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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:20
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À la version 19.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,17 +3,38 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 -
31 +(% class="box warningmessage" %)
32 +(((
33 +**Rappel**
14 14  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 15  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 16  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
37 +)))
17 17  
18 18  == Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
... ... @@ -62,8 +62,8 @@
62 62  
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
86 +1. Ouvrir la notice
87 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
67 67  
68 68  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
... ... @@ -92,17 +92,19 @@
92 92  
93 93  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
116 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
121 +(% start="2" %)
122 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
127 +(% start="3" %)
128 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 106  
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
... ... @@ -110,12 +110,14 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
136 +(% start="4" %)
137 +1. Valider l'ajout du document
114 114  
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
142 +(% start="5" %)
143 +1. Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
... ... @@ -125,421 +125,252 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
129 -
130 -)))
131 -)))
132 -)))|(% style="width:300px" %)
153 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
154 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
133 133  
156 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
134 134  
158 +**Suivez le guide :**
135 135  
160 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
162 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
164 +(% start="2" %)
165 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
138 138  
167 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -(% class="wikigeneratedid" %)
141 -Résultat :
169 +(% start="3" %)
170 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
142 142  
172 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
174 +(% start="4" %)
175 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
144 144  
145 -==== Ajout par lot ====
177 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
179 +(% start="5" %)
180 +1. **Importez** les fichiers
147 147  
148 -(% class="box infomessage" %)
149 -(((
150 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
151 -)))
182 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -Exemple pour la table Autres Documents.
184 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
186 +(% start="6" %)
187 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
156 156  
157 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -(% class="wikigeneratedid" %)
160 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
191 +(% start="7" %)
192 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
161 161  
162 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +)))
196 +)))
163 163  
198 +(((
199 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
164 164  
165 -(% class="wikigeneratedid" %)
166 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
167 -
168 168  (% class="box infomessage" %)
169 169  (((
170 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
171 -)))
203 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
172 172  
205 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
173 173  
174 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
208 +)))
175 175  
210 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
176 176  
177 -(% class="wikigeneratedid" %)
178 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
213 +**Indexation automatique** :
179 179  
180 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
215 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
181 181  
218 +(((
219 += Intervenir sur les document bureautiques =
182 182  
183 -(% class="wikigeneratedid" %)
184 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
185 -
186 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 -
188 -
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
191 -
192 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 -
194 -
195 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
196 -
197 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 -
199 -
200 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
201 -
202 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203 -
204 -
205 -(% class="wikigeneratedid" %)
206 -Résultat :
207 -
208 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
209 -
210 -
211 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
212 -
213 -
214 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
215 -
216 -
217 -== Depuis une liste de résultats ==
218 -
219 -
220 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
221 -
222 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
223 -
224 -
225 -Exemple pour la table Autres documents.
226 -
227 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
228 -
229 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 -
231 -(% style="text-align: center;" %)
232 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
233 -
234 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
235 -
236 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 -
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
240 -
241 -== Depuis une notice ==
242 -
243 -
244 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
245 -
246 -
247 -Exemple pour la table Unités d'archives.
248 -
249 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
250 -
251 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 -
253 -
254 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
255 -
256 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
257 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
258 -
259 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
260 -
261 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 -
263 -
264 -(% class="box infomessage" %)
221 +(% class="box warningmessage" %)
265 265  (((
266 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
223 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
267 267  )))
225 +)))
268 268  
269 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
227 +(((
228 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
270 270  
271 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
272 -
273 -
274 -Pour le masquer :
275 -
276 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 -
278 -
279 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
280 -
281 -
282 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
283 -
284 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
285 -
286 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
287 -
288 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 -
290 -
291 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
292 -
293 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 -
295 -
296 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
297 -
298 -
299 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
300 -
301 -
302 -== Télécharger un fichier bureautique ==
303 -
304 -
305 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
306 -
307 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
308 -
309 309  (% class="box infomessage" %)
310 310  (((
311 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
312 -)))
232 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
313 313  
314 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
235 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
315 315  
237 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
316 316  
317 -== Créer un sous-dossier ==
318 -
319 -(% class="box infomessage" %)
320 -(((
321 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
239 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
240 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
241 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
322 322  )))
323 323  
324 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
244 +=== Créer un sous-dossier ===
325 325  
326 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
246 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
247 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
248 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
327 327  
328 -Depuis l'onglet Document :
250 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
331 331  
332 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
253 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
333 333  
334 -Résultat :
255 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
337 337  
338 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
258 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
339 339  
340 -Résultat :
260 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
342 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
343 343  
264 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
344 344  
345 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
266 +Bon à savoir :
346 346  
268 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
269 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
347 347  
348 -(% class="box infomessage" %)
349 -(((
350 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
351 -)))
271 +**Mode d'emploi :**
352 352  
353 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
273 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
354 354  
355 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
275 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 356  
357 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
358 358  
359 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
360 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
278 +(% start="2" %)
279 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
280 +1. Utilisez les **flèches**
361 361  
362 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
282 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
363 363  
364 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
365 365  
285 +(% start="4" %)
286 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
366 366  
367 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
288 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 368  
369 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
370 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
371 371  
372 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
292 +)))
373 373  
294 +(((
295 +== Renommer un fichier bureautique ==
374 374  
375 -(% class="wikigeneratedid" %)
376 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
297 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
377 377  
378 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
300 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
301 +1. Sélectionnez **Éditer**
379 379  
303 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 380  
381 -(% class="wikigeneratedid" %)
382 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
383 383  
384 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 +Une zone de saisie s’ouvre :
307 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
385 385  
386 -
387 -== Modifier un fichier bureautique ==
388 -
389 -
390 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
391 -
392 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
393 -
394 -
395 -Il est alors possible de renommer le document.
