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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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À la version 17.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 17:05
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,26 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -164,14 +164,18 @@
164 164  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  )))
166 166  
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
186 += Visualiser les fichiers bureautiques =
168 168  
169 169  == Depuis une liste de résultats ==
170 170  
171 171  Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 172  
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
192 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît.
193 +
194 +(((
174 174  [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
175 175  )))
176 176  
177 177  **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
... ... @@ -182,13 +182,13 @@
182 182  **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 183  )))
184 184  
185 -== Depuis une notice ==
208 +== Depuis une notice ==
186 186  
187 187  (% class="box infomessage" %)
188 188  (((
189 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
212 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers bureautiques **varient selon le type de notice consultée**.
190 190  On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
214 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des documents associés**.
192 192  )))
193 193  
194 194  === Depuis une notice du réservoir de médias ===
... ... @@ -209,354 +209,290 @@
209 209  (% class="box infomessage" %)
210 210  (((
211 211  **Astuce d’affichage**
212 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
235 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les documents associés) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 213  Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 214  **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
215 215  
216 216  [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 - 
219 219  
220 220  [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  )))
222 -)))
223 -)))|(% style="width:300px" %)
224 224  
245 +=== Depuis une notice principale ===
225 225  
247 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
226 226  
249 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
250 +Affichage en haut à droite de la notice.
251 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
227 227  
228 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
253 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 230  
231 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
256 +* **Clic sur la vignette**
257 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
232 232  
233 -
234 -== Depuis une liste de résultats ==
235 -
236 -
237 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
238 -
239 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
240 -
241 -
242 -Exemple pour la table Autres documents.
243 -
244 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
245 -
246 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 -
248 -(% style="text-align: center;" %)
249 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
250 -
251 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
252 -
253 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 -
255 -(% style="text-align: center;" %)
256 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
257 -
258 -== Depuis une notice ==
259 -
260 -
261 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
262 -
263 -
264 -Exemple pour la table Unités d'archives.
265 -
266 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
267 -
268 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 -
270 -
271 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
272 -
273 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
274 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
275 -
276 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
277 -
278 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 -
280 -
281 -(% class="box infomessage" %)
259 +(% class="box warningmessage" %)
282 282  (((
283 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
261 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
284 284  )))
285 285  
286 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
264 += Intervenir sur les document bureautiques =
287 287  
288 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 -
290 -
291 -Pour le masquer :
292 -
293 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 -
295 -
296 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
297 -
298 -
299 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
300 -
301 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
302 -
303 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
304 -
305 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 -
307 -
308 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
309 -
310 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 -
312 -
313 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
314 -
315 -
316 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
317 -
318 -
319 -== Télécharger un fichier bureautique ==
320 -
321 -
322 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
323 -
324 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
325 -
326 326  (% class="box infomessage" %)
327 327  (((
328 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
268 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
329 329  )))
330 330  
331 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 +== Télécharger des documents ==
332 332  
273 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
333 333  
334 -== Créer un sous-dossier ==
275 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
276 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
335 335  
336 336  (% class="box infomessage" %)
337 337  (((
338 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
280 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
339 339  )))
340 340  
341 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
283 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
343 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
285 +
286 +)))
344 344  
345 -Depuis l'onglet Document :
288 +(((
289 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
346 346  
347 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
348 -
349 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 -
351 -Résultat :
352 -
353 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 -
355 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
356 -
357 -Résultat :
358 -
359 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 -
361 -
362 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
363 -
364 -
365 365  (% class="box infomessage" %)
366 366  (((
367 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
368 -)))
293 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
369 369  
370 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
295 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
296 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
371 371  
372 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
298 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
373 373  
374 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
300 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
301 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
302 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
303 +)))
375 375  
376 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
377 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
305 +=== Créer un sous-dossier ===
378 378  
379 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
307 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
308 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
309 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
380 380  
381 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 382  
383 383  
384 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
314 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
385 385  
386 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
387 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
316 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
389 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
390 390  
319 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
391 391  
392 -(% class="wikigeneratedid" %)
393 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
321 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 396  
324 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
397 397  
398 -(% class="wikigeneratedid" %)
399 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
326 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
400 400  
401 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
328 +Bon à savoir :
402 402  
330 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
331 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
403 403  
404 -== Modifier un fichier bureautique ==
333 +**Mode d'emploi :**
405 405  
335 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
406 406  
407 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
337 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 408  
409 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 410  
340 +(% start="2" %)
341 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
342 +1. Utilisez les **flèches**
411 411  
412 -Il est alors possible de renommer le document.
