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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:34
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À la version 16.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 16:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,26 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -125,8 +125,13 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
147 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
148 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
129 129  
150 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
151 +
152 +**Suivez le guide :**
153 +
130 130  1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
131 131  
132 132  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -158,418 +158,340 @@
158 158  
159 159  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  )))
161 -)))
162 -)))|(% style="width:300px" %)
163 163  
186 += Visualiser les fichiers bureautiques =
164 164  
188 +== Depuis une liste de résultats ==
165 165  
190 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
166 166  
192 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît.
167 167  
194 +(((
195 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
197 +
198 +)))
169 169  
170 -(% class="wikigeneratedid" %)
171 -Résultat :
200 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
201 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
172 172  
203 +(% class="box warningmessage" %)
204 +(((
205 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
206 +)))
173 173  
208 +== Depuis une notice ==
174 174  
175 -==== Ajout par lot ====
176 -
177 -
178 178  (% class="box infomessage" %)
179 179  (((
180 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
212 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
213 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
214 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
181 181  )))
182 182  
183 -Exemple pour la table Autres Documents.
217 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
184 184  
185 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
219 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
186 186  
187 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
221 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
223 +
224 +)))
191 191  
192 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +(((
227 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
193 193  
229 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
230 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
194 194  
195 -(% class="wikigeneratedid" %)
196 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
197 -
198 198  (% class="box infomessage" %)
199 199  (((
200 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
201 -)))
234 +**Astuce d’affichage**
235 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
236 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
237 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
202 202  
239 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 205  
242 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +)))
206 206  
207 -(% class="wikigeneratedid" %)
208 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
245 +=== Depuis une notice principale ===
209 209  
210 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
211 211  
249 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
250 +Affichage en haut à droite de la notice.
251 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
212 212  
213 -(% class="wikigeneratedid" %)
214 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
253 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 217  
256 +* **Clic sur la vignette**
257 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
218 218  
219 -(% class="wikigeneratedid" %)
220 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
221 -
222 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 -
224 -
225 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
226 -
227 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 -
229 -
230 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
231 -
232 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -
235 -(% class="wikigeneratedid" %)
236 -Résultat :
237 -
238 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 -
240 -
241 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
242 -
243 -
244 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
245 -
246 -
247 -== Depuis une liste de résultats ==
248 -
249 -
250 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
251 -
252 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
253 -
254 -
255 -Exemple pour la table Autres documents.
256 -
257 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
258 -
259 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 -
261 -(% style="text-align: center;" %)
262 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
263 -
264 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
265 -
266 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 -
268 -(% style="text-align: center;" %)
269 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
270 -
271 -== Depuis une notice ==
272 -
273 -
274 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
275 -
276 -
277 -Exemple pour la table Unités d'archives.
278 -
279 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
280 -
281 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 -
283 -
284 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 -
286 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 -
289 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 -
291 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 -
293 -
294 -(% class="box infomessage" %)
259 +(% class="box warningmessage" %)
295 295  (((
296 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
261 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
297 297  )))
298 298  
299 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
264 += Intervenir sur les document bureautiques =
300 300  
301 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 -
303 -
304 -Pour le masquer :
305 -
306 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 -
308 -
309 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
310 -
311 -
312 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
313 -
314 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
315 -
316 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
317 -
318 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 -
320 -
321 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
322 -
323 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 -
325 -
326 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
327 -
328 -
329 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
330 -
331 -
332 -== Télécharger un fichier bureautique ==
333 -
334 -
335 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
336 -
337 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
338 -
339 339  (% class="box infomessage" %)
340 340  (((
341 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
268 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
342 342  )))
343 343  
344 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 +== Télécharger des documents ==
345 345  
273 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
346 346  
347 -== Créer un sous-dossier ==
275 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
276 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
348 348  
349 349  (% class="box infomessage" %)
350 350  (((
351 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
280 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
352 352  )))
353 353  
354 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
283 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 355  
356 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
285 +
286 +)))
357 357  
358 -Depuis l'onglet Document :
288 +(((
289 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
359 359  
360 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
361 -
362 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 -
364 -Résultat :
365 -
366 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
367 -
368 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
369 -
370 -Résultat :
371 -
372 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 -
374 -
375 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
376 -
377 -
378 378  (% class="box infomessage" %)
379 379  (((
380 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
381 -)))
293 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
382 382  
383 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
295 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
296 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
384 384  
385 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
298 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
386 386  
387 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
300 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
301 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
302 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
303 +)))
388 388  
389 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
390 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
305 +=== Créer un sous-dossier ===
391 391  
392 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
307 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
308 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
309 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
393 393  
394 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395 395  
396 396  
397 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
314 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
398 398  
399 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
400 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
316 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 401  
402 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
403 403  
319 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
404 404  
405 -(% class="wikigeneratedid" %)
406 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
321 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 409  
324 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
410 410  
411 -(% class="wikigeneratedid" %)
412 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
326 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
413 413  
414 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
328 +Bon à savoir :
415 415  
330 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
331 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
416 416  
417 -== Modifier un fichier bureautique ==
333 +**Mode d'emploi :**
418 418  
335 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
419 419  
420 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
337 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 421  
422 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 423  
340 +(% start="2" %)
341 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
342 +1. Utilisez les **flèches**
424 424  
425 -Il est alors possible de renommer le document.