396 -
397 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
398 -
399 -
400 400  == Supprimer un fichier bureautique ==
401 401  
311 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
402 402  
403 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
313 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
314 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
315 +1. Cliquez sur **Supprimer**
404 404  
405 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
317 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 406  
407 407  
408 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
320 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
321 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
409 409  
410 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
323 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 411  
412 412  
413 -= Gérer des fichiers océrisés =
326 += =
414 414  
328 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
415 415  
416 -== Définitions ==
330 +=== Recherche simple en texte intégral ===
417 417  
332 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
418 418  
419 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
334 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
420 420  
421 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
336 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
337 +* **Autres documents**
338 +* **Unités d’archives**
422 422  
423 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
340 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 424  
425 -* Bibliothèque (catalogue)
426 -* Autres Documents
427 -* Unités d'archives
428 428  
429 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
343 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
430 430  
345 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
431 431  
432 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
347 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
433 433  
434 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
349 +**Paramètres de recherche disponibles :**
435 435  
436 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
437 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
351 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
352 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
353 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
438 438  
439 -== Rechercher en texte intégral ==
355 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
356 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
357 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
358 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
359 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
440 440  
441 441  
442 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
362 +
363 +)))
443 443  
444 -
445 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
446 -=== Recherche simple en texte intégral ===
447 -
448 -
449 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
450 -
451 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
452 -
453 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
454 -
455 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 -
457 -(% style="text-align: center;" %)
458 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
459 -
460 -
461 -=== La recherche générique en texte intégral ===
462 -
463 -
464 -(% class="box infomessage" %)
465 465  (((
466 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
366 +
467 467  )))
368 +)))
369 +)))|(% style="width:300px" %)(((
370 +(% class="box" %)
371 +(((
372 +**Sommaire**
468 468  
469 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
374 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 +)))
470 470  
471 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
377 +(% class="box" %)
378 +(((
379 +**Aller plus loin**
472 472  
381 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
382 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
383 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
384 +* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
385 +* Lier des documents à un bien
386 +)))
473 473  
388 +(% class="box" %)
389 +(((
390 +**Icônes principales**
474 474  
475 -
476 -
477 -
478 -
479 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
480 -
481 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
482 -
483 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
484 -
485 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
486 -
487 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
488 -
489 -
490 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
491 -
492 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
493 -
494 -
495 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
496 -== Visualiser la liste de résultats ==
497 -
498 -
499 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
500 -
501 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
502 -
503 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
504 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
505 -
506 -
507 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
508 -=== Visualiser le texte indexé ===
509 -
510 -
511 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
512 -
513 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
514 -
515 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
516 -
517 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
518 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
519 -
520 -
521 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
522 -=== Visualiser le fichier natif ===
523 -
524 -
525 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
526 -
527 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
528 -
529 -(% style="text-align: center;" %)
530 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
531 -
532 -
533 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
534 -=== Visualiser le score de pertinence ===
535 -
536 -
537 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
538 -
539 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
540 -
541 -
542 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
543 -
544 -(% style="text-align: center;" %)
545 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
392 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
393 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
394 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
395 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
396 +* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
397 +* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
398 +* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
399 +* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
400 +)))
401 +)))
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