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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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À la version 22.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 16:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,19 +1,32 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
7 +
8 +Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
9 +
10 +**Deux modes d’ajout :**
11 +
12 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
14 +
15 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
16 +
17 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 -
23 +(% class="box warningmessage" %)
24 +(((
25 +**Rappel**
14 14  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 15  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 16  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
29 +)))
17 17  
18 18  == Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
... ... @@ -62,8 +62,8 @@
62 62  
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
78 +1. Ouvrir la notice
79 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
67 67  
68 68  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
... ... @@ -90,19 +90,21 @@
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
106 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
108 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
113 +(% start="2" %)
114 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
119 +(% start="3" %)
120 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 106  
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
... ... @@ -110,12 +110,14 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
128 +(% start="4" %)
129 +1. Valider l'ajout du document
114 114  
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
134 +(% start="5" %)
135 +1. Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
... ... @@ -123,419 +123,251 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -
127 -)))
128 -)))|(% style="width:300px" %)
129 -
130 -
131 -
132 -
133 -
134 -
135 -
136 -(% class="wikigeneratedid" %)
137 -Résultat :
138 -
139 -
140 -
141 -==== Ajout par lot ====
142 -
143 -
144 144  (% class="box infomessage" %)
145 145  (((
146 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 -)))
145 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
146 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
148 148  
149 -Exemple pour la table Autres Documents.
148 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
150 150  
151 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
150 +**Suivez le guide :**
152 152  
153 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
152 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
154 154  
155 -(% class="wikigeneratedid" %)
156 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
154 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +(% start="2" %)
157 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
159 159  
159 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% class="wikigeneratedid" %)
162 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
161 +(% start="3" %)
162 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
163 163  
164 -(% class="box infomessage" %)
165 -(((
166 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
167 -)))
164 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
166 +(% start="4" %)
167 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
169 169  
170 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
171 +(% start="5" %)
172 +1. **Importez** les fichiers
172 172  
173 -(% class="wikigeneratedid" %)
174 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
174 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 +(% start="6" %)
179 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
178 178  
179 -(% class="wikigeneratedid" %)
180 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
181 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 +(% start="7" %)
184 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
183 183  
186 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +)))
188 +)))
184 184  
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
190 +(((
191 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
187 187  
188 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 -
190 -
191 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
192 -
193 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 -
195 -
196 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
197 -
198 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 -
200 -
201 -(% class="wikigeneratedid" %)
202 -Résultat :
203 -
204 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 -
206 -
207 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
208 -
209 -
210 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
211 -
212 -
213 -== Depuis une liste de résultats ==
214 -
215 -
216 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
217 -
218 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
219 -
220 -
221 -Exemple pour la table Autres documents.
222 -
223 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
224 -
225 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 -
227 -(% style="text-align: center;" %)
228 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
229 -
230 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
231 -
232 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
236 -
237 -== Depuis une notice ==
238 -
239 -
240 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
241 -
242 -
243 -Exemple pour la table Unités d'archives.
244 -
245 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
246 -
247 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 -
249 -
250 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
251 -
252 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
254 -
255 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 -
257 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 -
259 -
260 260  (% class="box infomessage" %)
261 261  (((
262 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
263 -)))
195 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
264 264  
265 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
197 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
266 266  
267 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
200 +)))
268 268  
202 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
269 269  
270 -Pour le masquer :
205 +**Indexation automatique** :
271 271  
272 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
273 273  
210 +(((
211 += Intervenir sur les document bureautiques =
274 274  
275 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
276 -
277 -
278 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
279 -
280 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
281 -
282 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
283 -
284 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
285 -
286 -
287 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
288 -
289 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
290 -
291 -
292 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
293 -
294 -
295 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
296 -
297 -
298 -== Télécharger un fichier bureautique ==
299 -
300 -
301 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
302 -
303 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
304 -
305 -(% class="box infomessage" %)
213 +(% class="box warningmessage" %)
306 306  (((
307 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
215 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
308 308  )))
217 +)))
309 309  
310 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 +(((
220 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
311 311  
312 -
313 -== Créer un sous-dossier ==
314 -
315 315  (% class="box infomessage" %)
316 316  (((
317 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
318 -)))
224 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
319 319  
320 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
226 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
227 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
321 321  
322 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
229 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
323 323  
324 -Depuis l'onglet Document :
231 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
232 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
233 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
234 +)))
325 325  
326 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
236 +=== Créer un sous-dossier ===
327 327  
328 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
239 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
240 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
329 329  
330 -Résultat :
242 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 331  
332 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
333 333  
334 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
245 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
335 335  
336 -Résultat :
247 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 339  
