Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

From 2.1 to 1.3 From 5.1 to 4.1

Depuis la version 4.1

modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 2.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,141 +1,149 @@
--(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
++**Sommaire**
--|(% style="width:840px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--
--)))
++{{toc/}}
--(((
--= Avant de commencer =
--== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
++= Avant propos =
--Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
--Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
--Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
++== Définitions ==
--== Formats de fichiers compatibles ==
--Flora prend en charge une large gamme de formats :
++Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
--* **PDF** (.pdf)
--* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
--* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
--De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
++== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
--== Règles de nommage des fichiers ==
--Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
++Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
--* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
--* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
--* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
--* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
++Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
--= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Création de la notice ==
++== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
--Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
++Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
--[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
++* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
++* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
++* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
++= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
--(% start="2" %)
--1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
--[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
--(% start="3" %)
--1. **Enregistrer** la notice
++=== Étape préalable ===
--Votre notice est prête à accueillir son fichier !
--== Ajout du fichier bureautique ==
++==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
--Deux méthodes possibles :
++Exemple pour la table Autres Documents.
--=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
++[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* Ouvrir la notice
--* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
++Compléter la grille de saisie et enregistrer.
--[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Résultat :
++
++[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
++
++
++Exemple pour la table Autres Documents.
++
++Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
++
++Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
++
++[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
--Pour gagner du temps :
--
--1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
--1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
++**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
  )))
--(% class="box errormessage" %)
--(((
-- **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
++=== Erreur fréquente ===
--Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
--Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
--Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
--Et voilà, votre document est correctement ajouté !
++==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
--[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
--===  Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
++L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
--* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
++[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
--*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++=== Étape préalable ===
--[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
--* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
++(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
--[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Compléter la notice et enregistrer.
--[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* Valider l'ajout du document
++=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
--[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Ajout unitaire ====
--* Enregistrer l'ajout du document
++Exemple pour la table Autres Documents.
--[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
++[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
++[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
++
++[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
  (% class="wikigeneratedid" %)
  Résultat :
++[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  ==== Ajout par lot ====

Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Résumé

Détails

Rechercher

Navigation