344 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 413  
414 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 415  
347 +(% start="4" %)
348 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
416 416  
417 -== Supprimer un fichier bureautique ==
350 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 418  
419 419  
420 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
353 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
354 +)))
421 421  
422 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
356 +(((
357 +== Renommer un fichier bureautique ==
423 423  
359 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
424 424  
425 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
361 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
362 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
363 +1. Sélectionnez **Éditer**
426 426  
427 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
365 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 428  
429 429  
430 -= Gérer des fichiers océrisés =
368 +Une zone de saisie s’ouvre :
369 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
431 431  
371 +== Supprimer un fichier bureautique ==
432 432  
433 -== Définitions ==
373 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
434 434  
375 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
376 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
377 +1. Cliquez sur **Supprimer**
435 435  
436 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
379 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
439 439  
440 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
382 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
383 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
441 441  
442 -* Bibliothèque (catalogue)
443 -* Autres Documents
444 -* Unités d'archives
385 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 445  
446 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
447 447  
388 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
448 448  
449 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
450 -
451 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
452 -
453 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
454 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
455 -
456 -== Rechercher en texte intégral ==
457 -
458 -
459 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
460 -
461 -
462 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
463 -=== Recherche simple en texte intégral ===
464 -
465 -
466 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
467 -
468 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
469 -
470 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
471 -
472 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 -
474 -(% style="text-align: center;" %)
475 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
476 -
477 -
478 -=== La recherche générique en texte intégral ===
479 -
480 -
481 481  (% class="box infomessage" %)
482 482  (((
483 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
392 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
393 +
394 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
395 +
396 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
484 484  )))
485 485  
486 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
399 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
487 487  
488 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
401 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
402 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
489 489  
404 +**Indexation automatique** :
490 490  
406 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
407 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
491 491  
409 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
492 492  
411 +=== Recherche simple en texte intégral ===
493 493  
413 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
494 494  
415 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
495 495  
496 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
417 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
418 +* **Autres documents**
419 +* **Unités d’archives**
497 497  
498 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
421 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
500 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
501 501  
502 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
424 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
503 503  
504 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
426 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
505 505  
428 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
506 506  
507 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
430 +**Paramètres de recherche disponibles :**
508 508  
509 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
432 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
433 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
434 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
510 510  
436 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
437 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
438 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
439 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
440 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
511 511  
512 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
513 -== Visualiser la liste de résultats ==
442 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 514  
515 515  
516 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
445 +== Comprendre les résultats ==
517 517  
518 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
447 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
519 519  
520 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
449 +* Visualiser le texte indexé
450 +* Visualiser le fichier natif
451 +* Consulter le score de pertinence
522 522  
453 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
523 523  
524 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
525 -=== Visualiser le texte indexé ===
455 +
456 +)))
526 526  
458 +(((
459 +==== Visualiser le texte indexé ====
527 527  
528 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
461 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
529 529  
530 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
463 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 531  
532 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 533  
534 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
535 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
466 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
536 536  
468 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 537  
538 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
539 -=== Visualiser le fichier natif ===
540 540  
471 +==== Visualiser le fichier natif ====
541 541  
542 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
473 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
543 543  
544 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
475 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 545  
546 -(% style="text-align: center;" %)
547 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
548 548  
478 +==== Consulter le score de pertinence ====
549 549  
550 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
551 -=== Visualiser le score de pertinence ===
480 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
552 552  
482 +(% class="box infomessage" %)
483 +(((
484 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
485 +)))
553 553  
554 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
487 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 +)))
489 +)))|(% style="width:300px" %)(((
490 +(% class="box" %)
491 +(((
492 +**Sommaire :**
555 555  
556 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
494 +{{toc depth="2"/}}
495 +)))
557 557  
497 +(% class="box" %)
498 +(((
499 +**Aller plus loin :**
558 558  
559 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
501 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
502 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
503 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
504 +* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
505 +* Lier des documents à un bien
506 +)))
560 560  
561 -(% style="text-align: center;" %)
562 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
508 +(% class="box" %)
509 +(((
510 +**Icônes principales :**
511 +
512 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
513 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
514 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
515 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
516 +* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
517 +* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
518 +* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
519 +* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
520 +)))
521 +)))
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