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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27
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À la version 20.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,17 +3,38 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 -
31 +(% class="box warningmessage" %)
32 +(((
33 +**Rappel**
14 14  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 15  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 16  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
37 +)))
17 17  
18 18  == Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
... ... @@ -62,8 +62,8 @@
62 62  
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
86 +1. Ouvrir la notice
87 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
67 67  
68 68  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
... ... @@ -92,17 +92,19 @@
92 92  
93 93  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
116 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
121 +(% start="2" %)
122 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
127 +(% start="3" %)
128 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 106  
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
... ... @@ -110,12 +110,14 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
136 +(% start="4" %)
137 +1. Valider l'ajout du document
114 114  
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
142 +(% start="5" %)
143 +1. Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
... ... @@ -141,14 +141,17 @@
141 141  
142 142  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
169 +(% start="3" %)
144 144  1. Passez en mode **Ajout par lot**
145 145  
146 146  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
174 +(% start="4" %)
148 148  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 150  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
179 +(% start="5" %)
152 152  1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 154  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -155,345 +155,216 @@
155 155  
156 156  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
186 +(% start="6" %)
158 158  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 160  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
191 +(% start="7" %)
162 162  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163 163  
164 164  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  )))
166 -
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
168 -
169 -== Depuis une liste de résultats ==
170 -
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 -
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 -
175 -(((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  )))
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 -
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 183  (((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
199 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
186 186  
187 -== Depuis une notice ==
188 -
189 189  (% class="box infomessage" %)
190 190  (((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 -)))
203 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
205 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
199 -
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 -
202 -
207 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
203 203  )))
204 204  
205 -(((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
210 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
207 207  
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
213 +**Indexation automatique** :
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
215 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
217 +
212 212  (((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
219 += Intervenir sur les document bureautiques =
217 217  
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 -
220 -
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +(% class="box warningmessage" %)
222 +(((
223 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
222 222  )))
223 -
224 -=== Depuis une notice principale ===
225 -
226 -
227 227  )))
228 -)))|(% style="width:300px" %)
229 229  
227 +(((
228 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
230 230  
231 -
232 -
233 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
234 -
235 -
236 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
237 -
238 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
239 -
240 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
241 -
242 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 -
244 -
245 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
246 -
247 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 -
249 -
250 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
251 -
252 -
253 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
254 -
255 -
256 -== Télécharger un fichier bureautique ==
257 -
258 -
259 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
260 -
261 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
262 -
263 263  (% class="box infomessage" %)
264 264  (((
265 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
266 -)))
232 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
267 267  
268 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
235 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
269 269  
237 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
270 270  
271 -== Créer un sous-dossier ==
272 -
273 -(% class="box infomessage" %)
274 -(((
275 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
239 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
240 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
241 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
276 276  )))
277 277  
278 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
244 +=== Créer un sous-dossier ===
279 279  
280 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
246 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
247 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
248 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
281 281  
282 -Depuis l'onglet Document :
250 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
284 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
285 285  
286 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
253 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
287 287  
288 -Résultat :
255 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 291  
292 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
258 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
293 293  
294 -Résultat :
260 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 295  
296 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
297 297  
264 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
298 298  
299 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
266 +Bon à savoir :
300 300  
268 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
269 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
301 301  
302 -(% class="box infomessage" %)
303 -(((
304 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
305 -)))
271 +**Mode d'emploi :**
306 306  
307 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
273 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
308 308  
309 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
275 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 310  
311 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
312 312  
313 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
314 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
278 +(% start="2" %)
279 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
280 +1. Utilisez les **flèches**
315 315  
316 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
282 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 319  
285 +(% start="4" %)
286 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
320 320  
321 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
288 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 322  
323 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
324 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
325 325  
326 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
292 +)))
327 327  
294 +(((
295 +== Renommer un fichier bureautique ==
328 328  
329 -(% class="wikigeneratedid" %)
330 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
297 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
331 331  
332 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
300 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
301 +1. Sélectionnez **Éditer**
333 333  
303 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 334  
335 -(% class="wikigeneratedid" %)
336 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
337 337  
338 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 +Une zone de saisie s’ouvre :
307 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
339 339  
340 -
341 -== Modifier un fichier bureautique ==
342 -
343 -
344 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
345 -
346 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 -
348 -
349 -Il est alors possible de renommer le document.
350 -
351 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 -
353 -
354 354  == Supprimer un fichier bureautique ==
355 355  
311 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
356 356  
357 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
313 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
314 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
315 +1. Cliquez sur **Supprimer**
358 358  
359 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
317 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360 360  
361 361  
362 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
320 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
321 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
363 363  
364 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
323 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 366  
367 -= Gérer des fichiers océrisés =
326 += =
368 368  
328 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
369 369  
370 -== Définitions ==
330 +=== Recherche simple en texte intégral ===
371 371  
332 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
372 372  
373 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
334 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
374 374  
375 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
336 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
337 +* **Autres documents**
338 +* **Unités d’archives**
376 376  
377 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
340 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 378  
379 -* Bibliothèque (catalogue)
380 -* Autres Documents
381 -* Unités d'archives
382 382  
383 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
343 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
384 384  
345 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
385 385  
386 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
347 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
387 387  
388 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
349 +**Paramètres de recherche disponibles :**
389 389  
390 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
391 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
351 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
352 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
353 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
392 392  
393 -== Rechercher en texte intégral ==
355 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
356 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
357 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
358 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
359 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
394 394  
395 395  
396 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
362 +
363 +)))
397 397  
398 -
399 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
400 -=== Recherche simple en texte intégral ===
401 -
402 -
403 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
404 -
405 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
406 -
407 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
408 -
409 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 -
411 -(% style="text-align: center;" %)
412 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
413 -
414 -
415 -=== La recherche générique en texte intégral ===
416 -
417 -
418 -(% class="box infomessage" %)
419 419  (((
420 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
366 +
421 421  )))
368 +)))
369 +)))|(% style="width:300px" %)(((
370 +(% class="box" %)
371 +(((
372 +**Sommaire**
422 422  
423 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
374 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 +)))
424 424  
425 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
377 +(% class="box" %)
378 +(((
379 +**Aller plus loin**
426 426  
381 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
382 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
383 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
384 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
385 +* Lier des documents à un bien
386 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
387 +)))
427 427  
389 +(% class="box" %)
390 +(((
391 +**Icônes principales**
428 428  
429 -
430 -
431 -
432 -
433 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
434 -
435 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
436 -
437 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
438 -
439 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
440 -
441 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
442 -
443 -
444 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
445 -
446 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
447 -
448 -
449 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
450 -== Visualiser la liste de résultats ==
451 -
452 -
453 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
454 -
455 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 -
457 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
458 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
459 -
460 -
461 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
462 -=== Visualiser le texte indexé ===
463 -
464 -
465 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
466 -
467 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
468 -
469 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
470 -
471 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
472 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
473 -
474 -
475 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
476 -=== Visualiser le fichier natif ===
477 -
478 -
479 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
480 -
481 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
482 -
483 -(% style="text-align: center;" %)
484 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
485 -
486 -
487 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
488 -=== Visualiser le score de pertinence ===
489 -
490 -
491 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
492 -
493 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
494 -
495 -
496 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 -
498 -(% style="text-align: center;" %)
499 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
393 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
394 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
395 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
396 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
397 +)))
398 +)))
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