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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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À la version 26.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/19 11:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,71 +1,76 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7 +
8 +Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 +
10 +Cela permet de :
11 +
12 +* centraliser les fichiers,
13 +* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 +* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
20 +(% class="box warningmessage" %)
21 +(((
22 +**Rappel**
23 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 +Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 +)))
13 13  
14 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 -Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 -Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
27 +== Format de fichiers compatibles ==
17 17  
18 -== Formats de fichiers compatibles ==
29 +Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
19 19  
20 -Flora prend en charge une large gamme de formats :
31 +* PDF : .pdf
32 +* Microsoft Word : .doc, .docx
33 +* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
21 21  
22 -* **PDF** (.pdf)
23 -* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 -* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
35 +Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
25 25  
26 -De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 -
28 28  == Règles de nommage des fichiers ==
29 29  
30 -Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
39 +Pour éviter les erreurs techniques :
31 31  
32 -* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 -* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 -* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 -* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
41 +* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 +* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 +* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 +* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
36 36  
37 37  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
38 38  
39 -== Création de la notice ==
48 +== Créer une notice ==
40 40  
41 -Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
50 +==== Créer une notice dans une table réservoir ====
42 42  
43 -1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
52 +1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 +1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 +1. Sélectionnez une grille de saisie
55 +1. Renseignez les champs descriptifs
56 +1. Enregistrez
57 +1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
44 44  
45 45  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
48 -(% start="2" %)
49 -1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 -
51 51  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
53 53  
54 -(% start="3" %)
55 -1. **Enregistrer** la notice
56 56  
57 -Votre notice est prête à accueillir son fichier !
66 +== Ajouter du fichier bureautique ==
58 58  
59 -== Ajout du fichier bureautique ==
60 60  
61 -Deux méthodes possibles :
62 -
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
71 +1. Ouvrez la notice
72 +1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
67 67  
68 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
71 71  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -77,33 +77,29 @@
77 77  1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 78  )))
79 79  
85 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
80 80  (% class="box errormessage" %)
81 81  (((
82 - **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
90 +//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
83 83  
84 -Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 -Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 -
87 -Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 -Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 -
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
95 +=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
97 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
98 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
99 +1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
100 +1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 -
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 -
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
... ... @@ -110,13 +110,9 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
114 -
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
119 -
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
... ... @@ -123,440 +123,179 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -(% class="box infomessage" %)
127 -(((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
123 +=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
125 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
126 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
127 +1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
128 +1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
134 -
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 -
137 137  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
141 141  
142 142  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
145 145  
146 146  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 150  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  
144 +
156 156  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 160  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163 163  
164 164  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  )))
166 166  
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
168 -
169 -== Depuis une liste de résultats ==
170 -
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 -
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 -)))
176 -
177 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
179 -
180 -(% class="box warningmessage" %)
181 181  (((
182 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 -)))
155 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
184 184  
185 -== Depuis une notice ==
186 -
187 187  (% class="box infomessage" %)
188 188  (((
189 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
159 +**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
192 192  )))
193 193  
194 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
162 +L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
195 195  
196 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
164 +**Indexation plein texte automatique** :
197 197  
198 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
167 +* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
199 199  
200 -
169 +(((
170 += Intervenir sur les document bureautiques =
171 +
172 +Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
201 201  )))
202 202  
203 203  (((
204 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
176 +== Organiser avec des sous-dossiers ==
205 205  
206 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
208 -
209 209  (% class="box infomessage" %)
210 210  (((
211 -**Astuce d’affichage**
212 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
180 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
215 215  
216 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
217 217  
218 - 
184 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
219 219  
220 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
187 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
188 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
221 221  )))
222 -)))
223 -)))|(% style="width:300px" %)
224 224  
191 +=== Créer un sous-dossier ===
225 225  
193 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
194 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
195 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
196 +1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
197 +1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
226 226  
199 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
228 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
229 229  
202 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
232 232  
233 233  
234 -== Depuis une liste de résultats ==
206 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
208 +=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
236 236  
237 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
238 -
239 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
240 -
241 -
242 -Exemple pour la table Autres documents.
243 -
244 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
245 -
246 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 -
248 -(% style="text-align: center;" %)
249 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
250 -
251 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
252 -
253 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 -
255 -(% style="text-align: center;" %)
256 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
257 -
258 -== Depuis une notice ==
259 -
260 -
261 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
262 -
263 -
264 -Exemple pour la table Unités d'archives.
