Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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Rendu

Résumé

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Pièces jointes (3 modifications, 0 ajouts, 20 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,77 +1,71 @@
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
--
--Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
--
--Cela permet de :
--
--* centraliser les fichiers,
--* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
--* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
++
  )))
  (((
  = Avant de commencer =
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Rappel**
--Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
--Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
--)))
++== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
--== Format de fichiers compatibles ==
++Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
++Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
++Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
--Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
++== Formats de fichiers compatibles ==
--* PDF : .pdf
--* Microsoft Word : .doc, .docx
--* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
++Flora prend en charge une large gamme de formats :
--Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
++* **PDF** (.pdf)
++* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
++* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
++De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
++
  == Règles de nommage des fichiers ==
--Pour éviter les erreurs techniques :
++Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
--* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
--* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
--* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
--* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
++* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
++* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
++* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
++* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Créer une notice ==
++== Création de la notice ==
--==== Créer une notice dans une table réservoir ====
++Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
--1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
--1. Sélectionnez une grille de saisie
--1. Renseignez les champs descriptifs
--1. Enregistrez
--1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
++1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
++
  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++(% start="3" %)
++1. **Enregistrer** la notice
--== Ajouter du fichier bureautique ==
++Votre notice est prête à accueillir son fichier !
++== Ajout du fichier bureautique ==
++Deux méthodes possibles :
++
  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
--1. Ouvrez la notice
--1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
++* Ouvrir la notice
++* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
++[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box infomessage" %)
@@ -83,40 +83,46 @@
 . **Faites-les glisser directement dans Flora**
  )))
--[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  (% class="box errormessage" %)
  (((
--//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
++ **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
++Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
++Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
++
++Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
++Et voilà, votre document est correctement ajouté !
++
  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
++=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
--1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
--1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
--1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
++* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
++
  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++* Valider l'ajout du document
++
  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Enregistrer l'ajout du document
++
  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -123,66 +123,156 @@
  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
++**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
--1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
--1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
--1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
--1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
++**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
++**Suivez le guide :**
++
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++
  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Passez en mode **Ajout par lot**
  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. **Importez** les fichiers
--[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++= Visualiser les fichiers bureautiques =
++
++== Depuis une liste de résultats ==
++
++Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
++
++>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
++
  (((
--== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
++[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
++Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
++)))
++
++== Depuis une notice ==
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
++Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
++On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
++La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
  )))
--L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
++=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
--**Indexation plein texte automatique** :
++ Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
--* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
--* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
++[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
++
  (((
++**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
++
++* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
++* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Astuce d’affichage**
++Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
++Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
++**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
++
++[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++
++=== Depuis une notice principale ===
++
++**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++
++* **Zone de visualisation des fichiers associés**
++Affichage en haut à droite de la notice.
++Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
++
++[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++* **Clic sur la vignette**
++Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
++)))
++
  = Intervenir sur les document bureautiques =
--Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
  )))
++== Télécharger des documents ==
++
++Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++
++En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
++Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--== Organiser avec des sous-dossiers ==
++**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
++)))
++[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++)))
++
++(((
++== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
--Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
  La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
@@ -196,48 +196,54 @@
 . Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
 . Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
 . Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
--1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
--1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
  [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++
  [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
--(% class="box infomessage" %)
--(((
++=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
++
++**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++
  Bon à savoir :
--* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
--* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
--)))
++* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
++* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
++**Mode d'emploi :**
 . Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
--1. Utilisez les **flèches**
--1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--1.  Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
  [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1.  **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
++1. Utilisez les **flèches**
++
  [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="4" %)
++1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
++
  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
  )))
  (((
--== Renommer un fichier bureautique ==
++==  Renommer un fichier bureautique ==
  Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
@@ -244,11 +244,12 @@
 . Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
 . Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
 . Sélectionnez **Éditer**
--1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
  [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une zone de saisie s’ouvre :
++**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
  == Supprimer un fichier bureautique ==
@@ -257,45 +257,187 @@
 . Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
 . Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
 . Cliquez sur **Supprimer**
--1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
  [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++
  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
--(% class="box" %)
++= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Aller plus loin**
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
--* Lier des documents à un bien
--* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
  )))
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
++== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++
++**Indexation automatique** :
++
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
++
++== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
++
++=== Recherche simple en texte intégral ===
++
++Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
++
++La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++
++* **Bibliothèque** (Catalogue)
++* **Autres documents**
++* **Unités d’archives**
++
++[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++===  Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
++
++Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
++
++Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++
++**Paramètres de recherche disponibles :**
++
++* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
++* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
++* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++
--* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
--
--* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
--
--* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
  )))
++)))|(% style="width:300px" %)
++
++
++
++= Gérer des fichiers océrisés =
++
++
++== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
++
++
++L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
++
++Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
++
++* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
++* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
++
++== Rechercher en texte intégral ==
++
++
++Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
++
++
++(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
++=== Recherche simple en texte intégral ===
++
++
++Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
++
++Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
++
++Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
++
++[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
++
++
++=== La recherche générique en texte intégral ===
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
  )))
++
++La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
++
++[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
++
++
++
++
++
++
++
++Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
++
++**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
++
++**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
++
++**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
++
++**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
++
++
++//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
++
++//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
++
++
++(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
++== Visualiser la liste de résultats ==
++
++
++La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
++
++[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
++
++
++(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
++=== Visualiser le texte indexé ===
++
++
++Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
++
++Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
++
++[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
++
++
++(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
++=== Visualiser le fichier natif ===
++
++
++Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
++
++[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
++
++
++(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
++=== Visualiser le score de pertinence ===
++
++
++La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
++
++Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
++
++
++[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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