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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 26.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/19 11:00
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,76 +1,71 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7 -
8 -Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 -
10 -Cela permet de :
11 -
12 -* centraliser les fichiers,
13 -* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 -* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
6 +
15 15  )))
16 16  
17 17  (((
18 18  = Avant de commencer =
19 19  
20 -(% class="box warningmessage" %)
21 -(((
22 -**Rappel**
23 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 -Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 -)))
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
26 26  
27 -== Format de fichiers compatibles ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
28 28  
29 -Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
30 30  
31 -* PDF : .pdf
32 -* Microsoft Word : .doc, .docx
33 -* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
34 34  
35 -Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
36 36  
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 +
37 37  == Règles de nommage des fichiers ==
38 38  
39 -Pour éviter les erreurs techniques :
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
40 40  
41 -* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 -* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 -* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 -* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
45 45  
46 46  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47 47  
48 -== Créer une notice ==
39 +== Création de la notice ==
49 49  
50 -==== Créer une notice dans une table réservoir ====
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
51 51  
52 -1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 -1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 -1. Sélectionnez une grille de saisie
55 -1. Renseignez les champs descriptifs
56 -1. Enregistrez
57 -1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
58 58  
59 59  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 +
62 62  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 64  
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
65 65  
66 -== Ajouter du fichier bureautique ==
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
67 67  
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
68 68  
61 +Deux méthodes possibles :
62 +
69 69  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
70 70  
71 -1. Ouvrez la notice
72 -1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
73 73  
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
76 76  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -82,29 +82,33 @@
82 82  1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
83 83  )))
84 84  
85 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 88  (% class="box errormessage" %)
89 89  (((
90 -//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
91 91  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 +
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 +
92 92  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  )))
94 94  
95 -=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
96 96  
97 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
98 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
99 -1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
100 -1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 +
105 105  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 +
108 108  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
... ... @@ -111,9 +111,13 @@
111 111  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
113 +* Valider l'ajout du document
114 +
114 114  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 116  
118 +* Enregistrer l'ajout du document
119 +
117 117  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 119  
... ... @@ -120,179 +120,453 @@
120 120  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
123 -=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
124 124  
125 -1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
126 -1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
127 -1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
128 -1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
130 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
129 129  
130 130  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
134 +(% start="2" %)
135 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
132 132  
133 133  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
139 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
135 135  
136 136  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
143 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
138 138  
139 139  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
147 +1. **Importez** les fichiers
141 141  
142 -[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -
145 145  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
153 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
147 147  
148 148  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
157 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
150 150  
151 151  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  )))
161 +)))
162 +)))|(% style="width:300px" %)
153 153  
154 -(((
155 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
156 156  
165 +
166 +
167 +
168 +
169 +
170 +(% class="wikigeneratedid" %)
171 +Résultat :
172 +
173 +
174 +
175 +==== Ajout par lot ====
176 +
177 +
157 157  (% class="box infomessage" %)
158 158  (((
159 -**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
180 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
160 160  )))
161 161  
162 -L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
183 +Exemple pour la table Autres Documents.
163 163  
164 -**Indexation plein texte automatique** :
185 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
165 165  
166 -* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
167 -* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
187 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
168 168  
169 -(((
170 -= Intervenir sur les document bureautiques =
189 +(% class="wikigeneratedid" %)
190 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
171 171  
172 -Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
173 -)))
192 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174 174  
175 -(((
176 -== Organiser avec des sous-dossiers ==
177 177  
195 +(% class="wikigeneratedid" %)
196 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
197 +
178 178  (% class="box infomessage" %)
179 179  (((
180 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
200 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
201 +)))
181 181  
182 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
183 183  
184 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
204 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
185 185  
186 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
187 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
188 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
206 +
207 +(% class="wikigeneratedid" %)
208 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
209 +
210 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 +
212 +
213 +(% class="wikigeneratedid" %)
214 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
215 +
216 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 +
218 +
219 +(% class="wikigeneratedid" %)
220 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
221 +
222 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 +
224 +
225 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
226 +
227 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 +
229 +
230 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
231 +
232 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 +
234 +
235 +(% class="wikigeneratedid" %)
236 +Résultat :
237 +
238 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 +
240 +
241 += Visualiser les fichiers bureautiques =
242 +
243 +
244 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
245 +
246 +
247 +== Depuis une liste de résultats ==
248 +
249 +
250 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
251 +
252 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
253 +
254 +
255 +Exemple pour la table Autres documents.
256 +
257 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
258 +
259 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 +
261 +(% style="text-align: center;" %)
262 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
263 +
264 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
265 +
266 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 +
268 +(% style="text-align: center;" %)
269 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
270 +
271 +== Depuis une notice ==
272 +
273 +
274 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
275 +
276 +
277 +Exemple pour la table Unités d'archives.
