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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 27.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/17 17:08
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À la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,72 +1,73 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7 -
8 -Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 -
10 -Cela permet de :
11 -
12 -* centraliser les fichiers,
13 -* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 -* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
6 +
15 15  )))
16 16  
17 17  (((
18 18  = Avant de commencer =
19 19  
20 -(% class="box warningmessage" %)
21 -(((
22 -**Rappel**
23 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 -Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 -)))
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
26 26  
27 -== Format de fichiers compatibles ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
28 28  
29 -Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
30 30  
31 -* PDF : .pdf
32 -* Microsoft Word : .doc, .docx
33 -* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
34 34  
35 -Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
36 36  
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 +
37 37  == Règles de nommage des fichiers ==
38 38  
39 -Pour éviter les erreurs techniques :
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
40 40  
41 -* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 -* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 -* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 -* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
45 45  
46 46  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47 47  
48 -== Créer une notice dans une table réservoir ==
39 +== Création de la notice ==
49 49  
50 -1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
51 -1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
52 -1. Sélectionnez une grille de saisie
53 -1. Renseignez les champs descriptifs
54 -1. Enregistrez
55 -1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
56 56  
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
44 +
57 57  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 59  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 +
60 60  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -== Ajouter du fichier bureautique ==
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
64 64  
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
58 +
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
60 +
61 +Deux méthodes possibles :
62 +
65 65  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
66 66  
67 -1. Ouvrez la notice
68 -1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
69 69  
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +
70 +
70 70  (% class="box infomessage" %)
71 71  (((
72 72  Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
... ... @@ -76,29 +76,33 @@
76 76  1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
77 77  )))
78 78  
79 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 82  (% class="box errormessage" %)
83 83  (((
84 -//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
85 85  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 +
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 +
86 86  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  )))
88 88  
89 -=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
90 90  
91 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
92 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
93 -1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
94 -1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
95 95  
96 96  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 98  
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 +
99 99  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 101  
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 +
102 102  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
... ... @@ -105,9 +105,13 @@
105 105  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
113 +* Valider l'ajout du document
114 +
108 108  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
118 +* Enregistrer l'ajout du document
119 +
111 111  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
... ... @@ -114,179 +114,377 @@
114 114  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 116  
117 -=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
118 118  
119 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
120 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
121 -1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
122 -1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
123 123  
133 +**Suivez le guide :**
134 +
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 +
124 124  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
126 126  
127 127  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
129 129  
130 130  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
132 132  
133 133  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
152 +1. **Importez** les fichiers
135 135  
136 -[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 -
139 139  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
141 141  
142 142  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
144 144  
145 145  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  )))
147 147  
148 -(((
149 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
150 150  
151 -(% class="box infomessage" %)
169 +== Depuis une liste de résultats ==
170 +
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 +
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 +
152 152  (((
153 -**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  )))
155 155  
156 -L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
157 157  
158 -**Indexation plein texte automatique** :
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
159 159  
160 -* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
161 -* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
187 +== Depuis une notice ==
162 162  
189 +(% class="box infomessage" %)
163 163  (((
164 -= Intervenir sur les document bureautiques =
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 +)))
165 165  
166 -Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
197 +
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
199 +
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +
202 +
167 167  )))
168 168  
169 169  (((
170 -== Organiser avec des sous-dossiers ==
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
171 171  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 +
172 172  (% class="box infomessage" %)
173 173  (((
174 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
175 175  
176 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
179 179  
180 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
181 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
182 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  )))
184 184  
185 -=== Créer un sous-dossier ===
224 +=== Depuis une notice principale ===
186 186  
187 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
188 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
189 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
190 -1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
191 -1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
226 +
227 +)))
228 +)))|(% style="width:300px" %)
192 192  
193 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 195  
196 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
233 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
198 198  
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
201 201  
202 -=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
238 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
203 203  
240 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
241 +
242 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 +
244 +
245 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
246 +
247 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 +
249 +
250 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
251 +
252 +
253 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
254 +
255 +
256 +== Télécharger un fichier bureautique ==
257 +
258 +
259 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
260 +
261 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
262 +
204 204  (% class="box infomessage" %)
205 205  (((
