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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:34
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À la version 20.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,17 +3,38 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 -
31 +(% class="box warningmessage" %)
32 +(((
33 +**Rappel**
14 14  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 15  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 16  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
37 +)))
17 17  
18 18  == Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
... ... @@ -62,8 +62,8 @@
62 62  
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
86 +1. Ouvrir la notice
87 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
67 67  
68 68  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
... ... @@ -92,17 +92,19 @@
92 92  
93 93  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
116 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
121 +(% start="2" %)
122 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
127 +(% start="3" %)
128 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 106  
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
... ... @@ -110,12 +110,14 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
136 +(% start="4" %)
137 +1. Valider l'ajout du document
114 114  
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
142 +(% start="5" %)
143 +1. Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
... ... @@ -125,8 +125,13 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
153 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
154 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
129 129  
156 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
157 +
158 +**Suivez le guide :**
159 +
130 130  1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
131 131  
132 132  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -136,14 +136,17 @@
136 136  
137 137  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
169 +(% start="3" %)
139 139  1. Passez en mode **Ajout par lot**
140 140  
141 141  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
174 +(% start="4" %)
143 143  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
144 144  
145 145  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
179 +(% start="5" %)
147 147  1. **Importez** les fichiers
148 148  
149 149  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -150,426 +150,216 @@
150 150  
151 151  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
186 +(% start="6" %)
153 153  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
154 154  
155 155  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
191 +(% start="7" %)
157 157  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
158 158  
159 159  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  )))
161 161  )))
162 -)))|(% style="width:300px" %)
163 163  
198 +(((
199 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
164 164  
165 -
166 -
167 -
168 -
169 -
170 -(% class="wikigeneratedid" %)
171 -Résultat :
172 -
173 -
174 -
175 -==== Ajout par lot ====
176 -
177 -
178 178  (% class="box infomessage" %)
179 179  (((
180 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
181 -)))
203 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
182 182  
183 -Exemple pour la table Autres Documents.
205 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
184 184  
185 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
207 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
208 +)))
186 186  
187 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
210 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
188 188  
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
213 +**Indexation automatique** :
191 191  
192 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
215 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
193 193  
218 +(((
219 += Intervenir sur les document bureautiques =
194 194  
195 -(% class="wikigeneratedid" %)
196 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
197 -
198 -(% class="box infomessage" %)
221 +(% class="box warningmessage" %)
199 199  (((
200 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
223 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
201 201  )))
225 +)))
202 202  
227 +(((
228 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
203 203  
204 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 -
206 -
207 -(% class="wikigeneratedid" %)
208 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
209 -
210 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 -
212 -
213 -(% class="wikigeneratedid" %)
214 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
215 -
216 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 -
218 -
219 -(% class="wikigeneratedid" %)
220 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
221 -
222 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 -
224 -
225 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
226 -
227 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 -
229 -
230 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
231 -
232 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -
235 -(% class="wikigeneratedid" %)
236 -Résultat :
237 -
238 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 -
240 -
241 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
242 -
243 -
244 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
245 -
246 -
247 -== Depuis une liste de résultats ==
248 -
249 -
250 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
251 -
252 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
253 -
254 -
255 -Exemple pour la table Autres documents.
256 -
257 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
258 -
259 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 -
261 -(% style="text-align: center;" %)
262 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
263 -
264 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
265 -
266 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 -
268 -(% style="text-align: center;" %)
269 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
270 -
271 -== Depuis une notice ==
272 -
273 -
274 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
275 -
276 -
277 -Exemple pour la table Unités d'archives.