250 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
340 340  
341 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
252 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
254 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
343 343  
344 -(% class="box infomessage" %)
345 -(((
346 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
347 -)))
256 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
348 348  
349 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
258 +Bon à savoir :
350 350  
351 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
260 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
261 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
352 352  
353 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
263 +**Mode d'emploi :**
354 354  
355 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
356 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
265 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
357 357  
358 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
267 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 359  
360 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
361 361  
270 +(% start="2" %)
271 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
272 +1. Utilisez les **flèches**
362 362  
363 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
274 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 364  
365 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
366 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
367 367  
368 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 +(% start="4" %)
278 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
369 369  
280 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 -(% class="wikigeneratedid" %)
372 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
373 373  
374 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
283 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
284 +)))
375 375  
286 +(((
287 +== Renommer un fichier bureautique ==
376 376  
377 -(% class="wikigeneratedid" %)
378 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
289 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
379 379  
380 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
292 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
293 +1. Sélectionnez **Éditer**
381 381  
295 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 382  
383 -== Modifier un fichier bureautique ==
384 384  
298 +Une zone de saisie s’ouvre :
299 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
385 385  
386 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
387 -
388 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 -
390 -
391 -Il est alors possible de renommer le document.
392 -
393 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 -
395 -
396 396  == Supprimer un fichier bureautique ==
397 397  
303 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
398 398  
399 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
305 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
306 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
307 +1. Cliquez sur **Supprimer**
400 400  
401 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 403  
404 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
312 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
313 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
405 405  
406 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 408  
409 -= Gérer des fichiers océrisés =
318 += =
410 410  
320 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
411 411  
412 -== Définitions ==
322 +=== Recherche simple en texte intégral ===
413 413  
324 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
414 414  
415 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
326 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
416 416  
417 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
328 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
329 +* **Autres documents**
330 +* **Unités d’archives**
418 418  
419 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
332 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -* Bibliothèque (catalogue)
422 -* Autres Documents
423 -* Unités d'archives
424 424  
425 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
335 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
426 426  
337 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
427 427  
428 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
339 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
429 429  
430 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
341 +**Paramètres de recherche disponibles :**
431 431  
432 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
433 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
343 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
344 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
345 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
434 434  
435 -== Rechercher en texte intégral ==
347 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
348 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
349 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
350 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
351 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
436 436  
437 437  
438 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
354 +
355 +)))
439 439  
440 -
441 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
442 -=== Recherche simple en texte intégral ===
443 -
444 -
445 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
446 -
447 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
448 -
449 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
450 -
451 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 -
453 -(% style="text-align: center;" %)
454 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
455 -
456 -
457 -=== La recherche générique en texte intégral ===
458 -
459 -
460 -(% class="box infomessage" %)
461 461  (((
462 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
358 +
463 463  )))
360 +)))
361 +)))|(% style="width:300px" %)(((
362 +(% class="box" %)
363 +(((
364 +**Sommaire**
464 464  
465 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
366 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
367 +)))
466 466  
467 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
369 +(% class="box" %)
370 +(((
371 +**Aller plus loin**
468 468  
373 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
374 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
375 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
376 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
377 +* Lier des documents à un bien
378 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
379 +)))
469 469  
381 +(% class="box" %)
382 +(((
383 +**Icônes principales**
470 470  
471 -
472 -
473 -
474 -
475 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
476 -
477 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
478 -
479 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
480 -
481 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
482 -
483 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
484 -
485 -
486 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
487 -
488 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
489 -
490 -
491 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
492 -== Visualiser la liste de résultats ==
493 -
494 -
495 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
496 -
497 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
498 -
499 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
500 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
501 -
502 -
503 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
504 -=== Visualiser le texte indexé ===
505 -
506 -
507 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
508 -
509 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
510 -
511 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
512 -
513 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
514 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
515 -
516 -
517 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
518 -=== Visualiser le fichier natif ===
519 -
520 -
521 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
522 -
523 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
524 -
525 -(% style="text-align: center;" %)
526 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
527 -
528 -
529 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
530 -=== Visualiser le score de pertinence ===
531 -
532 -
533 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
534 -
535 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
536 -
537 -
538 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
539 -
540 -(% style="text-align: center;" %)
541 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
385 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
386 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
387 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
388 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
389 +)))
390 +)))
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