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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:20
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À la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -125,421 +125,344 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
129 -
130 -)))
131 -)))
132 -)))|(% style="width:300px" %)
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
133 133  
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
134 134  
133 +**Suivez le guide :**
135 135  
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
138 138  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -(% class="wikigeneratedid" %)
141 -Résultat :
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
142 142  
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
144 144  
145 -==== Ajout par lot ====
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
152 +1. **Importez** les fichiers
147 147  
148 -(% class="box infomessage" %)
149 -(((
150 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
151 -)))
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -Exemple pour la table Autres Documents.
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
156 156  
157 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -(% class="wikigeneratedid" %)
160 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
161 161  
162 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 -
164 -
165 -(% class="wikigeneratedid" %)
166 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
167 -
168 -(% class="box infomessage" %)
169 -(((
170 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  )))
172 172  
173 -
174 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 -
176 -
177 -(% class="wikigeneratedid" %)
178 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
179 -
180 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 -
182 -
183 -(% class="wikigeneratedid" %)
184 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
185 -
186 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 -
188 -
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
191 -
192 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 -
194 -
195 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
196 -
197 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 -
199 -
200 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
201 -
202 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203 -
204 -
205 -(% class="wikigeneratedid" %)
206 -Résultat :
207 -
208 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
209 -
210 -
211 211  = Visualiser les fichiers bureautiques =
212 212  
213 -
214 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
215 -
216 -
217 217  == Depuis une liste de résultats ==
218 218  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
219 219  
220 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
221 221  
222 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
223 223  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
224 224  
225 -Exemple pour la table Autres documents.
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
226 226  
227 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
228 -
229 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 -
231 -(% style="text-align: center;" %)
232 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
233 -
234 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
235 -
236 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 -
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
240 -
241 241  == Depuis une notice ==
242 242  
243 -
244 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
245 -
246 -
247 -Exemple pour la table Unités d'archives.
248 -
249 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
250 -
251 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 -
253 -
254 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
255 -
256 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
257 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
258 -
259 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
260 -
261 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 -
263 -
264 264  (% class="box infomessage" %)
265 265  (((
266 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
267 267  )))
268 268  
269 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
270 270  
271 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
272 272  
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 273  
274 -Pour le masquer :
202 +
203 +)))
275 275  
276 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
277 277  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
278 278  
279 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
280 280  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 281  
282 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
283 283  
284 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
285 285  
286 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
224 +=== Depuis une notice principale ===
287 287  
288 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
289 289  
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
290 290  
291 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
293 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
295 295  
296 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
297 297  
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
298 298  
299 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
300 -
301 -
302 -== Télécharger un fichier bureautique ==
303 -
304 -
305 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
306 -
307 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
308 -
309 309  (% class="box infomessage" %)
310 310  (((
311 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
312 312  )))
313 313  
314 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
250 +== Télécharger des documents ==
315 315  
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
316 316  
317 -== Créer un sous-dossier ==
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
318 318  
319 319  (% class="box infomessage" %)
320 320  (((
321 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
322 322  )))
323 323  
324 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
264 +
265 +)))
327 327  
328 -Depuis l'onglet Document :
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
329 329  
330 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
331 -
332 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
333 -
334 -Résultat :
335 -
336 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
337 -
338 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
339 -
340 -Résultat :
341 -
342 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
343 -
344 -
345 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
346 -
347 -
348 348  (% class="box infomessage" %)
349 349  (((
350 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
351 -)))
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
352 352  
353 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
354 354  
355 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
356 356  
357 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
282 +)))
358 358  
359 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
360 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
284 +=== Créer un sous-dossier ===
361 361  
362 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
363 363  
364 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 366  
367 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
368 368  
369 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
370 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 371  
372 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 373  
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
374 374  
375 -(% class="wikigeneratedid" %)
376 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
379 379  
303 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
380 380  
381 -(% class="wikigeneratedid" %)
382 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
305 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
383 383  
384 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 +Bon à savoir :
385 385  
309 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
386 386  
387 -== Modifier un fichier bureautique ==
312 +**Mode d'emploi :**
388 388  
314 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
389 389  
390 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
316 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
393 393  
319 +(% start="2" %)
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 +1. Utilisez les **flèches**
394 394  
395 -Il est alors possible de renommer le document.
