Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:26
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,434 +1,426 @@
1 1  (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -| |
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
5 -= Avant propos =
9 +(((
10 += Avant de commencer =
6 6  
7 -== Définitions ==
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
8 8  
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
10 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
11 11  
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
13 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
14 14  
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
16 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
17 17  
18 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
19 19  
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
21 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
22 22  
39 +== Création de la notice ==
23 23  
24 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
25 25  
26 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
27 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
28 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
29 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
30 30  
31 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 33  
34 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
35 35  
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 -=== Étape préalable ===
38 38  
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
40 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
41 41  
42 -Exemple pour la table Autres Documents.
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
43 43  
44 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 +Deux méthodes possibles :
45 45  
46 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
47 47  
48 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
49 49  
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -Résultat :
52 52  
53 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71 +(% class="box infomessage" %)
72 +(((
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
54 54  
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 +)))
55 55  
56 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
57 57  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
58 58  
59 -Exemple pour la table Autres Documents.
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
60 60  
61 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
62 62  
63 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
64 64  
65 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
66 66  
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 -Résultat :
69 69  
70 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
71 71  
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -(% class="box infomessage" %)
74 -(((
75 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
76 -)))
77 77  
78 -=== Erreur fréquente ===
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
79 79  
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
82 82  
83 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
86 86  
87 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
113 +* Valider l'ajout du document
88 88  
89 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 -=== Étape préalable ===
118 +* Enregistrer l'ajout du document
93 93  
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
96 96  
97 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 100  
101 -Compléter la notice et enregistrer.
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
102 102  
103 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
104 104  
133 +**Suivez le guide :**
105 105  
106 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
107 107  
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -==== Ajout unitaire ====
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
110 110  
111 -Exemple pour la table Autres Documents.
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
114 114  
115 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -(% class="wikigeneratedid" %)
118 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
119 119  
120 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
152 +1. **Importez** les fichiers
122 122  
123 -(% class="wikigeneratedid" %)
124 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
128 128  
129 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
131 131  
132 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +)))
133 133  
134 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
135 135  
169 +== Depuis une liste de résultats ==
136 136  
137 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
138 138  
139 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
140 140  
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
141 141  
142 -(% class="wikigeneratedid" %)
143 -Résultat :
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
144 144  
145 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
146 146  
187 +== Depuis une notice ==
147 147  
148 -==== Ajout par lot ====
149 -
150 -
151 151  (% class="box infomessage" %)
152 152  (((
153 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
154 154  )))
155 155  
156 -Exemple pour la table Autres Documents.
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
157 157  
158 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
159 159  
160 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -(% class="wikigeneratedid" %)
163 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
202 +
203 +)))
164 164  
165 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
166 166  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
167 167  
168 -(% class="wikigeneratedid" %)
169 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
170 -
171 171  (% class="box infomessage" %)
172 172  (((
173 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
174 -)))
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
175 175  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
178 178  
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
179 179  
180 -(% class="wikigeneratedid" %)
181 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
224 +=== Depuis une notice principale ===
182 182  
183 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
184 184  
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
185 185  
186 -(% class="wikigeneratedid" %)
187 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190 190  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
191 191  
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
194 194  
195 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
196 196  
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
197 197  
198 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
250 +== Télécharger des documents ==
199 199  
200 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
201 201  
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
202 202  
203 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 +)))
204 204  
205 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
264 +
265 +)))
207 207  
208 -(% class="wikigeneratedid" %)
209 -Résultat :
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
210 210  
211 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +(% class="box infomessage" %)
271 +(((
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
212 212  
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
213 213  
214 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
215 215  
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
282 +)))
216 216  
217 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
284 +=== Créer un sous-dossier ===
218 218  
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
219 219  
220 -== Depuis une liste de résultats ==
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
224 224  
225 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 227  
228 -Exemple pour la table Autres documents.
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
229 229  
230 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 233  
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
303 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
236 236  
237 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
305 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
238 238  
239 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 +Bon à savoir :
240 240  
241 -(% style="text-align: center;" %)
242 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
309 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
243 243  
244 -== Depuis une notice ==
312 +**Mode d'emploi :**
245 245  
314 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
246 246  
247 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
316 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 249  
250 -Exemple pour la table Unités d'archives.
