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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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À la version 13.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,26 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
112 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 95  * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
... ... @@ -123,419 +123,353 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -
127 -)))
128 -)))|(% style="width:300px" %)
129 -
130 -
131 -
132 -
133 -
134 -
135 -
136 -(% class="wikigeneratedid" %)
137 -Résultat :
138 -
139 -
140 -
141 -==== Ajout par lot ====
142 -
143 -
144 144  (% class="box infomessage" %)
145 145  (((
146 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 -)))
147 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
148 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
148 148  
149 -Exemple pour la table Autres Documents.
150 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
150 150  
151 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
152 +**Suivez le guide :**
152 152  
153 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
154 154  
155 -(% class="wikigeneratedid" %)
156 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
156 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 +(% start="2" %)
159 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
159 159  
161 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% class="wikigeneratedid" %)
162 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
163 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
163 163  
164 -(% class="box infomessage" %)
165 -(((
166 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
167 -)))
165 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
167 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
169 169  
170 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
171 +1. **Importez** les fichiers
172 172  
173 -(% class="wikigeneratedid" %)
174 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
173 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
177 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
178 178  
179 -(% class="wikigeneratedid" %)
180 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
179 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
183 183  
183 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 +)))
184 184  
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
187 -
188 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 -
190 -
191 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
192 -
193 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 -
195 -
196 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
197 -
198 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 -
200 -
201 -(% class="wikigeneratedid" %)
202 -Résultat :
203 -
204 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 -
206 -
207 207  = Visualiser les fichiers bureautiques =
208 208  
209 -
210 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
211 -
212 -
213 213  == Depuis une liste de résultats ==
214 214  
190 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
215 215  
216 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
192 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
217 217  
218 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
194 +(((
195 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +)))
219 219  
198 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
199 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
220 220  
221 -Exemple pour la table Autres documents.
201 +(% class="box warningmessage" %)
202 +(((
203 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
204 +)))
222 222  
223 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
224 -
225 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 -
227 -(% style="text-align: center;" %)
228 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
229 -
230 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
231 -
232 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
236 -
237 237  == Depuis une notice ==
238 238  
239 -
240 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
241 -
242 -
243 -Exemple pour la table Unités d'archives.
244 -
245 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
246 -
247 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 -
249 -
250 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
251 -
252 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
254 -
255 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 -
257 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 -
259 -
260 260  (% class="box infomessage" %)
261 261  (((
262 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
210 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
211 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
212 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
263 263  )))
264 264  
265 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
215 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
266 266  
267 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
268 268  
219 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 269  
270 -Pour le masquer :
221 +
222 +)))
271 271  
272 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
224 +(((
225 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
273 273  
227 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
228 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
274 274  
275 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
230 +(% class="box infomessage" %)
231 +(((
232 +**Astuce d’affichage**
233 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
234 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
235 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
276 276  
237 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
279 279  
280 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
240 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +)))
281 281  
282 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
243 +=== Depuis une notice principale ===
283 283  
284 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
285 285  
247 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
248 +Affichage en haut à droite de la notice.
249 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
286 286  
287 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
251 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 288  
289 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
290 290  
254 +* **Clic sur la vignette**
255 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
291 291  
292 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
257 +(% class="box warningmessage" %)
258 +(((
259 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
260 +)))
293 293  
262 += Intervenir sur les document bureautiques =
294 294  
295 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
296 -
297 -
298 -== Télécharger un fichier bureautique ==
299 -
300 -
301 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
302 -
303 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
304 -
305 305  (% class="box infomessage" %)
306 306  (((
307 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
266 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
308 308  )))
309 309  
310 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 +== Télécharger des documents ==
311 311  
271 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
312 312  
313 -== Créer un sous-dossier ==
273 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
274 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
314 314  
315 315  (% class="box infomessage" %)
316 316  (((
317 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
278 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
318 318  )))
319 319  
320 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
281 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
283 +
284 +)))
323 323  
324 -Depuis l'onglet Document :
286 +(((
287 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
325 325  
326 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
327 -
328 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
329 -
330 -Résultat :
331 -
332 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
333 -
334 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
335 -
336 -Résultat :
337 -
338 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 -
340 -
341 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
342 -
343 -
344 344  (% class="box infomessage" %)
345 345  (((
346 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
347 -)))
291 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
348 348  
349 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
293 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
294 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
350 350  
351 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
296 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
352 352  
353 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
298 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
299 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
300 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
301 +)))
354 354  
355 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
356 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
303 +=== Créer un sous-dossier ===
357 357  
358 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
305 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
306 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
307 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
359 359  
360 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 361  
362 362  
363 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
312 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
364 364  
365 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
366 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
314 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 369  
317 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
370 370  
371 -(% class="wikigeneratedid" %)
372 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
319 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
375 375  
322 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
376 376  
377 -(% class="wikigeneratedid" %)
378 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
324 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
379 379  
380 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 +Bon à savoir :
381 381  
328 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
329 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
382 382  
383 -== Modifier un fichier bureautique ==
331 +**Mode d'emploi :**
384 384  
333 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
385 385  
386 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
335 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
388 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 389  
338 +(% start="2" %)
339 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
340 +1. Utilisez les **flèches**
390 390  
391 -Il est alors possible de renommer le document.