278 +
279 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
280 +
281 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 +
283 +
284 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 +
286 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 +
289 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 +
291 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 +
293 +
294 +(% class="box infomessage" %)
295 +(((
296 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
189 189  )))
190 190  
191 -=== Créer un sous-dossier ===
299 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
192 192  
193 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
194 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
195 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
196 -1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
197 -1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
301 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 198  
199 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
304 +Pour le masquer :
201 201  
202 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203 203  
204 204  
309 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
205 205  
206 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
312 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
209 209  
314 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
315 +
316 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
317 +
318 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 +
320 +
321 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
322 +
323 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 +
325 +
326 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
327 +
328 +
329 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
330 +
331 +
332 +== Télécharger un fichier bureautique ==
333 +
334 +
335 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
336 +
337 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
338 +
210 210  (% class="box infomessage" %)
211 211  (((
212 -Bon à savoir :
341 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
342 +)))
213 213  
214 -* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
215 -* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
344 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 +
346 +
347 +== Créer un sous-dossier ==
348 +
349 +(% class="box infomessage" %)
350 +(((
351 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
216 216  )))
217 217  
354 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
218 218  
219 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
220 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
221 -1. Utilisez les **flèches**
222 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
223 -1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
356 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
224 224  
225 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 +Depuis l'onglet Document :
226 226  
360 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
227 227  
228 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 229  
364 +Résultat :
230 230  
231 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 232  
233 -
234 -)))
368 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
235 235  
370 +Résultat :
371 +
372 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 +
374 +
375 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
376 +
377 +
378 +(% class="box infomessage" %)
236 236  (((
237 -== Renommer un fichier bureautique ==
380 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
381 +)))
238 238  
239 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
383 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
240 240  
241 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
242 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
243 -1. Sélectionnez **Éditer**
244 -1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
385 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
245 245  
246 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
247 247  
389 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
390 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
248 248  
392 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
249 249  
394 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
395 +
396 +
397 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
398 +
399 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
400 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
401 +
402 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
403 +
404 +
405 +(% class="wikigeneratedid" %)
406 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
407 +
408 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 +
410 +
411 +(% class="wikigeneratedid" %)
412 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
413 +
414 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 +
416 +
417 +== Modifier un fichier bureautique ==
418 +
419 +
420 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
421 +
422 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 +
424 +
425 +Il est alors possible de renommer le document.
426 +
427 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
428 +
429 +
250 250  == Supprimer un fichier bureautique ==
251 251  
252 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
253 253  
254 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
255 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
256 -1. Cliquez sur **Supprimer**
257 -1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
258 -1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
433 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
259 259  
260 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 261  
262 262  
263 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -)))
265 -)))
266 -)))|(% style="width:300px" %)(((
267 -(% class="box" %)
268 -(((
269 -**Sommaire**
438 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
270 270  
271 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
272 -)))
440 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 -(% class="box" %)
275 -(((
276 -**Aller plus loin**
277 277  
278 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
279 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
280 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
281 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
282 -* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
283 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
284 -)))
443 += Gérer des fichiers océrisés =
285 285  
286 -(% class="box" %)
287 -(((
288 -**Icônes principales**
289 289  
290 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
291 -
292 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
293 -
294 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
295 -
296 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
446 +== Définitions ==
447 +
448 +
449 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
450 +
451 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
452 +
453 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
454 +
455 +* Bibliothèque (catalogue)
456 +* Autres Documents
457 +* Unités d'archives
458 +
459 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
460 +
461 +
462 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
463 +
464 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
465 +
466 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
467 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
468 +
469 +== Rechercher en texte intégral ==
470 +
471 +
472 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
473 +
474 +
475 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
476 +=== Recherche simple en texte intégral ===
477 +
478 +
479 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
480 +
481 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
482 +
483 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
484 +
485 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
486 +
487 +(% style="text-align: center;" %)
488 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
489 +
490 +
491 +=== La recherche générique en texte intégral ===
492 +
493 +
494 +(% class="box infomessage" %)
495 +(((
496 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
297 297  )))
298 -)))
498 +
499 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
500 +
501 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
502 +
503 +
504 +
505 +
506 +
507 +
508 +
509 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
510 +
511 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
512 +
513 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
514 +
515 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
516 +
517 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
518 +
519 +
520 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
521 +
522 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
523 +
524 +
525 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
526 +== Visualiser la liste de résultats ==
527 +
528 +
529 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
530 +
531 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 +
533 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
534 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
535 +
536 +
537 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
538 +=== Visualiser le texte indexé ===
539 +
540 +
541 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
542 +
543 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
544 +
545 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
546 +
547 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
548 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
549 +
550 +
551 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
552 +=== Visualiser le fichier natif ===
553 +
554 +
555 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
556 +
557 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
558 +
559 +(% style="text-align: center;" %)
560 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
561 +
562 +
563 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
564 +=== Visualiser le score de pertinence ===
565 +
566 +
567 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
568 +
569 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
570 +
571 +
572 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
573 +
574 +(% style="text-align: center;" %)
575 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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