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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 27.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/17 17:08
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modifié par admin admin
sur 2025/04/16 12:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fichiers bureautiques
1 +B. Fichiers bureautiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,292 +1,597 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 +**Sommaire**
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
3 +{{toc/}}
7 7  
8 -Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 9  
10 -Cela permet de :
6 += Avant propos =
11 11  
12 -* centraliser les fichiers,
13 -* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 -* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
15 -)))
8 +== Définitions ==
16 16  
17 -(((
18 -= Avant de commencer =
19 19  
20 -(% class="box warningmessage" %)
11 +Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.Le service GED.WebHome]]**.
12 +
13 +
14 +== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
15 +
16 +
17 +Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
18 +
19 +Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20 +
21 +
22 +== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23 +
24 +
25 +Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26 +
27 +* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 +* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 +* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 +* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31 +
32 += Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 +
34 +
35 +== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36 +
37 +
38 +=== Étape préalable ===
39 +
40 +
41 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42 +
43 +Exemple pour la table Autres Documents.
44 +
45 +(% style="text-align:center" %)
46 +[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
47 +
48 +Compléter la grille de saisie et enregistrer.
49 +
50 +(% style="text-align:center" %)
51 +[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
52 +
53 +
54 +Résultat :
55 +
56 +(% style="text-align:center" %)
57 +[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
58 +
59 +
60 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
61 +
62 +
63 +Exemple pour la table Autres Documents.
64 +
65 +Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
66 +
67 +Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
68 +
69 +[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
70 +
71 +
72 +Résultat :
73 +
74 +(% style="text-align:center" %)
75 +[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
76 +
77 +
78 +(% class="box infomessage" %)
21 21  (((
22 -**Rappel**
23 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 -Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
80 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
25 25  )))
26 26  
27 -== Format de fichiers compatibles ==
83 +=== Erreur fréquente ===
28 28  
29 -Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
30 30  
31 -* PDF : .pdf
32 -* Microsoft Word : .doc, .docx
33 -* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
86 +==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
34 34  
35 -Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
88 +Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
36 36  
37 -== Règles de nommage des fichiers ==
90 +L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
38 38  
39 -Pour éviter les erreurs techniques :
92 +(% style="text-align:center" %)
93 +[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
40 40  
41 -* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 -* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 -* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 -* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
95 +== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
45 45  
46 -= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47 47  
48 -== Créer une notice dans une table réservoir ==
98 +=== Étape préalable ===
49 49  
50 -1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
51 -1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
52 -1. Sélectionnez une grille de saisie
53 -1. Renseignez les champs descriptifs
54 -1. Enregistrez
55 -1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
56 56  
57 -[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
58 58  
103 +(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
59 59  
60 -[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +(% style="text-align:center" %)
106 +[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
61 61  
108 +Compléter la notice et enregistrer.
62 62  
63 -== Ajouter du fichier bureautique ==
110 +(% style="text-align:center" %)
111 +[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
64 64  
65 -=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
66 66  
67 -1. Ouvrez la notice
68 -1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
114 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
69 69  
116 +
117 +==== Ajout unitaire ====
118 +
119 +Exemple pour la table Autres Documents.
120 +
121 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
122 +
123 +(% style="text-align:center" %)
124 +[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
125 +
126 +(% class="wikigeneratedid" %)
127 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
128 +
129 +(% style="text-align:center" %)
130 +[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
131 +
132 +
133 +(% class="wikigeneratedid" %)
134 +Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
135 +
136 +(% style="text-align:center" %)
137 +[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
138 +
139 +
140 +(% style="text-align:center" %)
141 +[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
142 +
143 +
144 +Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
145 +
146 +(% style="text-align:center" %)
147 +[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
148 +
149 +
150 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
151 +
152 +(% style="text-align:center" %)
153 +[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
154 +
155 +
156 +(% class="wikigeneratedid" %)
157 +Résultat :
158 +
159 +(% style="text-align:center" %)
160 +[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
161 +
162 +
163 +==== Ajout par lot ====
164 +
165 +
70 70  (% class="box infomessage" %)
71 71  (((
72 -Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
73 -Pour gagner du temps :
74 -
75 -1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
76 -1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
168 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
77 77  )))
78 78  
79 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +Exemple pour la table Autres Documents.
