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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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À la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 95  * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
... ... @@ -123,155 +123,113 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -
127 -)))
128 -)))|(% style="width:300px" %)
129 -
130 -
131 -
132 -
133 -
134 -
135 -
136 -(% class="wikigeneratedid" %)
137 -Résultat :
138 -
139 -
140 -
141 -==== Ajout par lot ====
142 -
143 -
144 144  (% class="box infomessage" %)
145 145  (((
146 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 -)))
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
148 148  
149 -Exemple pour la table Autres Documents.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
150 150  
151 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
133 +**Suivez le guide :**
152 152  
153 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
154 154  
155 -(% class="wikigeneratedid" %)
156 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
159 159  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% class="wikigeneratedid" %)
162 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
163 163  
164 -(% class="box infomessage" %)
165 -(((
166 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
167 -)))
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
169 169  
170 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
152 +1. **Importez** les fichiers
172 172  
173 -(% class="wikigeneratedid" %)
174 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
178 178  
179 -(% class="wikigeneratedid" %)
180 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
183 183  
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +)))
184 184  
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
187 -
188 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 -
190 -
191 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
192 -
193 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 -
195 -
196 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
197 -
198 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 -
200 -
201 -(% class="wikigeneratedid" %)
202 -Résultat :
203 -
204 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 -
206 -
207 207  = Visualiser les fichiers bureautiques =
208 208  
209 -
210 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
211 -
212 -
213 213  == Depuis une liste de résultats ==
214 214  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
215 215  
216 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
217 217  
218 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
219 219  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
220 220  
221 -Exemple pour la table Autres documents.
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
222 222  
223 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
224 -
225 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 -
227 -(% style="text-align: center;" %)
228 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
229 -
230 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
231 -
232 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
236 -
237 237  == Depuis une notice ==
238 238  
189 +(% class="box infomessage" %)
190 +(((
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 +)))
239 239  
240 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
241 241  
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
242 242  
243 -Exemple pour la table Unités d'archives.
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 244  
245 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
202 +
203 +)))
246 246  
247 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
248 248  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
249 249  
250 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
251 251  
252 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 254  
255 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 256  
257 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
258 258  
224 +=== Depuis une notice principale ===
259 259  
260 -(% class="box infomessage" %)
261 -(((
262 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
226 +
263 263  )))
228 +)))|(% style="width:300px" %)
264 264  
265 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
266 266  
267 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
268 268  
269 269  
270 -Pour le masquer :
271 -
272 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 -
274 -
275 275  === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
276 276  
277 277  
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