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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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À la version 21.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,17 +3,30 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
7 +
8 +Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
9 +
10 +**Deux modes d’ajout :**
11 +
12 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
14 +
15 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
16 +
17 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 -
23 +(% class="box warningmessage" %)
24 +(((
25 +**Rappel**
14 14  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 15  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 16  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
29 +)))
17 17  
18 18  == Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
... ... @@ -62,8 +62,8 @@
62 62  
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
78 +1. Ouvrir la notice
79 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
67 67  
68 68  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
... ... @@ -92,17 +92,19 @@
92 92  
93 93  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
108 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
113 +(% start="2" %)
114 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
119 +(% start="3" %)
120 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 106  
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
... ... @@ -110,12 +110,14 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
128 +(% start="4" %)
129 +1. Valider l'ajout du document
114 114  
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
134 +(% start="5" %)
135 +1. Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
... ... @@ -141,14 +141,17 @@
141 141  
142 142  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
161 +(% start="3" %)
144 144  1. Passez en mode **Ajout par lot**
145 145  
146 146  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
166 +(% start="4" %)
148 148  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 150  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
171 +(% start="5" %)
152 152  1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 154  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -155,408 +155,216 @@
155 155  
156 156  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
178 +(% start="6" %)
158 158  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 160  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
183 +(% start="7" %)
162 162  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163 163  
164 164  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  )))
166 -
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
168 -
169 -== Depuis une liste de résultats ==
170 -
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 -
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  )))
176 176  
177 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
179 -
180 -(% class="box warningmessage" %)
181 181  (((
182 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 -)))
191 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
184 184  
185 -== Depuis une notice ==
186 -
187 187  (% class="box infomessage" %)
188 188  (((
189 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
192 -)))
195 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
193 193  
194 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
197 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
195 195  
196 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
197 -
198 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 -
200 -
199 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
201 201  )))
202 202  
203 -(((
204 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
202 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
205 205  
206 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
205 +**Indexation automatique** :
208 208  
209 -(% class="box infomessage" %)
207 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
209 +
210 210  (((
211 -**Astuce d’affichage**
212 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
211 += Intervenir sur les document bureautiques =
215 215  
216 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 -
218 - 
219 -
220 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 +(% class="box warningmessage" %)
214 +(((
215 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
221 221  )))
222 222  )))
223 -)))|(% style="width:300px" %)
224 224  
219 +(((
220 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
225 225  
226 -
227 -
228 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
229 -
230 -
231 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
232 -
233 -
234 -== Depuis une liste de résultats ==
235 -
236 -
237 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
238 -
239 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
240 -
241 -
242 -Exemple pour la table Autres documents.
243 -
244 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
245 -
246 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 -
248 -(% style="text-align: center;" %)
249 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
250 -
251 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
252 -
253 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 -
255 -(% style="text-align: center;" %)
256 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
257 -
258 -== Depuis une notice ==
259 -
260 -
261 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
262 -
263 -
264 -Exemple pour la table Unités d'archives.
265 -
266 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
267 -
268 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 -
270 -
271 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
272 -
273 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
274 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
275 -
276 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
277 -
278 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 -
280 -
281 281  (% class="box infomessage" %)
282 282  (((
283 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
284 -)))
224 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
285 285  
286 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
226 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
227 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
287 287  
288 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
289 289  
231 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
232 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
233 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
234 +)))
290 290  
291 -Pour le masquer :
236 +=== Créer un sous-dossier ===
292 292  
293 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
239 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
240 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
294 294  
242 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 295  
296 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
297 297  
245 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
298 298  
299 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
247 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 300  
301 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
302 302  
303 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
250 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
304 304  
305 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
254 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
307 307  
308 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
309 309  
310 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 +Bon à savoir :
311 311  
260 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
261 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
312 312  
313 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
263 +**Mode d'emploi :**
314 314  
265 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
315 315  
316 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
267 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 318  
319 -== Télécharger un fichier bureautique ==
270 +(% start="2" %)
271 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
272 +1. Utilisez les **flèches**
320 320  
274 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
323 323  
324 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
277 +(% start="4" %)
278 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
325 325  
326 -(% class="box infomessage" %)
327 -(((
328 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
329 -)))
280 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 330  
331 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
332 332  
333 -
334 -== Créer un sous-dossier ==
335 -
336 -(% class="box infomessage" %)
337 -(((
338 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
283 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
339 339  )))
340 340  
341 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
342 -
343 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
344 -
345 -Depuis l'onglet Document :
346 -
347 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
348 -
349 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 -
351 -Résultat :
352 -
353 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 -
355 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
356 -
357 -Résultat :
358 -
359 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 -
361 -
362 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
363 -
364 -
365 -(% class="box infomessage" %)
366 366  (((
367 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
368 -)))
287 +== Renommer un fichier bureautique ==
369 369  
370 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
289 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
371 371  
372 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
291 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
292 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
293 +1. Sélectionnez **Éditer**
373 373  
374 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
295 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
377 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
378 378  
379 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
298 +Une zone de saisie s’ouvre :
299 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
380 380  
381 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
382 -
383 -
384 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
385 -
386 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
387 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
388 -
389 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
390 -
391 -
392 -(% class="wikigeneratedid" %)
393 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
394 -
395 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 -
397 -
398 -(% class="wikigeneratedid" %)
399 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
400 -
401 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -
404 -== Modifier un fichier bureautique ==
405 -
406 -
407 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
408 -
409 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 -
411 -
412 -Il est alors possible de renommer le document.