80 80  
173 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
81 81  
82 -(% class="box errormessage" %)
83 -(((
84 -//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
175 +(% style="text-align:center" %)
176 +[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
85 85  
86 -[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +(% class="wikigeneratedid" %)
179 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
180 +
181 +(% style="text-align:center" %)
182 +[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
183 +
184 +
185 +(% class="wikigeneratedid" %)
186 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
187 +
188 +(% class="box infomessage" %)
189 +(((
190 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
87 87  )))
88 88  
89 -=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
90 90  
91 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
92 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
93 -1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
94 -1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
194 +(% style="text-align:center" %)
195 +[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
95 95  
96 -[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
198 +(% class="wikigeneratedid" %)
199 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
98 98  
99 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +(% style="text-align:center" %)
202 +[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
100 100  
101 101  
102 -[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 +(% class="wikigeneratedid" %)
206 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
103 103  
208 +(% style="text-align:center" %)
209 +[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
104 104  
105 -[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
212 +(% class="wikigeneratedid" %)
213 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
107 107  
108 -[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +(% style="text-align:center" %)
216 +[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
109 109  
110 110  
111 -[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
112 112  
221 +(% style="text-align:center" %)
222 +[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
113 113  
114 -[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
225 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
116 116  
117 -=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
227 +(% style="text-align:center" %)
228 +[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
118 118  
119 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
120 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
121 -1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
122 -1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
123 123  
124 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +(% class="wikigeneratedid" %)
232 +Résultat :
125 125  
234 +(% style="text-align:center" %)
235 +[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
126 126  
127 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
238 += Visualiser les fichiers bureautiques =
129 129  
130 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
241 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
132 132  
133 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
244 +== Depuis une liste de résultats ==
135 135  
136 -[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
247 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
138 138  
139 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
140 140  
141 141  
142 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +Exemple pour la table Autres documents.
143 143  
254 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
144 144  
145 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 -)))
256 +(% style="text-align:center" %)
257 +[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
147 147  
148 -(((
149 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
259 +(% style="text-align: center;" %)
260 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
150 150  
262 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
263 +
264 +(% style="text-align:center" %)
265 +[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
266 +
267 +(% style="text-align: center;" %)
268 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
269 +
270 +== Depuis une notice ==
271 +
272 +
273 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
274 +
275 +
276 +Exemple pour la table Unités d'archives.
277 +
278 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
279 +
280 +(% style="text-align:center" %)
281 +[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
282 +
283 +
284 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 +
286 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 +
289 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 +
291 +(% style="text-align:center" %)
292 +[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
293 +
294 +
151 151  (% class="box infomessage" %)
152 152  (((
153 -**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
297 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
154 154  )))
155 155  
156 -L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
300 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
157 157  
158 -**Indexation plein texte automatique** :
302 +(% style="text-align:center" %)
303 +[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
159 159  
160 -* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
161 -* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
162 162  
163 -(((
164 -= Intervenir sur les document bureautiques =
306 +Pour le masquer :
165 165  
166 -Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
167 -)))
308 +(% style="text-align:center" %)
309 +[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
168 168  
169 -(((
170 -== Organiser avec des sous-dossiers ==
171 171  
312 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
313 +
314 +
315 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
316 +
317 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
318 +
319 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
320 +
321 +(% style="text-align:center" %)
322 +[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
323 +
324 +
325 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
326 +
327 +(% style="text-align:center" %)
328 +[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
329 +
330 +
331 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
332 +
333 +
334 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
335 +
336 +
337 +== Télécharger un fichier bureautique ==
338 +
339 +
340 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
341 +
342 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
343 +
172 172  (% class="box infomessage" %)
173 173  (((
174 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
346 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
347 +)))
175 175  
176 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
349 +(% style="text-align:center" %)
350 +[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
177 177  
178 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
179 179  
180 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
181 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
182 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
353 +== Créer un sous-dossier ==
354 +
355 +(% class="box infomessage" %)
356 +(((
357 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
183 183  )))
184 184  
185 -=== Créer un sous-dossier ===
360 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
186 186  
187 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
188 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
189 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
190 -1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
191 -1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
362 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
192 192  
193 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +Depuis l'onglet Document :
194 194  
366 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
195 195  
196 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 +(% style="text-align:center" %)
369 +[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
197 197  
371 +Résultat :
198 198  
373 +(% style="text-align:center" %)
374 +[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
201 201  
202 -=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
378 +Résultat :
203 203  
380 +(% style="text-align:center" %)
381 +[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
382 +
383 +
384 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
385 +
386 +
204 204  (% class="box infomessage" %)
205 205  (((
206 -Bon à savoir :
207 -
208 -* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
209 -* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
389 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
210 210  )))
211 211  
392 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
212 212  
213 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
214 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
215 -1. Utilisez les **flèches**
216 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
217 -1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
394 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
218 218  
219 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
220 220  
398 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
399 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
221 221  
222 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
223 223  
403 +(% style="text-align:center" %)
404 +[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
224 224  
225 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 -
228 -)))
407 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
229 229  
230 -(((
231 -== Renommer un fichier bureautique ==
409 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
410 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
232 232  
233 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
412 +(% style="text-align:center" %)
413 +[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
234 234  
235 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
236 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
237 -1. Sélectionnez **Éditer**
238 -1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
239 239  
240 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +(% class="wikigeneratedid" %)
417 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
241 241  
419 +(% style="text-align:center" %)
420 +[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
242 242  
243 243  
423 +(% class="wikigeneratedid" %)
424 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
425 +
426 +(% style="text-align:center" %)
427 +[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
428 +
429 +
430 +== Modifier un fichier bureautique ==
431 +
432 +
433 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
434 +
435 +(% style="text-align:center" %)
436 +[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
437 +
438 +
439 +Il est alors possible de renommer le document.
