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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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À la version 25.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/08 16:04
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,71 +1,77 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7 +
8 +Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 +
10 +Cela permet de :
11 +
12 +* centraliser les fichiers,
13 +* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 +* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
20 +(% class="box warningmessage" %)
21 +(((
22 +**Rappel**
23 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 +Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 +)))
13 13  
14 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 -Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 -Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
27 +== Format de fichiers compatibles ==
17 17  
18 -== Formats de fichiers compatibles ==
29 +Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
19 19  
20 -Flora prend en charge une large gamme de formats :
31 +* PDF : .pdf
32 +* Microsoft Word : .doc, .docx
33 +* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
21 21  
22 -* **PDF** (.pdf)
23 -* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 -* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
35 +Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
25 25  
26 -De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 -
28 28  == Règles de nommage des fichiers ==
29 29  
30 -Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
39 +Pour éviter les erreurs techniques :
31 31  
32 -* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 -* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 -* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 -* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
41 +* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 +* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 +* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 +* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
36 36  
37 37  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
38 38  
39 -== Création de la notice ==
48 +== Créer une notice ==
40 40  
41 -Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
50 +==== Créer une notice dans une table réservoir ====
42 42  
43 -1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
52 +1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 +1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 +1. Sélectionnez une grille de saisie
55 +1. Renseignez les champs descriptifs
56 +1. Enregistrez
57 +1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
44 44  
45 45  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
48 -(% start="2" %)
49 -1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 -
51 51  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
64 + 
53 53  
54 -(% start="3" %)
55 -1. **Enregistrer** la notice
56 56  
57 -Votre notice est prête à accueillir son fichier !
67 +== Ajouter du fichier bureautique ==
58 58  
59 -== Ajout du fichier bureautique ==
60 60  
61 -Deux méthodes possibles :
62 -
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
72 +1. Ouvrez la notice
73 +1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
67 67  
68 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
71 71  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -77,46 +77,40 @@
77 77  1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 78  )))
79 79  
86 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +
88 +
80 80  (% class="box errormessage" %)
81 81  (((
82 - **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
91 +//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
83 83  
84 -Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 -Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 -
87 -Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 -Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 -
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
96 +=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
98 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
99 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
100 +1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
101 +1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
105 + 
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 -
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 -
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
115 + 
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
114 -
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
119 -
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
... ... @@ -123,419 +123,179 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -
127 -)))
128 -)))|(% style="width:300px" %)
126 +=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
129 129  
128 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
129 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
130 +1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
131 +1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
130 130  
133 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
132 132  
136 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 134  
139 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 -(% class="wikigeneratedid" %)
137 -Résultat :
138 138  
142 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 140  
141 -==== Ajout par lot ====
145 +[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 143  
144 -(% class="box infomessage" %)
145 -(((
146 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 -)))
148 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -Exemple pour la table Autres Documents.
150 150  
151 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
151 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 154  
155 -(% class="wikigeneratedid" %)
156 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
154 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +)))
157 157  
158 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 +(((
158 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
159 159  
160 -
161 -(% class="wikigeneratedid" %)
162 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
163 -
164 164  (% class="box infomessage" %)
165 165  (((
166 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
162 +**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
167 167  )))
168 168  
165 +L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
169 169  
170 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 +**Indexation plein texte automatique** :
171 171  
169 +* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
170 +* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
172 172  
173 -(% class="wikigeneratedid" %)
174 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
172 +(((
173 += Intervenir sur les document bureautiques =
175 175  
176 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
176 +)))
177 177  
178 +(((
179 +== Organiser avec des sous-dossiers ==
178 178  
179 -(% class="wikigeneratedid" %)
180 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
181 -
182 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 -
184 -
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
187 -
188 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 -
190 -
191 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
192 -
193 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 -
195 -
196 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
197 -
198 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 -
200 -
201 -(% class="wikigeneratedid" %)
202 -Résultat :
203 -
204 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 -
206 -
207 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
208 -
209 -
210 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
211 -
212 -
213 -== Depuis une liste de résultats ==
214 -
215 -
216 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
217 -
218 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
219 -
220 -
221 -Exemple pour la table Autres documents.
222 -
223 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
224 -
225 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 -
227 -(% style="text-align: center;" %)
228 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
229 -
230 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
231 -
232 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
236 -
237 -== Depuis une notice ==
238 -
239 -
240 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
241 -
242 -
243 -Exemple pour la table Unités d'archives.