319 +(% start="2" %)
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 +1. Utilisez les **flèches**
251 251  
252 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
323 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 255  
326 +(% start="4" %)
327 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
256 256  
257 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
329 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
259 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
260 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
261 261  
262 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
333 +)))
263 263  
264 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 -
266 -
267 -(% class="box infomessage" %)
268 268  (((
269 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
270 -)))
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
271 271  
272 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
338 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
273 273  
274 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
340 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 +1. Sélectionnez **Éditer**
275 275  
344 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 276  
277 -Pour le masquer :
278 278  
279 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +Une zone de saisie s’ouvre :
348 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
280 280  
350 +== Supprimer un fichier bureautique ==
281 281  
282 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
352 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
283 283  
354 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 +1. Cliquez sur **Supprimer**
284 284  
285 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
358 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
288 288  
289 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
361 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
290 290  
291 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
293 293  
294 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
295 295  
296 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 -
298 -
299 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
300 -
301 -
302 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
303 -
304 -
305 -== Télécharger un fichier bureautique ==
306 -
307 -
308 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
309 -
310 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
311 -
312 312  (% class="box infomessage" %)
313 313  (((
314 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
315 -)))
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
316 316  
317 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
318 318  
319 -
320 -== Créer un sous-dossier ==
321 -
322 -(% class="box infomessage" %)
323 -(((
324 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
325 325  )))
326 326  
327 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
328 328  
329 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
330 330  
331 -Depuis l'onglet Document :
383 +**Indexation automatique** :
332 332  
333 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
334 334  
335 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
336 336  
337 -Résultat :
390 +=== Recherche simple en texte intégral ===
338 338  
339 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
392 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
340 340  
341 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
394 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
342 342  
343 -Résultat :
396 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 +* **Autres documents**
398 +* **Unités d’archives**
344 344  
345 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
400 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 346  
347 347  
348 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
349 349  
405 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
350 350  
351 -(% class="box infomessage" %)
352 -(((
353 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
354 -)))
407 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
355 355  
356 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
409 +**Paramètres de recherche disponibles :**
357 357  
358 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
411 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
359 359  
360 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
415 +
416 +)))
417 +)))|(% style="width:300px" %)
361 361  
362 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
363 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
364 364  
365 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
366 366  
367 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
368 -
369 -
370 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
371 -
372 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
373 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
374 -
375 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
376 -
377 -
378 -(% class="wikigeneratedid" %)
379 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
380 -
381 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
382 -
383 -
384 -(% class="wikigeneratedid" %)
385 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
386 -
387 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 -
389 -
390 -== Modifier un fichier bureautique ==
391 -
392 -
393 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
394 -
395 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 -
397 -
398 -Il est alors possible de renommer le document.
399 -
400 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 -
402 -
403 -== Supprimer un fichier bureautique ==
404 -
405 -
406 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
407 -
408 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 -
410 -
411 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
412 -
413 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
414 -
415 -
416 416  = Gérer des fichiers océrisés =
417 417  
418 418  
419 -== Définitions ==
420 -
421 -
422 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
423 -
424 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
425 -
426 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
427 -
428 -* Bibliothèque (catalogue)
429 -* Autres Documents
430 -* Unités d'archives
431 -
432 432  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
433 433  
434 434  
1742370929430-797.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -113.0 KB
1 +90.0 KB
Contenu
1742371473446-228.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -173.9 KB
1 +143.1 KB
Contenu
1742372543453-964.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -189.0 KB
1 +156.3 KB
Contenu
1742372590825-927.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -158.7 KB
1 +131.4 KB
Contenu
1742372626804-830.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -174.7 KB
1 +143.9 KB
Contenu
1742373012259-342.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -183.6 KB
1 +151.8 KB
Contenu
1742373109216-343.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -197.3 KB
1 +163.8 KB
Contenu
1742373210341-606.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -198.5 KB
1 +165.1 KB
Contenu
1742373327909-582.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -180.8 KB
1 +148.9 KB
Contenu
1742375106265-683.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -198.9 KB
1 +167.2 KB
Contenu
1742375161455-329.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -174.5 KB
1 +143.2 KB
Contenu
1742375491437-519.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -162.1 KB
1 +135.9 KB
Contenu
1742375715691-212.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -212.1 KB
1 +180.0 KB
Contenu
1742375762871-857.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -251.2 KB
1 +239.4 KB
Contenu
1742376034597-881.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -245.7 KB
1 +232.9 KB
Contenu
1742377873928-725.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -136.3 KB
1 +111.6 KB
Contenu
1742467762575-201.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -194.5 KB
1 +163.6 KB
Contenu
1742467939738-422.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -268.0 KB
1 +241.8 KB
Contenu
1742468077833-205.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -224.8 KB
1 +176.2 KB
Contenu
1742468591426-463.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -102.5 KB
1 +72.3 KB
Contenu
1742473144928-964.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -245.2 KB
1 +207.4 KB
Contenu
1742473239728-972.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -110.4 KB
1 +84.7 KB
Contenu
1742391566279-963.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +571.6 KB
Contenu
1742391592818-292.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +191.0 KB
Contenu
1750689172335-893.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +72.3 KB
Contenu