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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 27.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/17 17:08
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À la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,72 +1,73 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7 -
8 -Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 -
10 -Cela permet de :
11 -
12 -* centraliser les fichiers,
13 -* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 -* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
6 +
15 15  )))
16 16  
17 17  (((
18 18  = Avant de commencer =
19 19  
20 -(% class="box warningmessage" %)
21 -(((
22 -**Rappel**
23 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 -Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 -)))
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
26 26  
27 -== Format de fichiers compatibles ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
28 28  
29 -Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
30 30  
31 -* PDF : .pdf
32 -* Microsoft Word : .doc, .docx
33 -* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
34 34  
35 -Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
36 36  
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 +
37 37  == Règles de nommage des fichiers ==
38 38  
39 -Pour éviter les erreurs techniques :
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
40 40  
41 -* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 -* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 -* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 -* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
45 45  
46 46  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47 47  
48 -== Créer une notice dans une table réservoir ==
39 +== Création de la notice ==
49 49  
50 -1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
51 -1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
52 -1. Sélectionnez une grille de saisie
53 -1. Renseignez les champs descriptifs
54 -1. Enregistrez
55 -1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
56 56  
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
44 +
57 57  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 59  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 +
60 60  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -== Ajouter du fichier bureautique ==
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
64 64  
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
58 +
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
60 +
61 +Deux méthodes possibles :
62 +
65 65  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
66 66  
67 -1. Ouvrez la notice
68 -1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
69 69  
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +
70 +
70 70  (% class="box infomessage" %)
71 71  (((
72 72  Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
... ... @@ -76,29 +76,33 @@
76 76  1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
77 77  )))
78 78  
79 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 82  (% class="box errormessage" %)
83 83  (((
84 -//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
85 85  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 +
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 +
86 86  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  )))
88 88  
89 -=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
90 90  
91 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
92 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
93 -1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
94 -1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
95 95  
96 96  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 98  
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 +
99 99  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 101  
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 +
102 102  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
... ... @@ -105,9 +105,13 @@
105 105  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
113 +* Valider l'ajout du document
114 +
108 108  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
118 +* Enregistrer l'ajout du document
119 +
111 111  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
... ... @@ -114,66 +114,156 @@
114 114  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 116  
117 -=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
118 118  
119 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
120 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
121 -1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
122 -1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
123 123  
133 +**Suivez le guide :**
134 +
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 +
124 124  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
126 126  
127 127  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
129 129  
130 130  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
132 132  
133 133  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
152 +1. **Importez** les fichiers
135 135  
136 -[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 -
139 139  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
141 141  
142 142  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
144 144  
145 145  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  )))
147 147  
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
168 +
169 +== Depuis une liste de résultats ==
170 +
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 +
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 +
148 148  (((
149 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
150 150  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 +
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
186 +
187 +== Depuis une notice ==
188 +
151 151  (% class="box infomessage" %)
152 152  (((
153 -**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
154 154  )))
155 155  
156 -L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
157 157  
158 -**Indexation plein texte automatique** :
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
159 159  
160 -* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
161 -* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
202 +
203 +)))
204 +
163 163  (((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
207 +
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 +
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
217 +
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
223 +
224 +=== Depuis une notice principale ===
225 +
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
227 +
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
231 +
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 +
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
242 +
164 164  = Intervenir sur les document bureautiques =
165 165  
166 -Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
167 167  )))
168 168  
250 +== Télécharger des documents ==
251 +
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
253 +
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
256 +
257 +(% class="box infomessage" %)
169 169  (((
170 -== Organiser avec des sous-dossiers ==
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 +)))
171 171  
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
264 +
265 +)))
266 +
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
269 +
172 172  (% class="box infomessage" %)
173 173  (((
174 174  **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
175 175  
176 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
177 177  
178 178  La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
179 179  
... ... @@ -187,44 +187,50 @@
187 187  1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
188 188  1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
189 189  1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
190 -1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
191 -1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
192 192  
193 193  [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 195  
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
294 +
196 196  [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 198  
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
199 199  
200 200  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 -=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
203 203  
204 -(% class="box infomessage" %)
205 -(((
303 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
304 +
305 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
306 +
206 206  Bon à savoir :
207 207  
208 -* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
209 -* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
210 -)))
309 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
211 211  
312 +**Mode d'emploi :**
212 212  
213 213  1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
214 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
215 -1. Utilisez les **flèches**
216 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
217 -1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
218 218  
219 219  [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 221  
319 +(% start="2" %)
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 +1. Utilisez les **flèches**
322 +
222 222  [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 224  
326 +(% start="4" %)
327 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
328 +
225 225  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 -
331 +
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
228 228  )))
229 229  
230 230  (((
... ... @@ -235,11 +235,12 @@
235 235  1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
236 236  1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
237 237  1. Sélectionnez **Éditer**
238 -1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
239 239  
240 240  [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 242  
347 +Une zone de saisie s’ouvre :
348 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
243 243  
244 244  == Supprimer un fichier bureautique ==
245 245  
... ... @@ -248,45 +248,115 @@
248 248  1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
249 249  1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
250 250  1. Cliquez sur **Supprimer**
251 -1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
252 -1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
253 253  
254 254  [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 256  
361 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
363 +
257 257  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -)))
259 -)))
260 -)))|(% style="width:300px" %)(((
261 -(% class="box" %)
365 +
366 +
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
368 +
369 +(% class="box infomessage" %)
262 262  (((
263 -**Sommaire**
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
264 264  
265 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
374 +
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
266 266  )))
267 267  
268 -(% class="box" %)
269 -(((
270 -**Aller plus loin**
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
271 271  
272 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
273 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
274 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
275 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
276 -* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
277 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
382 +
383 +**Indexation automatique** :
384 +
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
387 +
388 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
389 +
390 +=== Recherche simple en texte intégral ===
391 +
392 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
393 +
394 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
395 +
396 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 +* **Autres documents**
398 +* **Unités d’archives**
399 +
400 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 +
402 +
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
404 +
405 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
406 +
407 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
408 +
409 +**Paramètres de recherche disponibles :**
410 +
411 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
414 +
415 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
416 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
417 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
418 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
419 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
420 +
421 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +
423 +
424 +=== Comprendre les résultats ===
425 +
426 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
427 +
428 +* Visualiser le texte indexé
429 +* Visualiser le fichier natif
430 +* Consulter le score de pertinence
431 +
432 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 +
434 +
278 278  )))
279 279  
280 -(% class="box" %)
281 281  (((
282 -**Icônes principales**
438 +==== Visualiser le texte indexé ====
283 283  
284 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
285 -
286 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
287 -
288 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
289 -
290 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
440 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
441 +
442 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 +
444 +
445 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
446 +
447 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +
449 +
450 +==== Visualiser le fichier natif ====
451 +
452 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
453 +
454 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 +
456 +
457 +==== Consulter le score de pertinence ====
458 +
459 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
460 +
461 +(% class="box infomessage" %)
462 +(((
463 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
291 291  )))
465 +
466 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  )))
468 +)))|(% style="width:300px" %)
1750679725357-774.png
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