265 -
266 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
267 -
268 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 -
270 -
271 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
272 -
273 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
274 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
275 -
276 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
277 -
278 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 -
280 -
281 281  (% class="box infomessage" %)
282 282  (((
283 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
212 +Bon à savoir :
213 +
214 +* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
215 +* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
284 284  )))
285 285  
286 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
287 287  
288 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
220 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
221 +1. Utilisez les **flèches**
222 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
223 +1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
289 289  
225 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  
291 -Pour le masquer :
292 292  
293 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 294  
295 295  
296 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
231 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
233 +
234 +)))
298 298  
299 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
236 +(((
237 +== Renommer un fichier bureautique ==
300 300  
301 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
239 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
302 302  
303 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
241 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
242 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
243 +1. Sélectionnez **Éditer**
244 +1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
304 304  
305 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
246 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 307  
308 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
309 309  
310 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
250 +== Supprimer un fichier bureautique ==
311 311  
252 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
312 312  
313 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
254 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
255 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
256 +1. Cliquez sur **Supprimer**
257 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
258 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
314 314  
260 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
317 317  
318 -
319 -== Télécharger un fichier bureautique ==
320 -
321 -
322 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
323 -
324 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
325 -
326 -(% class="box infomessage" %)
327 -(((
328 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
263 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  )))
330 -
331 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
332 -
333 -
334 -== Créer un sous-dossier ==
335 -
336 -(% class="box infomessage" %)
265 +)))
266 +)))|(% style="width:300px" %)(((
267 +(% class="box" %)
337 337  (((
338 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
269 +**Sommaire**
270 +
271 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
339 339  )))
340 340  
341 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
342 -
343 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
344 -
345 -Depuis l'onglet Document :
346 -
347 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
348 -
349 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 -
351 -Résultat :
352 -
353 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 -
355 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
356 -
357 -Résultat :
358 -
359 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 -
361 -
362 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
363 -
364 -
365 -(% class="box infomessage" %)
274 +(% class="box" %)
366 366  (((
367 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
276 +**Aller plus loin**
277 +
278 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
279 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
280 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
281 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
282 +* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
283 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
368 368  )))
369 369  
370 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
371 -
372 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
373 -
374 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
375 -
376 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
377 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
378 -
379 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
380 -
381 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
382 -
383 -
384 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
385 -
386 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
387 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
388 -
389 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
390 -
391 -
392 -(% class="wikigeneratedid" %)
393 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
394 -
395 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 -
397 -
398 -(% class="wikigeneratedid" %)
399 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
400 -
401 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -
404 -== Modifier un fichier bureautique ==
405 -
406 -
407 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
408 -
409 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 -
411 -
412 -Il est alors possible de renommer le document.
413 -
414 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -
417 -== Supprimer un fichier bureautique ==
418 -
419 -
420 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
421 -
422 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 -
424 -
425 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
426 -
427 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
428 -
429 -
430 -= Gérer des fichiers océrisés =
431 -
432 -
433 -== Définitions ==
434 -
435 -
436 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
437 -
438 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
439 -
440 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
441 -
442 -* Bibliothèque (catalogue)
443 -* Autres Documents
444 -* Unités d'archives
445 -
446 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
447 -
448 -
449 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
450 -
451 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
452 -
453 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
454 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
455 -
456 -== Rechercher en texte intégral ==
457 -
458 -
459 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
460 -
461 -
462 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
463 -=== Recherche simple en texte intégral ===
464 -
465 -
466 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
467 -
468 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
469 -
470 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
471 -
472 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 -
474 -(% style="text-align: center;" %)
475 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
476 -
477 -
478 -=== La recherche générique en texte intégral ===
479 -
480 -
481 -(% class="box infomessage" %)
286 +(% class="box" %)
482 482  (((
483 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
484 -)))
288 +**Icônes principales**
485 485  
486 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
487 -
488 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 -
491 -
492 -
493 -
494 -
495 -
496 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
497 -
498 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
499 -
500 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
501 -
502 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
503 -
504 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
505 -
506 -
507 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
508 -
509 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
510 -
511 -
512 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
513 -== Visualiser la liste de résultats ==
514 -
515 -
516 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
517 -
518 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
519 -
520 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
522 -
523 -
524 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
525 -=== Visualiser le texte indexé ===
526 -
527 -
528 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
529 -
530 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
531 -
532 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 -
534 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
535 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
536 -
537 -
538 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
539 -=== Visualiser le fichier natif ===
540 -
541 -
542 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
543 -
544 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 -
546 -(% style="text-align: center;" %)
547 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
548 -
549 -
550 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
551 -=== Visualiser le score de pertinence ===
552 -
553 -
554 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
555 -
556 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
557 -
558 -
559 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
560 -
561 -(% style="text-align: center;" %)
562 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
290 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
291 +
292 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
293 +
294 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
295 +
296 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
297 +)))
298 +)))
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