323 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 396  
397 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
398 398  
326 +(% start="4" %)
327 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
399 399  
400 -== Supprimer un fichier bureautique ==
329 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 401  
402 402  
403 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
333 +)))
404 404  
405 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
335 +(((
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
406 406  
338 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
407 407  
408 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
340 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 +1. Sélectionnez **Éditer**
409 409  
410 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
344 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 411  
412 412  
413 -= Gérer des fichiers océrisés =
347 +Une zone de saisie s’ouvre :
348 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
414 414  
350 +== Supprimer un fichier bureautique ==
415 415  
416 -== Définitions ==
352 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
417 417  
354 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 +1. Cliquez sur **Supprimer**
418 418  
419 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
358 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
422 422  
423 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
361 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
424 424  
425 -* Bibliothèque (catalogue)
426 -* Autres Documents
427 -* Unités d'archives
364 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 428  
429 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
430 430  
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
431 431  
432 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
433 -
434 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
435 -
436 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
437 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
438 -
439 -== Rechercher en texte intégral ==
440 -
441 -
442 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
443 -
444 -
445 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
446 -=== Recherche simple en texte intégral ===
447 -
448 -
449 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
450 -
451 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
452 -
453 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
454 -
455 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 -
457 -(% style="text-align: center;" %)
458 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
459 -
460 -
461 -=== La recherche générique en texte intégral ===
462 -
463 -
464 464  (% class="box infomessage" %)
465 465  (((
466 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
467 -)))
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
468 468  
469 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
470 470  
471 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
376 +)))
472 472  
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
473 473  
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
474 474  
383 +**Indexation automatique** :
475 475  
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
476 476  
388 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
477 477  
390 +=== Recherche simple en texte intégral ===
478 478  
479 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
392 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
480 480  
481 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
394 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
482 482  
483 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
396 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 +* **Autres documents**
398 +* **Unités d’archives**
484 484  
485 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
400 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 486  
487 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
488 488  
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
489 489  
490 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
405 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
491 491  
492 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
407 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
493 493  
409 +**Paramètres de recherche disponibles :**
494 494  
495 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
496 -== Visualiser la liste de résultats ==
411 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
497 497  
415 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
416 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
417 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
418 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
419 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
498 498  
499 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
421 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 500  
501 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
502 502  
503 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
504 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
424 +=== Comprendre les résultats ===
505 505  
426 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
506 506  
507 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
508 -=== Visualiser le texte indexé ===
428 +* Visualiser le texte indexé
429 +* Visualiser le fichier natif
430 +* Consulter le score de pertinence
509 509  
432 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 510  
511 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
434 +
435 +)))
512 512  
513 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
437 +(((
438 +==== Visualiser le texte indexé ====
514 514  
515 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
440 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
516 516  
517 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
518 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
442 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
519 519  
520 520  
521 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
522 -=== Visualiser le fichier natif ===
445 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
523 523  
447 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 524  
525 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
526 526  
527 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
450 +==== Visualiser le fichier natif ====
528 528  
529 -(% style="text-align: center;" %)
530 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
452 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
531 531  
454 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 532  
533 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
534 -=== Visualiser le score de pertinence ===
535 535  
457 +==== Consulter le score de pertinence ====
536 536  
537 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
459 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
538 538  
539 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
461 +(% class="box infomessage" %)
462 +(((
463 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
464 +)))
540 540  
541 -
542 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
543 -
544 -(% style="text-align: center;" %)
545 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
466 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 +)))
468 +)))|(% style="width:300px" %)
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