344 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
428 428  
347 +(% start="4" %)
348 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
429 429  
430 -== Supprimer un fichier bureautique ==
350 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 431  
432 432  
433 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
353 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
354 +)))
434 434  
435 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
356 +(((
357 +== Renommer un fichier bureautique ==
436 436  
359 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
437 437  
438 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
361 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
362 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
363 +1. Sélectionnez **Éditer**
439 439  
440 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
365 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 442  
443 -= Gérer des fichiers océrisés =
368 +Une zone de saisie s’ouvre :
369 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
444 444  
371 +== Supprimer un fichier bureautique ==
445 445  
446 -== Définitions ==
373 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
447 447  
375 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
376 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
377 +1. Cliquez sur **Supprimer**
448 448  
449 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
379 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 450  
451 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
452 452  
453 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
382 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
383 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
454 454  
455 -* Bibliothèque (catalogue)
456 -* Autres Documents
457 -* Unités d'archives
385 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 458  
459 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
460 460  
388 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
461 461  
462 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
463 -
464 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
465 -
466 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
467 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
468 -
469 -== Rechercher en texte intégral ==
470 -
471 -
472 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
473 -
474 -
475 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
476 -=== Recherche simple en texte intégral ===
477 -
478 -
479 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
480 -
481 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
482 -
483 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
484 -
485 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
486 -
487 -(% style="text-align: center;" %)
488 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
489 -
490 -
491 -=== La recherche générique en texte intégral ===
492 -
493 -
494 494  (% class="box infomessage" %)
495 495  (((
496 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
392 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
393 +
394 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
395 +
396 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
497 497  )))
498 498  
499 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
399 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
500 500  
501 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
401 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
402 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
502 502  
404 +**Indexation automatique** :
503 503  
406 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
407 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
504 504  
409 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
505 505  
411 +=== Recherche simple en texte intégral ===
506 506  
413 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
507 507  
415 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
508 508  
509 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
417 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
418 +* **Autres documents**
419 +* **Unités d’archives**
510 510  
511 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
421 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512 512  
513 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
514 514  
515 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
424 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
516 516  
517 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
426 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
518 518  
428 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
519 519  
520 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
430 +**Paramètres de recherche disponibles :**
521 521  
522 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
432 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
433 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
434 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
523 523  
436 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
437 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
438 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
439 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
440 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
524 524  
525 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
526 -== Visualiser la liste de résultats ==
442 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 527  
528 528  
529 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
445 +== Comprendre les résultats ==
530 530  
531 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
447 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
532 532  
533 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
534 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
449 +* Visualiser le texte indexé
450 +* Visualiser le fichier natif
451 +* Consulter le score de pertinence
535 535  
453 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 536  
537 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
538 -=== Visualiser le texte indexé ===
455 +
456 +)))
539 539  
458 +(((
459 +==== Visualiser le texte indexé ====
540 540  
541 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
461 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
542 542  
543 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
463 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
544 544  
545 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
546 546  
547 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
548 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
466 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
549 549  
468 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
550 550  
551 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
552 -=== Visualiser le fichier natif ===
553 553  
471 +==== Visualiser le fichier natif ====
554 554  
555 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
473 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
556 556  
557 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
475 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
558 558  
559 -(% style="text-align: center;" %)
560 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
561 561  
478 +==== Consulter le score de pertinence ====
562 562  
563 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
564 -=== Visualiser le score de pertinence ===
480 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
565 565  
482 +(% class="box infomessage" %)
483 +(((
484 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
485 +)))
566 566  
567 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
487 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 +)))
489 +)))|(% style="width:300px" %)(((
490 +(% class="box" %)
491 +(((
492 +**Sommaire :**
568 568  
569 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
494 +{{toc depth="2"/}}
495 +)))
570 570  
497 +(% class="box" %)
498 +(((
499 +**Aller plus loin :**
571 571  
572 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
501 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
502 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
503 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
504 +* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
505 +* Lier des documents à un bien
506 +)))
573 573  
574 -(% style="text-align: center;" %)
575 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
508 +(% class="box" %)
509 +(((
510 +**Icônes principales :**
511 +
512 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
513 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
514 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
515 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
516 +* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
517 +* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
518 +* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
519 +* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
520 +)))
521 +)))
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