++= Intervenir sur les document bureautiques =
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -247,7 +247,7 @@
  Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
  )))
--==  Télécharger des documents ==
++== Télécharger des documents ==
  Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
@@ -265,7 +265,7 @@
  )))
  (((
--==  Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -281,7 +281,7 @@
  * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
  )))
--===  Créer un sous-dossier ===
++=== Créer un sous-dossier ===
 . Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
 . Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
@@ -300,95 +300,127 @@
  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
++**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++Bon à savoir :
--== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
++* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
++* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
++**Mode d'emploi :**
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
--)))
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
++[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
--Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
++(% start="2" %)
++1.  **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
++1. Utilisez les **flèches**
--* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
--* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
++[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
--[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% start="4" %)
++1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
++[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
++)))
--[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(((
++==  Renommer un fichier bureautique ==
++Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
++1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
++1. Sélectionnez **Éditer**
--[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
++Une zone de saisie s’ouvre :
++**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
--[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Supprimer un fichier bureautique ==
++Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
--== Modifier un fichier bureautique ==
++1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
++1. Cliquez sur **Supprimer**
++[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
--[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est alors possible de renommer le document.
--[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--== Supprimer un fichier bureautique ==
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
++)))
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
++== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++**Indexation automatique** :
--Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
++=== Recherche simple en texte intégral ===
--= Gérer des fichiers océrisés =
++Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
++La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
--== Définitions ==
++* **Bibliothèque** (Catalogue)
++* **Autres documents**
++* **Unités d’archives**
++[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
--Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
++===  Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
++Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
--* Bibliothèque (catalogue)
--* Autres Documents
--* Unités d'archives
++Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++**Paramètres de recherche disponibles :**
++
++* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
++* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
++* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
++
++
++
++= Gérer des fichiers océrisés =
++
++
  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==

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