206 -Bon à savoir :
265 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
266 +)))
207 207  
208 -* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
209 -* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
268 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 +
270 +
271 +== Créer un sous-dossier ==
272 +
273 +(% class="box infomessage" %)
274 +(((
275 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
210 210  )))
211 211  
278 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
212 212  
213 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
214 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
215 -1. Utilisez les **flèches**
216 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
217 -1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
280 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
218 218  
219 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +Depuis l'onglet Document :
220 220  
284 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
221 221  
222 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 223  
288 +Résultat :
224 224  
225 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 226  
227 -
228 -)))
292 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
229 229  
294 +Résultat :
295 +
296 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 +
298 +
299 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
300 +
301 +
302 +(% class="box infomessage" %)
230 230  (((
231 -== Renommer un fichier bureautique ==
304 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
305 +)))
232 232  
233 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
307 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
234 234  
235 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
236 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
237 -1. Sélectionnez **Éditer**
238 -1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
309 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
239 239  
240 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
241 241  
313 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
314 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
242 242  
316 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
243 243  
318 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 +
320 +
321 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
322 +
323 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
324 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
325 +
326 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
327 +
328 +
329 +(% class="wikigeneratedid" %)
330 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
331 +
332 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
333 +
334 +
335 +(% class="wikigeneratedid" %)
336 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
337 +
338 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 +
340 +
341 +== Modifier un fichier bureautique ==
342 +
343 +
344 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
345 +
346 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +
348 +
349 +Il est alors possible de renommer le document.
350 +
351 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +
353 +
244 244  == Supprimer un fichier bureautique ==
245 245  
246 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
247 247  
248 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
249 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
250 -1. Cliquez sur **Supprimer**
251 -1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
252 -1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
357 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
253 253  
254 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 255  
256 256  
257 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -)))
259 -)))
260 -)))|(% style="width:300px" %)(((
261 -(% class="box" %)
262 -(((
263 -**Sommaire**
362 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
264 264  
265 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
266 -)))
364 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 267  
268 -(% class="box" %)
269 -(((
270 -**Aller plus loin**
271 271  
272 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
273 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
274 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
275 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
276 -* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
277 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
278 -)))
367 += Gérer des fichiers océrisés =
279 279  
280 -(% class="box" %)
281 -(((
282 -**Icônes principales**
283 283  
284 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
285 -
286 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
287 -
288 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
289 -
290 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
370 +== Définitions ==
371 +
372 +
373 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
374 +
375 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
376 +
377 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
378 +
379 +* Bibliothèque (catalogue)
380 +* Autres Documents
381 +* Unités d'archives
382 +
383 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
384 +
385 +
386 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
387 +
388 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
389 +
390 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
391 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
392 +
393 +== Rechercher en texte intégral ==
394 +
395 +
396 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
397 +
398 +
399 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
400 +=== Recherche simple en texte intégral ===
401 +
402 +
403 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
404 +
405 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
406 +
407 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
408 +
409 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 +
411 +(% style="text-align: center;" %)
412 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
413 +
414 +
415 +=== La recherche générique en texte intégral ===
416 +
417 +
418 +(% class="box infomessage" %)
419 +(((
420 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
291 291  )))
292 -)))
422 +
423 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
424 +
425 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
426 +
427 +
428 +
429 +
430 +
431 +
432 +
433 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
434 +
435 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
436 +
437 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
438 +
439 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
440 +
441 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
442 +
443 +
444 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
445 +
446 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
447 +
448 +
449 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
450 +== Visualiser la liste de résultats ==
451 +
452 +
453 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
454 +
455 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 +
457 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
458 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
459 +
460 +
461 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
462 +=== Visualiser le texte indexé ===
463 +
464 +
465 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
466 +
467 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
468 +
469 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
470 +
471 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
472 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
473 +
474 +
475 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
476 +=== Visualiser le fichier natif ===
477 +
478 +
479 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
480 +
481 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
482 +
483 +(% style="text-align: center;" %)
484 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
485 +
486 +
487 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
488 +=== Visualiser le score de pertinence ===
489 +
490 +
491 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
492 +
493 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
494 +
495 +
496 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 +
498 +(% style="text-align: center;" %)
499 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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