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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:26
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À la version 23.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 09:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,548 +1,355 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 -| |
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
4 4  
5 -= Avant propos =
8 +Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
6 6  
7 -== Définitions ==
10 +**Deux modes d’ajout :**
8 8  
12 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
9 9  
10 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
15 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
11 11  
17 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
18 +)))
12 12  
13 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
20 +(((
21 += Avant de commencer =
14 14  
15 -
16 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
17 -
18 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
19 -
20 -
21 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
22 -
23 -
24 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
25 -
26 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
27 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
28 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
29 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
30 -
31 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
32 -
33 -
34 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
35 -
36 -
37 -=== Étape préalable ===
38 -
39 -
40 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
41 -
42 -Exemple pour la table Autres Documents.
43 -
44 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
45 -
46 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
47 -
48 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
49 -
50 -
51 -Résultat :
52 -
53 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
54 -
55 -
56 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
57 -
58 -
59 -Exemple pour la table Autres Documents.
60 -
61 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
62 -
63 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
64 -
65 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
66 -
67 -
68 -Résultat :
69 -
70 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71 -
72 -
73 -(% class="box infomessage" %)
23 +(% class="box warningmessage" %)
74 74  (((
75 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
25 +**Rappel**
26 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
27 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
28 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
76 76  )))
77 77  
78 -=== Erreur fréquente ===
31 +== Formats de fichiers compatibles ==
79 79  
33 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
80 80  
81 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
35 +* **PDF** (.pdf)
36 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
37 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
82 82  
83 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
39 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
84 84  
85 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
41 +== Règles de nommage des fichiers ==
86 86  
87 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
43 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
88 88  
89 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
45 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
46 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
47 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
48 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
90 90  
50 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
91 91  
92 -=== Étape préalable ===
52 +== Création de la notice ==
93 93  
54 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
94 94  
95 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
56 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
96 96  
97 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
58 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 100  
101 -Compléter la notice et enregistrer.
61 +(% start="2" %)
62 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
102 102  
103 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
64 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 105  
106 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
67 +(% start="3" %)
68 +1. **Enregistrer** la notice
107 107  
70 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
108 108  
109 -==== Ajout unitaire ====
72 +== Ajout du fichier bureautique ==
110 110  
111 -Exemple pour la table Autres Documents.
74 +Deux méthodes possibles :
112 112  
113 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
76 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
114 114  
115 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
78 +1. Ouvrir la notice
79 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
116 116  
117 -(% class="wikigeneratedid" %)
118 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
81 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 121  
122 -
123 -(% class="wikigeneratedid" %)
124 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
125 -
126 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
127 -
128 -
129 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
130 -
131 -
132 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
133 -
134 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 -
136 -
137 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
138 -
139 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
140 -
141 -
142 -(% class="wikigeneratedid" %)
143 -Résultat :
144 -
145 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
146 -
147 -
148 -==== Ajout par lot ====
149 -
150 -
151 151  (% class="box infomessage" %)
152 152  (((
153 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
86 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
87 +Pour gagner du temps :
88 +
89 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
90 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
154 154  )))
155 155  
156 -Exemple pour la table Autres Documents.
93 +(% class="box errormessage" %)
94 +(((
95 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
157 157  
158 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
97 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
98 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
159 159  
160 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
101 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
161 161  
162 -(% class="wikigeneratedid" %)
163 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
164 -
165 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
166 -
167 -
168 -(% class="wikigeneratedid" %)
169 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
170 -
171 -(% class="box infomessage" %)
172 -(((
173 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
103 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  )))
175 175  
106 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
176 176  
177 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
108 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
178 178  
110 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -(% class="wikigeneratedid" %)
181 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
182 182  
183 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
113 +(% start="2" %)
114 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
184 184  
116 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 -(% class="wikigeneratedid" %)
187 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
188 188  
189 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
119 +(% start="3" %)
120 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
190 190  
122 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
194 194  
195 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 197  
198 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
128 +(% start="4" %)
129 +1. Valider l'ajout du document
199 199  
200 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 202  
203 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
134 +(% start="5" %)
135 +1. Enregistrer l'ajout du document
204 204  
205 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 207  
208 -(% class="wikigeneratedid" %)
209 -Résultat :
140 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 212  
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
146 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
213 213  
214 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
148 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
215 215  
150 +**Suivez le guide :**
216 216  
217 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
152 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
218 218  
154 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 -== Depuis une liste de résultats ==
156 +(% start="2" %)
157 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
221 221  
159 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
223 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
161 +(% start="3" %)
162 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
224 224  
225 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
164 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
166 +(% start="4" %)
167 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
227 227  
228 -Exemple pour la table Autres documents.
169 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
171 +(% start="5" %)
172 +1. **Importez** les fichiers
231 231  
232 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
176 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 236  
237 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
178 +(% start="6" %)
179 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
238 238  
239 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
241 -(% style="text-align: center;" %)
242 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
183 +(% start="7" %)
184 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
243 243  
244 -== Depuis une notice ==
186 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +)))
188 +)))
245 245  
190 +(((
191 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
246 246  
247 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
248 -
249 -
250 -Exemple pour la table Unités d'archives.