342 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 392  
393 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 394  
345 +(% start="4" %)
346 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
395 395  
396 -== Supprimer un fichier bureautique ==
348 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 397  
398 398  
399 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
351 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
352 +)))
400 400  
401 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 +(((
355 +== Renommer un fichier bureautique ==
402 402  
357 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
403 403  
404 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
359 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
360 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
361 +1. Sélectionnez **Éditer**
405 405  
406 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 408  
409 -= Gérer des fichiers océrisés =
366 +Une zone de saisie s’ouvre :
367 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
410 410  
369 +== Supprimer un fichier bureautique ==
411 411  
412 -== Définitions ==
371 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
413 413  
373 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
374 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
375 +1. Cliquez sur **Supprimer**
414 414  
415 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
377 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 416  
417 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
418 418  
419 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
380 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
381 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
420 420  
421 -* Bibliothèque (catalogue)
422 -* Autres Documents
423 -* Unités d'archives
383 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 424  
425 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
426 426  
386 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
427 427  
428 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
429 -
430 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
431 -
432 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
433 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
434 -
435 -== Rechercher en texte intégral ==
436 -
437 -
438 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
439 -
440 -
441 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
442 -=== Recherche simple en texte intégral ===
443 -
444 -
445 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
446 -
447 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
448 -
449 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
450 -
451 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 -
453 -(% style="text-align: center;" %)
454 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
455 -
456 -
457 -=== La recherche générique en texte intégral ===
458 -
459 -
460 460  (% class="box infomessage" %)
461 461  (((
462 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
463 -)))
390 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
464 464  
465 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
392 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
466 466  
467 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
394 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
395 +)))
468 468  
397 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
469 469  
399 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
400 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
470 470  
402 +**Indexation automatique** :
471 471  
404 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
405 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
472 472  
407 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
473 473  
409 +=== Recherche simple en texte intégral ===
474 474  
475 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
411 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
476 476  
477 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
413 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
478 478  
479 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
415 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
416 +* **Autres documents**
417 +* **Unités d’archives**
480 480  
481 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
419 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482 482  
483 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
484 484  
422 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
485 485  
486 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
424 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
487 487  
488 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
426 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
489 489  
428 +**Paramètres de recherche disponibles :**
490 490  
491 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
492 -== Visualiser la liste de résultats ==
430 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
431 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
432 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
493 493  
434 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
435 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
436 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
437 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
438 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
494 494  
495 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
440 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 496  
497 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
498 498  
499 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
500 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
443 +== Comprendre les résultats ==
501 501  
445 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
502 502  
503 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
504 -=== Visualiser le texte indexé ===
447 +* Visualiser le texte indexé
448 +* Visualiser le fichier natif
449 +* Consulter le score de pertinence
505 505  
451 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
506 506  
507 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
453 +
454 +)))
508 508  
509 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
456 +(((
457 +==== Visualiser le texte indexé ====
510 510  
511 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
459 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
512 512  
513 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
514 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
461 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515 515  
516 516  
517 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
518 -=== Visualiser le fichier natif ===
464 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
519 519  
466 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
522 522  
523 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
469 +==== Visualiser le fichier natif ====
524 524  
525 -(% style="text-align: center;" %)
526 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
471 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
527 527  
473 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
528 528  
529 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
530 -=== Visualiser le score de pertinence ===
531 531  
476 +==== Consulter le score de pertinence ====
532 532  
533 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
478 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
534 534  
535 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
480 +(% class="box infomessage" %)
481 +(((
482 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
483 +)))
536 536  
485 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 +)))
487 +)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
488 +(((
489 +**Sommaire :**
537 537  
538 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
491 +{{toc depth="2"/}}
539 539  
540 -(% style="text-align: center;" %)
541 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
493 +
494 +)))
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