413 -
414 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -
417 417  == Supprimer un fichier bureautique ==
418 418  
303 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
419 419  
420 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
305 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
306 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
307 +1. Cliquez sur **Supprimer**
421 421  
422 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
423 423  
424 424  
425 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
312 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
313 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
426 426  
427 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 428  
429 429  
430 -= Gérer des fichiers océrisés =
318 += =
431 431  
320 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
432 432  
433 -== Définitions ==
322 +=== Recherche simple en texte intégral ===
434 434  
324 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
435 435  
436 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
326 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
437 437  
438 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
328 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
329 +* **Autres documents**
330 +* **Unités d’archives**
439 439  
440 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
332 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 -* Bibliothèque (catalogue)
443 -* Autres Documents
444 -* Unités d'archives
445 445  
446 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
335 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
447 447  
337 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
448 448  
449 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
339 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
450 450  
451 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
341 +**Paramètres de recherche disponibles :**
452 452  
453 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
454 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
343 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
344 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
345 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
455 455  
456 -== Rechercher en texte intégral ==
347 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
348 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
349 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
350 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
351 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
457 457  
458 458  
459 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
354 +
355 +)))
460 460  
461 -
462 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
463 -=== Recherche simple en texte intégral ===
464 -
465 -
466 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
467 -
468 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
469 -
470 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
471 -
472 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 -
474 -(% style="text-align: center;" %)
475 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
476 -
477 -
478 -=== La recherche générique en texte intégral ===
479 -
480 -
481 -(% class="box infomessage" %)
482 482  (((
483 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
358 +
484 484  )))
360 +)))
361 +)))|(% style="width:300px" %)(((
362 +(% class="box" %)
363 +(((
364 +**Sommaire**
485 485  
486 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
366 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
367 +)))
487 487  
488 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
369 +(% class="box" %)
370 +(((
371 +**Aller plus loin**
489 489  
373 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
374 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
375 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
376 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
377 +* Lier des documents à un bien
378 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
379 +)))
490 490  
381 +(% class="box" %)
382 +(((
383 +**Icônes principales**
491 491  
492 -
493 -
494 -
495 -
496 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
497 -
498 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
499 -
500 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
501 -
502 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
503 -
504 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
505 -
506 -
507 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
508 -
509 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
510 -
511 -
512 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
513 -== Visualiser la liste de résultats ==
514 -
515 -
516 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
517 -
518 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
519 -
520 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
522 -
523 -
524 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
525 -=== Visualiser le texte indexé ===
526 -
527 -
528 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
529 -
530 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
531 -
532 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 -
534 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
535 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
536 -
537 -
538 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
539 -=== Visualiser le fichier natif ===
540 -
541 -
542 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
543 -
544 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 -
546 -(% style="text-align: center;" %)
547 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
548 -
549 -
550 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
551 -=== Visualiser le score de pertinence ===
552 -
553 -
554 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
555 -
556 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
557 -
558 -
559 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
560 -
561 -(% style="text-align: center;" %)
562 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
385 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
386 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
387 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
388 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
389 +)))
390 +)))
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