440 +
441 +(% style="text-align:center" %)
442 +[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
443 +
444 +
244 244  == Supprimer un fichier bureautique ==
245 245  
246 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
247 247  
248 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
249 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
250 -1. Cliquez sur **Supprimer**
251 -1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
252 -1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
448 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
253 253  
254 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 +(% style="text-align:center" %)
451 +[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
255 255  
256 256  
257 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -)))
259 -)))
260 -)))|(% style="width:300px" %)(((
261 -(% class="box" %)
262 -(((
263 -**Sommaire**
454 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
264 264  
265 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
266 -)))
456 +(% style="text-align:center" %)
457 +[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
267 267  
268 -(% class="box" %)
269 -(((
270 -**Aller plus loin**
271 271  
272 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
273 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
274 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
275 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
276 -* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
277 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
278 -)))
460 += Gérer des fichiers océrisés =
279 279  
280 -(% class="box" %)
281 -(((
282 -**Icônes principales**
283 283  
284 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
285 -
286 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
287 -
288 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
289 -
290 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
463 +== Définitions ==
464 +
465 +
466 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
467 +
468 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
469 +
470 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
471 +
472 +* Bibliothèque (catalogue)
473 +* Autres Documents
474 +* Unités d'archives
475 +
476 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
477 +
478 +
479 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
480 +
481 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
482 +
483 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
484 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
485 +
486 +== Rechercher en texte intégral ==
487 +
488 +
489 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
490 +
491 +
492 +(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
493 +=== Recherche simple en texte intégral ===
494 +
495 +
496 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
497 +
498 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
499 +
500 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
501 +
502 +(% style="text-align:center" %)
503 +[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
504 +
505 +(% style="text-align: center;" %)
506 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
507 +
508 +
509 +=== La recherche générique en texte intégral ===
510 +
511 +
512 +(% class="box infomessage" %)
513 +(((
514 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
291 291  )))
292 -)))
516 +
517 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
518 +
519 +[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
520 +
521 +
522 +
523 +
524 +
525 +
526 +
527 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
528 +
529 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
530 +
531 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
532 +
533 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
534 +
535 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
536 +
537 +
538 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
539 +
540 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
541 +
542 +
543 +(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
544 +== Visualiser la liste de résultats ==
545 +
546 +
547 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
548 +
549 +(% style="text-align:center" %)
550 +[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
551 +
552 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
553 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
554 +
555 +
556 +(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
557 +=== Visualiser le texte indexé ===
558 +
559 +
560 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
561 +
562 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
563 +
564 +(% style="text-align:center" %)
565 +[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
566 +
567 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
568 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
569 +
570 +
571 +(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
572 +=== Visualiser le fichier natif ===
573 +
574 +
575 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
576 +
577 +(% style="text-align:center" %)
578 +[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
579 +
580 +(% style="text-align: center;" %)
581 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
582 +
583 +
584 +(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
585 +=== Visualiser le score de pertinence ===
586 +
587 +
588 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
589 +
590 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
591 +
592 +
593 +(% style="text-align:center" %)
594 +[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
595 +
596 +(% style="text-align: center;" %)
597 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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