278 -
279 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
280 -
281 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 -
283 -
284 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 -
286 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 -
289 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 -
291 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 -
293 -
294 294  (% class="box infomessage" %)
295 295  (((
296 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
297 -)))
232 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
298 298  
299 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
234 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
235 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
300 300  
301 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
302 302  
239 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
240 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
241 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
242 +)))
303 303  
304 -Pour le masquer :
244 +=== Créer un sous-dossier ===
305 305  
306 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
246 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
247 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
248 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
307 307  
250 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 308  
309 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
310 310  
253 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
311 311  
312 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
255 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
315 315  
316 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
258 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
317 317  
318 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
262 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
320 320  
321 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
264 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
322 322  
323 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 +Bon à savoir :
324 324  
268 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
269 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
325 325  
326 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
271 +**Mode d'emploi :**
327 327  
273 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
328 328  
329 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
275 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 330  
331 331  
332 -== Télécharger un fichier bureautique ==
278 +(% start="2" %)
279 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
280 +1. Utilisez les **flèches**
333 333  
282 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 334  
335 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
336 336  
337 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
285 +(% start="4" %)
286 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
338 338  
339 -(% class="box infomessage" %)
340 -(((
341 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
342 -)))
288 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 343  
344 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 345  
346 -
347 -== Créer un sous-dossier ==
348 -
349 -(% class="box infomessage" %)
350 -(((
351 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
291 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
352 352  )))
353 353  
354 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
355 -
356 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
357 -
358 -Depuis l'onglet Document :
359 -
360 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
361 -
362 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 -
364 -Résultat :
365 -
366 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
367 -
368 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
369 -
370 -Résultat :
371 -
372 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 -
374 -
375 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
376 -
377 -
378 -(% class="box infomessage" %)
379 379  (((
380 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
381 -)))
295 +== Renommer un fichier bureautique ==
382 382  
383 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
297 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
384 384  
385 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
299 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
300 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
301 +1. Sélectionnez **Éditer**
386 386  
387 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
303 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
389 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
390 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
391 391  
392 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
306 +Une zone de saisie s’ouvre :
307 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
393 393  
394 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
395 -
396 -
397 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
398 -
399 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
400 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
401 -
402 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
403 -
404 -
405 -(% class="wikigeneratedid" %)
406 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
407 -
408 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 -
410 -
411 -(% class="wikigeneratedid" %)
412 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
413 -
414 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -
417 -== Modifier un fichier bureautique ==
418 -
419 -
420 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
421 -
422 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 -
424 -
425 -Il est alors possible de renommer le document.
426 -
427 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
428 -
429 -
430 430  == Supprimer un fichier bureautique ==
431 431  
311 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
432 432  
433 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
313 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
314 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
315 +1. Cliquez sur **Supprimer**
434 434  
435 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
317 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 437  
438 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
320 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
321 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
439 439  
440 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
323 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 442  
443 -= Gérer des fichiers océrisés =
326 += =
444 444  
328 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
445 445  
446 -== Définitions ==
330 +=== Recherche simple en texte intégral ===
447 447  
332 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
448 448  
449 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
334 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
450 450  
451 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
336 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
337 +* **Autres documents**
338 +* **Unités d’archives**
452 452  
453 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
340 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 454  
455 -* Bibliothèque (catalogue)
456 -* Autres Documents
457 -* Unités d'archives
458 458  
459 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
343 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
460 460  
345 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
461 461  
462 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
347 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
463 463  
464 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
349 +**Paramètres de recherche disponibles :**
465 465  
466 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
467 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
351 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
352 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
353 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
468 468  
469 -== Rechercher en texte intégral ==
355 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
356 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
357 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
358 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
359 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
470 470  
471 471  
472 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
362 +
363 +)))
473 473  
474 -
475 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
476 -=== Recherche simple en texte intégral ===
477 -
478 -
479 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
480 -
481 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
482 -
483 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
484 -
485 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
486 -
487 -(% style="text-align: center;" %)
488 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
489 -
490 -
491 -=== La recherche générique en texte intégral ===
492 -
493 -
494 -(% class="box infomessage" %)
495 495  (((
496 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
366 +
497 497  )))
368 +)))
369 +)))|(% style="width:300px" %)(((
370 +(% class="box" %)
371 +(((
372 +**Sommaire**
498 498  
499 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
374 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 +)))
500 500  
501 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
377 +(% class="box" %)
378 +(((
379 +**Aller plus loin**
502 502  
381 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
382 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
383 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
384 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
385 +* Lier des documents à un bien
386 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
387 +)))
503 503  
389 +(% class="box" %)
390 +(((
391 +**Icônes principales**
504 504  
505 -
506 -
507 -
508 -
509 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
510 -
511 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
512 -
513 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
514 -
515 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
516 -
517 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
518 -
519 -
520 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
521 -
522 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
523 -
524 -
525 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
526 -== Visualiser la liste de résultats ==
527 -
528 -
529 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
530 -
531 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 -
533 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
534 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
535 -
536 -
537 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
538 -=== Visualiser le texte indexé ===
539 -
540 -
541 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
542 -
543 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
544 -
545 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
546 -
547 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
548 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
549 -
550 -
551 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
552 -=== Visualiser le fichier natif ===
553 -
554 -
555 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
556 -
557 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
558 -
559 -(% style="text-align: center;" %)
560 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
561 -
562 -
563 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
564 -=== Visualiser le score de pertinence ===
565 -
566 -
567 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
568 -
569 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
570 -
571 -
572 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
573 -
574 -(% style="text-align: center;" %)
575 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
393 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
394 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
395 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
396 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
397 +)))
398 +)))
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