244 -
245 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
246 -
247 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 -
249 -
250 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
251 -
252 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
254 -
255 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 -
257 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 -
259 -
260 260  (% class="box infomessage" %)
261 261  (((
262 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
263 -)))
183 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
264 264  
265 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
185 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
266 266  
267 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
268 268  
189 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
190 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
191 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
192 +)))
269 269  
270 -Pour le masquer :
194 +=== Créer un sous-dossier ===
271 271  
272 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
197 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
198 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
199 +1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
200 +1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
273 273  
202 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
275 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
276 276  
205 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
279 279  
280 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
281 281  
282 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
209 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
284 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 +=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
285 285  
286 -
287 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
288 -
289 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
290 -
291 -
292 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
293 -
294 -
295 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
296 -
297 -
298 -== Télécharger un fichier bureautique ==
299 -
300 -
301 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
302 -
303 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
304 -
305 305  (% class="box infomessage" %)
306 306  (((
307 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
308 -)))
215 +Bon à savoir :
309 309  
310 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 -
312 -
313 -== Créer un sous-dossier ==
314 -
315 -(% class="box infomessage" %)
316 -(((
317 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
217 +* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
218 +* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
318 318  )))
319 319  
320 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
321 321  
322 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
222 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
223 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
224 +1. Utilisez les **flèches**
225 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
226 +1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
323 323  
324 -Depuis l'onglet Document :
228 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
327 327  
328 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
231 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Résultat :
331 331  
332 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 333  
334 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
236 +
237 +)))
335 335  
336 -Résultat :
337 -
338 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 -
340 -
341 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
342 -
343 -
344 -(% class="box infomessage" %)
345 345  (((
346 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
347 -)))
240 +== Renommer un fichier bureautique ==
348 348  
349 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
242 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
350 350  
351 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
244 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
245 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
246 +1. Sélectionnez **Éditer**
247 +1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
352 352  
353 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
249 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 354  
355 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
356 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
357 357  
358 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
359 359  
360 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
361 -
362 -
363 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
364 -
365 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
366 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
367 -
368 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 -
370 -
371 -(% class="wikigeneratedid" %)
372 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
373 -
374 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
375 -
376 -
377 -(% class="wikigeneratedid" %)
378 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
379 -
380 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
381 -
382 -
383 -== Modifier un fichier bureautique ==
384 -
385 -
386 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
387 -
388 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 -
390 -
391 -Il est alors possible de renommer le document.
392 -
393 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 -
395 -
396 396  == Supprimer un fichier bureautique ==
397 397  
255 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
398 398  
399 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
257 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
258 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
259 +1. Cliquez sur **Supprimer**
260 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
261 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
400 400  
401 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 403  
404 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
266 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +)))
268 +)))
269 +)))|(% style="width:300px" %)(((
270 +(% class="box" %)
271 +(((
272 +**Sommaire**
405 405  
406 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
275 +)))
407 407  
277 +(% class="box" %)
278 +(((
279 +**Aller plus loin**
408 408  
409 -= Gérer des fichiers océrisés =
281 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
282 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
283 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
284 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
285 +* Lier des documents à un bien
286 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
287 +)))
410 410  
411 -
412 -== Définitions ==
413 -
414 -
415 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
416 -
417 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
418 -
419 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
420 -
421 -* Bibliothèque (catalogue)
422 -* Autres Documents
423 -* Unités d'archives
424 -
425 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
426 -
427 -
428 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
429 -
430 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
431 -
432 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
433 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
434 -
435 -== Rechercher en texte intégral ==
436 -
437 -
438 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
439 -
440 -
441 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
442 -=== Recherche simple en texte intégral ===
443 -
444 -
445 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
446 -
447 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
448 -
449 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
450 -
451 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 -
453 -(% style="text-align: center;" %)
454 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
455 -
456 -
457 -=== La recherche générique en texte intégral ===
458 -
459 -
460 -(% class="box infomessage" %)
289 +(% class="box" %)
461 461  (((
462 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
463 -)))
291 +**Icônes principales**
464 464  
465 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
466 -
467 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
468 -
469 -
470 -
471 -
472 -
473 -
474 -
475 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
476 -
477 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
478 -
479 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
480 -
481 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
482 -
483 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
484 -
485 -
486 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
487 -
488 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
489 -
490 -
491 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
492 -== Visualiser la liste de résultats ==
493 -
494 -
495 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
496 -
497 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
498 -
499 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
500 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
501 -
502 -
503 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
504 -=== Visualiser le texte indexé ===
505 -
506 -
507 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
508 -
509 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
510 -
511 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
512 -
513 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
514 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
515 -
516 -
517 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
518 -=== Visualiser le fichier natif ===
519 -
520 -
521 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
522 -
523 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
524 -
525 -(% style="text-align: center;" %)
526 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
527 -
528 -
529 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
530 -=== Visualiser le score de pertinence ===
531 -
532 -
533 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
534 -
535 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
536 -
537 -
538 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
539 -
540 -(% style="text-align: center;" %)
541 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
293 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
294 +
295 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
296 +
297 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
298 +
299 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
300 +)))
301 +)))
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