Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59

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Résumé

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Pièces jointes (11 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -164,13 +164,15 @@
  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=  Visualiser les fichiers bureautiques =
++= Visualiser les fichiers bureautiques =
  == Depuis une liste de résultats ==
  Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
-->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
++>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
++
++(((
  [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
@@ -182,7 +182,7 @@
  **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
  )))
--==  Depuis une notice ==
++== Depuis une notice ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -215,234 +215,210 @@
  [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++=== Depuis une notice principale ===
++**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++* **Zone de visualisation des fichiers associés**
++Affichage en haut à droite de la notice.
++Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--= Visualiser les fichiers bureautiques =
++[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
++* **Clic sur la vignette**
++Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
++)))
--== Depuis une liste de résultats ==
++= Intervenir sur les document bureautiques =
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++)))
--Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
++== Télécharger des documents ==
--Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
++Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
++Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--Exemple pour la table Autres documents.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
++)))
--Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
++[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++)))
--(% style="text-align: center;" %)
--//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
++(((
++== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
--Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône  [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
--[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
++La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
--== Depuis une notice ==
--
--
--=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
--
--
--Exemple pour la table Unités d'archives.
--
--Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
--
--[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
--
--* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
--* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
--
--Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
--
--[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
++* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
++* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
++* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
  )))
--(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
++=== Créer un sous-dossier ===
--[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
++1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
++1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
++[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour le masquer :
--[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
++[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
--Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
++=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++Bon à savoir :
--(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
++* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
--[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Mode d'emploi :**
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
++[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
++(% start="2" %)
++1.  **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
++1. Utilisez les **flèches**
++[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Télécharger un fichier bureautique ==
++(% start="4" %)
++1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
++[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
  )))
--[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Créer un sous-dossier ==
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
--)))
++==  Renommer un fichier bureautique ==
--La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
++Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
--Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
++1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
++1. Sélectionnez **Éditer**
--Depuis l'onglet Document :
++[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
--[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Une zone de saisie s’ouvre :
++**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
--Résultat :
++== Supprimer un fichier bureautique ==
--[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
--Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
++1. Cliquez sur **Supprimer**
--Résultat :
++[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
--== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
++[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
--)))
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
--Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
++)))
--Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
++== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
--* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
++**Indexation automatique** :
--[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
++== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
--Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
++=== Recherche simple en texte intégral ===
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
++Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
--[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++* **Bibliothèque** (Catalogue)
++* **Autres documents**
++* **Unités d’archives**
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
++[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++===  Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
++Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
--[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++**Paramètres de recherche disponibles :**
--== Modifier un fichier bureautique ==
++* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
++* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
++* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
--[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Il est alors possible de renommer le document.
--
--[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Supprimer un fichier bureautique ==
--
--
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--
--[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
--
--[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
  = Gérer des fichiers océrisés =
--== Définitions ==
--
--
--L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
--
--Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
--
--Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
--
--* Bibliothèque (catalogue)
--* Autres Documents
--* Unités d'archives
--
  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==

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