251 -
252 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
253 -
254 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 -
256 -
257 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
258 -
259 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
260 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
261 -
262 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
263 -
264 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 -
266 -
267 267  (% class="box infomessage" %)
268 268  (((
269 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
270 -)))
195 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
271 271  
272 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
197 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
273 273  
274 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
200 +)))
275 275  
202 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
276 276  
277 -Pour le masquer :
205 +**Indexation automatique** :
278 278  
279 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
280 280  
210 +(((
211 += Intervenir sur les document bureautiques =
281 281  
282 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
283 -
284 -
285 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
286 -
287 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
288 -
289 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
290 -
291 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 -
293 -
294 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
295 -
296 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 -
298 -
299 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
300 -
301 -
302 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
303 -
304 -
305 -== Télécharger un fichier bureautique ==
306 -
307 -
308 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
309 -
310 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
311 -
312 -(% class="box infomessage" %)
213 +(% class="box warningmessage" %)
313 313  (((
314 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
215 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
315 315  )))
217 +)))
316 316  
317 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 +(((
220 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
318 318  
319 -
320 -== Créer un sous-dossier ==
321 -
322 322  (% class="box infomessage" %)
323 323  (((
324 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
325 -)))
224 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
326 326  
327 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
226 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
227 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
328 328  
329 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
229 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
330 330  
331 -Depuis l'onglet Document :
231 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
232 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
233 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
234 +)))
332 332  
333 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
236 +=== Créer un sous-dossier ===
334 334  
335 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
239 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
240 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
336 336  
337 -Résultat :
242 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
340 340  
341 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
245 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
342 342  
343 -Résultat :
247 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
346 346  
250 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
347 347  
348 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
252 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 349  
254 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
350 350  
351 -(% class="box infomessage" %)
352 -(((
353 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
354 -)))
256 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
355 355  
356 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
258 +Bon à savoir :
357 357  
358 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
260 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
261 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
359 359  
360 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
263 +**Mode d'emploi :**
361 361  
362 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
363 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
265 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
364 364  
365 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
267 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 366  
367 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
368 368  
270 +(% start="2" %)
271 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
272 +1. Utilisez les **flèches**
369 369  
370 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
274 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 371  
372 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
373 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
374 374  
375 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 +(% start="4" %)
278 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
376 376  
280 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 -(% class="wikigeneratedid" %)
379 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
380 380  
381 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
283 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
284 +)))
382 382  
286 +(((
287 +== Renommer un fichier bureautique ==
383 383  
384 -(% class="wikigeneratedid" %)
385 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
289 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
386 386  
387 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
292 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
293 +1. Sélectionnez **Éditer**
388 388  
295 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 -== Modifier un fichier bureautique ==
391 391  
298 +Une zone de saisie s’ouvre :
299 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
392 392  
393 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
394 -
395 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 -
397 -
398 -Il est alors possible de renommer le document.
399 -
400 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 -
402 -
403 403  == Supprimer un fichier bureautique ==
404 404  
303 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
405 405  
406 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
305 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
306 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
307 +1. Cliquez sur **Supprimer**
407 407  
408 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409 409  
410 410  
411 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
312 +(% start="4" %)
313 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
314 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
412 412  
413 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
316 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 414  
415 415  
416 -= Gérer des fichiers océrisés =
319 +
320 +)))
417 417  
418 -
419 -== Définitions ==
420 -
421 -
422 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
423 -
424 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
425 -
426 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
427 -
428 -* Bibliothèque (catalogue)
429 -* Autres Documents
430 -* Unités d'archives
431 -
432 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
433 -
434 -
435 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
436 -
437 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
438 -
439 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
440 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
441 -
442 -== Rechercher en texte intégral ==
443 -
444 -
445 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
446 -
447 -
448 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
449 -=== Recherche simple en texte intégral ===
450 -
451 -
452 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
453 -
454 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
455 -
456 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
457 -
458 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
459 -
460 -(% style="text-align: center;" %)
461 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
462 -
463 -
464 -=== La recherche générique en texte intégral ===
465 -
466 -
467 -(% class="box infomessage" %)
468 468  (((
469 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
323 +
470 470  )))
325 +)))
326 +)))|(% style="width:300px" %)(((
327 +(% class="box" %)
328 +(((
329 +**Sommaire**
471 471  
472 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
331 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
332 +)))
473 473  
474 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
334 +(% class="box" %)
335 +(((
336 +**Aller plus loin**
475 475  
338 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
339 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
340 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
341 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
342 +* Lier des documents à un bien
343 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
344 +)))
476 476  
346 +(% class="box" %)
347 +(((
348 +**Icônes principales**
477 477  
478 -
479 -
480 -
481 -
482 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
483 -
484 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
485 -
486 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
487 -
488 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
489 -
490 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
491 -
492 -
493 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
494 -
495 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
496 -
497 -
498 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
499 -== Visualiser la liste de résultats ==
500 -
501 -
502 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
503 -
504 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
505 -
506 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
507 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
508 -
509 -
510 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
511 -=== Visualiser le texte indexé ===
512 -
513 -
514 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
515 -
516 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
517 -
518 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
519 -
520 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
522 -
523 -
524 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
525 -=== Visualiser le fichier natif ===
526 -
527 -
528 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
529 -
530 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
531 -
532 -(% style="text-align: center;" %)
533 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
534 -
535 -
536 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
537 -=== Visualiser le score de pertinence ===
538 -
539 -
540 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
541 -
542 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
543 -
544 -
545 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
546 -
547 -(% style="text-align: center;" %)
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