Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/19 11:00

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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 16:02

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,17 +1,20 @@
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
++Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
--Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
++Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
--Cela permet de :
++**Deux modes d’ajout :**
--* centraliser les fichiers,
--* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
--* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
++* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
++* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
++
++Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
++
++Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
  )))
  (((
@@ -20,57 +20,62 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
  **Rappel**
--Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
--Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
++Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
++Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
++Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
  )))
--== Format de fichiers compatibles ==
++== Formats de fichiers compatibles ==
--Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
++Flora prend en charge une large gamme de formats :
--* PDF : .pdf
--* Microsoft Word : .doc, .docx
--* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
++* **PDF** (.pdf)
++* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
++* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
--Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
++De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
  == Règles de nommage des fichiers ==
--Pour éviter les erreurs techniques :
++Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
--* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
--* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
--* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
--* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
++* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
++* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
++* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
++* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Créer une notice ==
++== Création de la notice ==
--==== Créer une notice dans une table réservoir ====
++Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
--1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
--1. Sélectionnez une grille de saisie
--1. Renseignez les champs descriptifs
--1. Enregistrez
--1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
++1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
++
  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="3" %)
++1. **Enregistrer** la notice
--== Ajouter du fichier bureautique ==
++Votre notice est prête à accueillir son fichier !
++== Ajout du fichier bureautique ==
++Deux méthodes possibles :
++
  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
--1. Ouvrez la notice
--1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
++1. Ouvrir la notice
++1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
++[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box infomessage" %)
@@ -82,29 +82,35 @@
 . **Faites-les glisser directement dans Flora**
  )))
--[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  (% class="box errormessage" %)
  (((
--//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
++ **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
++Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
++Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
++
++Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
++Et voilà, votre document est correctement ajouté !
++
  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
++=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
--1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
--1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
--1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
++1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1.  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="3" %)
++1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
++
  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -111,9 +111,15 @@
  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="4" %)
++1. Valider l'ajout du document
++
  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="5" %)
++1. Enregistrer l'ajout du document
++
  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -120,36 +120,52 @@
  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
++**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
--1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
--1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
--1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
--1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
++**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
++**Suivez le guide :**
++
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++
  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="3" %)
++1. Passez en mode **Ajout par lot**
  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="4" %)
++1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="5" %)
++1. **Importez** les fichiers
--[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="6" %)
++1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="7" %)
++1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++)))
  (((
  == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
@@ -156,30 +156,39 @@
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
++
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
  )))
--L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--**Indexation plein texte automatique** :
++**Indexation automatique** :
--* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
--* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
  (((
  = Intervenir sur les document bureautiques =
--Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
  )))
++)))
  (((
--== Organiser avec des sous-dossiers ==
++== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
--Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
  La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
@@ -193,44 +193,49 @@
 . Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
 . Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
 . Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
--1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
--1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
  [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++
  [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
++=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--(% class="box infomessage" %)
--(((
++**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++
  Bon à savoir :
--* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
--* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
--)))
++* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
++* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
++**Mode d'emploi :**
 . Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
--1. Utilisez les **flèches**
--1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--1.  Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
  [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
++1. Utilisez les **flèches**
++
  [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="4" %)
++1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
++
  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
  )))
  (((
@@ -241,11 +241,12 @@
 . Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
 . Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
 . Sélectionnez **Éditer**
--1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
  [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une zone de saisie s’ouvre :
++**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
  == Supprimer un fichier bureautique ==
@@ -254,15 +254,59 @@
 . Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
 . Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
 . Cliquez sur **Supprimer**
--1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
  [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++
  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++=   =
++
++== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
++
++=== Recherche simple en texte intégral ===
++
++Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
++
++La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++
++* **Bibliothèque** (Catalogue)
++* **Autres documents**
++* **Unités d’archives**
++
++[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
++
++Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
++
++Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++
++**Paramètres de recherche disponibles :**
++
++* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
++* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
++* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++
++>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
++>(% class="small" %)Recherche : roulette
++>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
++>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
++>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
++
++
++
  )))
++
++(((
++
  )))
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -275,12 +275,12 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
--* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
++* Lier des documents à un bien
++* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -288,11 +288,8 @@
  **Icônes principales**
  * [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
--
  * [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
--
  * [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
--
  * [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
  )))
  )))