Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (15 modifications, 3 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -90,7 +90,7 @@ 90 90 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 91 91 ))) 92 92 93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers === 94 94 95 95 * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée 96 96 ... ... @@ -123,221 +123,188 @@ 123 123 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 124 124 125 125 126 - 127 -))) 128 -)))|(% style="width:300px" %) 129 - 130 - 131 - 132 - 133 - 134 - 135 - 136 -(% class="wikigeneratedid" %) 137 -Résultat : 138 - 139 - 140 - 141 -==== Ajout par lot ==== 142 - 143 - 144 144 (% class="box infomessage" %) 145 145 ((( 146 - **Pour lesclientsayant fait lechoix d'intégrerplusieurs fichiersbureautiquesà lafois,la fenêtrede productionavancée desfichierlepermetégalement.**147 - )))128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** ! 129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot. 148 148 149 - ExemplepourlatableAutresDocuments.131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.). 150 150 151 - (% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé degestion des fichiers, et cliquersur le dossier en àdroitede l'onglet:[[image:1742370887283-931.png]]133 +**Suivez le guide :** 152 152 153 - [[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers** 154 154 155 -(% class="wikigeneratedid" %) 156 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]]. 137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 157 157 158 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 139 +(% start="2" %) 140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents** 159 159 142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 160 160 161 -(% class="wikigeneratedid" %) 162 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur. 144 +1. Passez en mode **Ajout par lot** 163 163 164 -(% class="box infomessage" %) 165 -((( 166 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).** 167 -))) 146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 168 168 148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers 169 169 170 -[[image:17424677 62575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 171 171 152 +1. **Importez** les fichiers 172 172 173 -(% class="wikigeneratedid" %) 174 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir. 154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 176 -[[image:17 42467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 177 158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider** 178 178 179 -(% class="wikigeneratedid" %) 180 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre. 160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 181 181 182 - [[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer** 183 183 164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 165 +))) 184 184 185 -(% class="wikigeneratedid" %) 186 -Les fichiers sont en cours de téléchargement : 187 - 188 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 189 - 190 - 191 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider. 192 - 193 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 194 - 195 - 196 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]]. 197 - 198 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 199 - 200 - 201 -(% class="wikigeneratedid" %) 202 -Résultat : 203 - 204 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 205 - 206 - 207 207 = Visualiser les fichiers bureautiques = 208 208 209 - 210 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices. 211 - 212 - 213 213 == Depuis une liste de résultats == 214 214 171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats. 215 215 216 -Dans unelisterésultat, laprésencedefichiersbureautiquesassociés auxnotices est signifiéeparl'icône[[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé. 217 217 218 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives. 175 +((( 176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 +))) 219 219 179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?** 180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté. 220 220 221 -Exemple pour la table Autres documents. 182 +(% class="box warningmessage" %) 183 +((( 184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts. 185 +))) 222 222 223 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent. 224 - 225 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 226 - 227 -(% style="text-align: center;" %) 228 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés// 229 - 230 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser. 231 - 232 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 233 - 234 -(% style="text-align: center;" %) 235 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation// 236 - 237 237 == Depuis une notice == 238 238 239 - 240 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents === 241 - 242 - 243 -Exemple pour la table Unités d'archives. 244 - 245 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît. 246 - 247 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 248 - 249 - 250 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus : 251 - 252 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre 253 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur. 254 - 255 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. 256 - 257 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 258 - 259 - 260 260 (% class="box infomessage" %) 261 261 ((( 262 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.** 191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**. 192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//). 193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**. 263 263 ))) 264 264 265 - (% id="cke_bm_5917S"style="display:none"%)(%%)Pourledémasquer:196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias === 266 266 267 - [[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche. 268 268 200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 269 269 270 -Pour le masquer : 202 + 203 +))) 271 271 272 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 205 +((( 206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir : 273 273 208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**. 209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur. 274 274 275 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents === 211 +(% class="box infomessage" %) 212 +((( 213 +**Astuce d’affichage** 214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices. 215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut. 216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès. 276 276 218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 277 278 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale. 279 279 280 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir) 221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 +))) 281 281 282 - Lesfichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation(différent dupavé de gestiondefichiers), situé enhaut à droite de la noticedocumentaire. Il estpossible de cliquerdessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'estpas possibled'y glisser déposer des médias et documents.224 +=== Depuis une notice principale === 283 283 284 - [[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :** 285 285 228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés** 229 +Affichage en haut à droite de la notice. 230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette. 286 286 287 - (% id="cke_bm_10993S" style="display:none"%) (%%)Dans le cas ci-dessus,ledocumentétantunPDF, il s'ouvredansunenouvellefenêtre.232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 288 288 289 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 290 290 235 +* **Clic sur la vignette** 236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats. 291 291 292 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques = 238 +(% class="box warningmessage" %) 239 +((( 240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**. 241 +))) 293 293 243 += Intervenir sur les document bureautiques = 294 294 295 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.** 245 +(% class="box infomessage" %) 246 +((( 247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.** 248 +))) 296 296 250 +== Télécharger des documents == 297 297 298 - ==Télécharger un fichierbureautique==252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger. 299 299 254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**. 255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur. 300 300 301 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus. 302 - 303 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement. 304 - 305 305 (% class="box infomessage" %) 306 306 ((( 307 -** Attention:si plusieurs fichiersbureautiquesintégrésdanslamême notice,cliquersurcette fonctionnalité lestéléchargera tous dansun fichierZIP.**259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement. 308 308 ))) 309 309 310 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 311 311 264 + 265 +))) 312 312 313 -== Créer un sous-dossier == 267 +((( 268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers == 314 314 315 315 (% class="box infomessage" %) 316 316 ((( 317 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.** 272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?** 273 + 274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? 275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** ! 276 + 277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet : 278 + 279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice, 280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.), 281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**. 318 318 ))) 319 319 320 - Lacréation dedossiersest facultative : elle permet d’organiserlesfichiers bureautiques associés àune notice, dansune arborescencede dossiers.Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.284 +=== Créer un sous-dossier === 321 321 322 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous. 286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document** 287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier** 288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité 323 323 324 - Depuisl'ongletDocument:290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 325 325 326 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier. 327 327 328 - [[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !** 329 329 330 - Résultat:295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 331 331 332 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 333 333 334 - Unefoislessous-dossierscréés,glisser-déposer lesdocumentssouhaités dedans.298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant. 335 335 336 - Résultat :300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 337 337 338 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 339 339 303 +))) 304 +)))|(% style="width:300px" %) 340 340 306 + 307 + 341 341 == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers == 342 342 343 343
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